テンプレート管理

文書を作成する際にファイルを添付することができますか?

フォームビルダーでファイル添付コンポーネントを使用すれば、文書作成時にファイルが添付できます。イメージファイルと PDF ファイルが添付でき、添付したファイルは文書の最後のページとして追加されます。

ワークフローでステップの数に制限がありますか?

ワークフローのステップの追加に数の制限はありません。

ワークフローにはどのようなステップがありますか?

ワークフローは 開始 完了 が基本的なステップです。その他に以下の3つのステップが追加できます。

  • 決裁者:作成者が送信した文書を決裁者が決裁または返戻するステップ
  • 内部受信者:作成者が送信した文書を内部受信者が承認または返戻するステップ
  • 外部受信者:会社のメンバーではない第3者に署名などのアクションまたは承認を依頼するステップ
文書の「ステップ」と「状態」の違いは何ですか?
  • ステップ:ステップはワークフローに設定されている各ステップを意味します。開始―完了の基本ワークフローに、必要に応じて決裁者、内部受信者、外部受信者のステップを追加することができます。
  • 状態:状態は現在の文書のステップ別の状態を意味します。たとえば、決裁ステップの文書状態は決裁の依頼、決裁の承認、決裁の返戻、決裁依頼のキャンセルなどの状態になり得ます。また、テンプレートの設定で下書き保存のの状態を追加できます。
テンプレートでの「配布」とは何ですか?

配布とは、そのテンプレートで文書が作成できるようにテンプレートを公開することを意味します。
テンプレートを配布する場合、そのテンプレートの作成者として登録されたユーザーは文書の新規作成で文書を作成できます。

署名者の本人確認が可能ですか?

eformsign 経由で署名者に署名を依頼する際に、署名者が本人であることが確認できるように、複数段階の本人確認の手続きを設定することができます。

  • メール認証:署名者のメールに署名を依頼します。メールの所有者だけ署名を行うことができます。
  • パスワード認証:署名者が文書を閲覧するときに事前に設定しておいたパスワードを入力するように依頼します。
  • 携帯電話での本人確認:署名者本人名義の携帯電話で本人確認を行った後、文書を閲覧できるように設定します。
文書の新規作成で使用していたテンプレートが見つかりません。

使用中であったテンプレートが見えない場合、

  1. テンプレートの作成期限が切れている可能性があります。
  2. テンプレートの作成数を超えている可能性があります。
  3. テンプレート管理者がテンプレートを非活性化している可能性があります。

所属している会社の代表管理者またはテンプレート管理者にお問い合わせください。

テンプレートを修正しましたが、文書の新規作成では修正されていません。

修正したテンプレートが文書の新規作成に反映されるには、「配布」が必要です。テンプレートを修正した後、配布を行わないと、そのテンプレートに修正内容が反映されません。修正はしたものの、配布はしていないテンプレートはテンプレート管理でテンプレート名の上部に赤い丸の点が表示されています。そのテンプレートのもっと見る(︙)メニュー>配布をクリックすれば、テンプレートを配布できます。

修正した内容は配布後に作成された文書に限って適用されます。