メンバー及び権限管理

一緒にeformsignを使用するあなたのチームを作ってみましょう

権限設定で、より安全な文書管理

文書管理は複数のユーザーが担当する業務です。 セキュリティが必要な文書の場合、より特別な管理が求められます。定められたユーザーのみ文書を作成し、入力されたデータを閲覧し、アカウントの設定を変更することができます

eformsignでは、それぞれのメンバーに五つの権限を付与することができます。メンバーに必ず必要な権限を委任し、安全に文書を管理してください。

各管理者の権限をよく見ましょう。

代表管理者

  • すべてのメニューにアクセスすることができます
  • すべての文書を作成、閲覧、管理することができます。
  • 代表管理者の変更が必要な場合、他のメンバに権限を委任することができます。
  • 権限委任方法:(代表管理者)会社管理 > 会社情報 > "権限委任"をクリック。

会社管理者

  • 会社管理メニューにアクセスすることができます
  • 会社、グループ、メンバーの情報を閲覧し、編集することができます。
  • 権限付与方法:(代表管理者)会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 > "会社管理"をチェック。

テンプレート管理者

  • テンプレート管理メニューにアクセスできます。
  • テンプレートを登録、修正、配布、削除することができます。
    • テンプレートを登録したテンプレート管理者は、当該テンプレートの"テンプレート所有者"となります。
    • 一つの会社に複数のテンプレート管理者が存在する場合、テンプレート所有者とテンプレート管理者が異なる場合があります。
    • テンプレート管理者がテンプレート所有者でない場合、該当テンプレートの設定表示とテンプレートコピーのみ行うことができます。
  • 権限付与方法:(代表管理者)会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 > "テンプレート管理"をチェック。

文書作成

  • テンプレート別に文書の作成者を指定することができます。
  • 文書の作成者に指定されると、"'新しい文書作成"メニュー画面で、該当テンプレートで文書を作成することができます。
  • 権限付与方法:(代表管理者、テンプレート管理者)テンプレート管理 > テンプレート設定 > ワークフロー > 開始ステップの属性タブ > 文書を作成できるグループ及びメンバー設定。

文書管理者

  • テンプレート別に生成された文書と文書に入力されたデータを管理します。
  • 文書管理者に指定されると、 "文書管理" メニュー画面で、該当テンプレートで作成された文書を閲覧、削除、ダウンロード(PDF、CSV)することができます。
  • 権限付与方法:(代表管理者、テンプレート管理者)テンプレート管理 > テンプレート設定 > 文書管理者 > テンプレートで作成された文書を管理できるグループ及びよびメンバー設定。
  1. 代表管理者

    • すべてのメニューにアクセスすることができます
    • すべての文書を作成、閲覧、管理することができます。
    • 代表管理者の変更が必要な場合、他のメンバに権限を委任することができます。
    • 権限委任方法:(代表管理者)会社管理 > 会社情報 > "権限委任"をクリック。
  2. 会社管理者

    • 会社管理メニューにアクセスすることができます
    • 会社、グループ、メンバーの情報を閲覧し、編集することができます。
    • 権限付与方法:(代表管理者)会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 > "会社管理"をチェック。
  3. テンプレート管理者

    • テンプレート管理メニューにアクセスできます。
    • テンプレートを登録、修正、配布、削除することができます。
      • テンプレートを登録したテンプレート管理者は、当該テンプレートの"テンプレート所有者"となります。
      • 一つの会社に複数のテンプレート管理者が存在する場合、テンプレート所有者とテンプレート管理者が異なる場合があります。
      • テンプレート管理者がテンプレート所有者でない場合、該当テンプレートの設定表示とテンプレートコピーのみ行うことができます。
    • 権限付与方法:(代表管理者)会社管理 > メンバー管理 > メンバー情報の権限 > "テンプレート管理"をチェック。
  4. 文書作成 자

    • テンプレート別に文書の作成者を指定することができます。
    • 文書の作成者に指定されると、"'新しい文書作成"メニュー画面で、該当テンプレートで文書を作成することができます。
    • 権限付与方法:(代表管理者、テンプレート管理者)テンプレート管理 > テンプレート設定 > ワークフロー > 開始ステップの属性タブ > 文書を作成できるグループ及びメンバー設定。
  5. 文書管理者

    • テンプレート別に生成された文書と文書に入力されたデータを管理します。
    • 文書管理者に指定されると、 "文書管理" メニュー画面で、該当テンプレートで作成された文書を閲覧、削除、ダウンロード(PDF、CSV)することができます。
    • 権限付与方法:(代表管理者、テンプレート管理者)テンプレート管理 > テンプレート設定 > 文書管理者 > テンプレートで作成された文書を管理できるグループ及びよびメンバー設定。

メンバーの招待方法

  1. eformsignにログインします。
  2. 会社管理 > メンバ管理メニューに移動します。
  3. "メンバー招待"ボタンをクリックします。
  4. 招待するメンバーのメールアドレス、携帯番号、イフォームサインIDのいずれかを入力します。
  5. "送信"ボタンをクリックして招待URLを転送します。

招待するメンバーが複数であれば、"メンバー一括招待"機能で一度に複数のメンバーを招待することができます。

代表管理者と会社管理者のみがメンバーを招待することができます。

メンバー及び権限管理に関するよくある質問

  • 料金プランのユーザーアカウント数に非活性メンバーも含まれていますか? Open
    ユーザーアカウント数は、会社のメンバーの中で、活性メンバーと招待メンバーを合わせた数です。ユーザーアカウント数 = 活性メンバー + 招待メンバーしたがいまして、非活性メンバーは、会社のユーザーアカウント数に含まれていません。
  • 複数のメンバーを一度に招待することができますか? Open

    はい、一括で複数メンバーを招待することが可能です。但し、メンバーの招待は会社管理権限があるユーザーと代表アカウントのみ可能になります。

    左側メニュー(≡)>会社管理>メンバー管理でメンバーを招待する際、メールアドレスの間をセミコロン(;)で区切ると一度に複数のメンバーを招待することができます。

    ex)member1@forcs.com;member2@forcs.com;member3@forcs.com

    有料プランを購読している場合、メンバー管理で""メンバー一括招待""をクリックすると、Excelファイルをアップロードしてメンバーを 一括招待することができます。

  • メンバーを招待した後、メンバーがeformsignに登録する前に、権限を設定しておきたいと思います。 Open

    メンバーを招待した後、メンバー管理>招待メンバータブでメンバーをクリックして、権限を付与することができます。

    テンプレート管理>テンプレート設定(歯車)> 文書管理者設定でも招待メンバーに権限を付与することができます。