文書の作成

文書を作成する際にファイルを添付することができますか?

フォームビルダーでファイル添付コンポーネントを使用すれば、文書作成時にファイルが添付できます。イメージファイルと PDF ファイルが添付でき、添付したファイルは文書の最後のページとして追加されます。

文書が一件作成されたと計算される時点はいつですか?

文書は文書トレイで閲覧が可能なときから1件として計算されます。

つまり、文書の新規作成メニューで文書を作成した後、「下書きとして保存」または「作成完了」などの右上のボタンをクリックして文書が eformsign に保存されるときから1件として計算されます。作成された文書は設定されているワークフローを経て完了文書になるまでが1件として集計されます。

決裁を間違って依頼した場合、決裁の依頼をキャンセルすることはできますか?

進行中の文書トレイで「決済依頼をキャンセル」を選択してください。ただし、決裁依頼のキャンセルが不可能な場合には、以下の方法で決裁をキャンセルすることができます。

  1. 文書が「最終完了」状態にある場合:完了文書トレイでその文書を「削除依頼」した後、文書の新規作成メニューから新しい決裁プロセスを行ってください。
  2. 文書が「最終完了」状態ではない場合
    1. 作成者であれば:作成した文書が処理プロセスをスタートする前までは進行中の文書トレイで決裁依頼のキャンセルが可能です。処理プロセスが始まった後は、「返戻依頼」で文書を戻して、再度決裁を依頼してください。
    2. 内部受信者であれば:進行中の文書トレイで決裁依頼のキャンセルが可能です。内部受信者プロセスを過ぎてからは返戻依頼で文書を戻した後、再度決裁を依頼してください。
返戻された文書はどうなりますか?

文書が返戻された場合、その文書はその前のステップのうち、直近の開始または内部受信者のステップに戻されます。文書の内容も開始または内部受信者ステップの状態に戻ります。

開始ステップに戻る場合、作成者が作成を完了した時点の内容に戻りますし、内部受信者ステップに戻る場合、受信者が処理依頼を受けた時点の内容に戻ります。

文書の状態は「決裁依頼を返戻」で表示されます。通知メールを設定した場合には、文書の作成者と以前のステップの決裁者に決裁が返戻されたことを知らせます。

文書の「ステップ」と「状態」の違いは何ですか?
  • ステップ:ステップはワークフローに設定されている各ステップを意味します。開始―完了の基本ワークフローに、必要に応じて決裁者、内部受信者、外部受信者のステップを追加することができます。
  • 状態:状態は現在の文書のステップ別の状態を意味します。たとえば、決裁ステップの文書状態は決裁の依頼、決裁の承認、決裁の返戻、決裁依頼のキャンセルなどの状態になり得ます。また、テンプレートの設定で下書き保存のの状態を追加できます。
署名者の本人確認が可能ですか?

eformsign 経由で署名者に署名を依頼する際に、署名者が本人であることが確認できるように、複数段階の本人確認の手続きを設定することができます。

  • メール認証:署名者のメールに署名を依頼します。メールの所有者だけ署名を行うことができます。
  • パスワード認証:署名者が文書を閲覧するときに事前に設定しておいたパスワードを入力するように依頼します。
  • 携帯電話での本人確認:署名者本人名義の携帯電話で本人確認を行った後、文書を閲覧できるように設定します。