メンバーと権限の管理

efomsignを使用するメンバーの権限を一括管理

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各メンバーへの権限設定

efomsignでは、どのメンバーがどの文書を作成・閲覧することができるか、各メンバーに対して設定を行うことができます。

各メンバーに対して5種類の権限を与えることができます。 適切な権限を与えることで、貴社の体制に合わせた文書管理を行うことができます。

各権限でできること

代表管理者

  • すべてのメニューにアクセスすることができます
  • すべての文書を作成、閲覧、管理することができます。
  • 代表者の変更が必要な場合は、他のメンバーに権限を委任することができます。
  • 権限委任方法：（代表管理者）会社管理 > 会社情報 > "権限委任"をクリック。

会社管理者

  • 会社管理メニューにアクセスすることができます
  • 会社、グループ、メンバー情報を閲覧し、編集することができます。
  • eformsignにて送信する電子メールやSMS通知メッセージを編集することができます。
  • 権限の付与方法：（代表管理者）会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 >「会社管理」にチェックする

テンプレート管理者

  • テンプレート管理メニューにアクセスできます。
  • テンプレートを登録、修正、配布、削除することができます。
    • テンプレートを登録したテンプレート管理者は、当該テンプレートの"テンプレート所有者"となります。
    • 一つの会社に複数のテンプレート管理者が存在する場合、テンプレート所有者とテンプレート管理者が異なる場合があります。
    • テンプレート管理者がテンプレート所有者でない場合、該当テンプレートの設定表示とテンプレートコピーのみ行うことができます。
  • 権限の付与方法：（代表管理者）会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 >「テンプレート管理」にチェックする

テンプレートの使用

  • テンプレートごとにテンプレートの使用権限を指定することができます。
  • テンプレートの使用権限を付与されると、「テンプレートで作成する」メニュー画面からそのテンプレートを使用して文書を作成することができます。
  • 権限の付与方法：（代表管理者、テンプレート管理者）テンプレート管理 > テンプレート設定 > 権限の設定 > テンプレートの使用権限 > グループまたはメンバーを設定

文書管理者

  • テンプレートごとに作成される文書とその文書に入力されているデータを管理します。
  • 文書管理者として指定されると、「文書管理」メニュー画面で、そのテンプレートで作成された文書を閲覧、削除、ダウンロード（PDF、CSV）することができます。
  • 権限の付与方法：（代表管理者）テンプレート管理 > テンプレートの設定 > 権限の設定 > 文書の管理権限 > グループまたはメンバーを設定

  1. 代表管理者

    • すべてのメニューにアクセスすることができます
    • すべての文書を作成、閲覧、管理することができます。
    • 代表者の変更が必要な場合は、他のメンバーに権限を委任することができます。
    • 権限委任方法：（代表管理者）会社管理 > 会社情報 > "権限委任"をクリック。

  2. 会社管理者

    • 会社管理メニューにアクセスすることができます
    • 会社、グループ、メンバー情報を閲覧し、編集することができます。
    • eformsignにて送信する電子メールやSMS通知メッセージを編集することができます。
    • 権限の付与方法：（代表管理者）会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 > 「会社管理」にチェックする。

  3. テンプレート管理者

    • テンプレート管理メニューにアクセスできます。
    • テンプレートを登録、修正、配布、削除することができます。
      • テンプレートを登録したテンプレート管理者は、当該テンプレートの"テンプレート所有者"となります。
      • 一つの会社に複数のテンプレート管理者が存在する場合、テンプレート所有者とテンプレート管理者が異なる場合があります。
      • テンプレート管理者がテンプレート所有者でない場合、該当テンプレートの設定表示とテンプレートコピーのみ行うことができます。
    • 権限の付与方法：（代表管理者）会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 > 「テンプレート管理」にチェックする

  4. テンプレートの使用

    • テンプレートごとにテンプレートの使用権限を指定することができます。
    • テンプレートの使用権限を付与されると、「テンプレートで作成する」メニュー画面からそのテンプレートを使用して文書を作成することができます。
    • 権限の付与方法：（代表管理者、テンプレート管理者）テンプレート管理 > テンプレート設定 > 権限の設定 > テンプレートの使用権限 > グループまたはメンバーを設定

  5. 文書管理者

    • テンプレートごとに作成される文書とその文書に入力されているデータを管理します。
    • 文書管理者として指定されると、「文書管理」メニュー画面で、そのテンプレートで作成された文書を閲覧、削除、ダウンロード（PDF、CSV）することができます。
    • 権限の付与方法：（代表管理者）テンプレート管理 > テンプレートの設定 > 権限の設定 > 文書の管理権限 > グループまたはメンバーを設定

文書の移管機能

文書の担当者が変わったら、文書の移管が必要です。以前の担当者が扱っていた文書を新たな担当者に移管します。

移管元メンバーと移管先メンバーを指定すれば、すぐに文書を移管することができます。 移管元メンバーが作成した文書、作成中の文書などを一括で移管します。 文書の移管の履歴は、各文書の履歴から確認することができます。

メンバー招待する方法

  1. eformsignにログインします。
  2. 会社の管理 > メンバー管理メニューに移動します。
  3. "メンバー招待"ボタンをクリックします。
  4. 招待するメンバーの電子メールアドレス、携帯電話番号、そしてeformsignのIDのいずれかの１つを入力します。
  5. "送信"ボタンをクリックして招待URLを転送します。

招待するメンバーが複数の人であっても、「メンバー招待」機能を利用して一括して複数の人を招待することができます。

代表管理者と会社管理者のみメンバーを招待することができます。

メンバーおよび権限管理についてよくある質問

  • 料金プランのユーザーアカウント数に非活性メンバーも含まれていますか？ Open
    ユーザーアカウント数は、会社のメンバーの中で、活性メンバーと招待メンバーを合わせた数です。ユーザーアカウント数 = 活性メンバー + 招待メンバーしたがいまして、非活性メンバーは、会社のユーザーアカウント数に含まれていません。
  • 複数のメンバーを一括して招待することができますか。 Open

    はい、一括して複数のメンバーを招待することができます。ただし、メンバーの招待は、会社管理者と代表管理者者のみ行うことができます。

    左側のメニュー（≡）> 会社管理>メンバー管理からメンバーを招待するとき、電子メールの間をセミコロン（;）で区切ると複数の人をメンバーとして一括招待することができます。

    例）member1@forcs.com; member2@forcs.com; member3@forcs.com

    有料プランを購読している場合は、メンバー管理で「メンバー招待」をクリックすると、Excelファイルをアップロードして、メンバーを一括招待することができます。

  • メンバーを招待した後、メンバーがeformsignに登録する前に、権限を設定しておきたいです。 Open

    メンバーを招待した後、メンバー管理 > 招待メンバーのタブでそのメンバーをクリックして、権限を付与することができます。

    テンプレート管理 > テンプレート設定 > 権限の設定でも招待メンバーに権限を付与することができます。