eformsignの使用方法

API連携を使えば、文書にデータを事前に自動入力できますか?

はい。可能です。
あらかじめ社内システムのデータベース値と入力項目IDを関連付け、文書生成の時点で自動的に文書に値が入力さされるように設定することができます。

詳細はAPIマニュアルをご参照ください。

テンプレート登録後、そのテンプレートで文書を作成したところ、すぐに文書が完了してしまいました。相手方に署名依頼を送るにはどうすればいいですか?

eformsignの文書の処理の順番はワークフローによって決まります。
ワークフローが正しく設定されていない場合、相手方に署名依頼が送られないまま文書の処理が終わってしまう場合があります。

ワークフローの設定は
テンプレート管理 > テンプレートの設定(⚙) > [設定する]タブ > ワークフローの設定
から設定します。

ワークフローの設定方法はこちらをご参照ください。

こちらの動画もご参照ください。

Officeソフトを開いてもOZ in Officeのリボンメニューが表示されません。

まだeformsignフォームビルダーをインストールしていない場合、こちらからダウンロードし、インストールしてください。

OZ in Officeが無効化されており使用できない場合、無効化されたOZ in Officeを有効化してリボンメニューを表示する方法は以下の通りです。

  1. [ファイル] > [オプション]を選択します。
  2. [アドイン] > 画面下部の[管理]から[使用できないアイテム]を選択し、[設定]をクリックします。
  3. 表示された[使用できないアイテム]リストの中からOZ in Officeを選択し、[有効にする]をクリックします。
  4. 開いているOfficeファイルをすべて閉じ、Officeソフトを再起動してOZ in Officeメニューが表示されているか確認します。

上記の方法で解決しない場合、下記の手順で手動でレジストリを変更してください。(レジストリの変更はシステムに大きな影響を与える可能性があります。最悪の場合コンピュータが起動できなくなる可能性がありますので、慎重に作業を行ってください。)

  1. Excel、PowerPoint、Wordをすべて閉じます。
    タスクマネージャーからMicorosoft Excel、Micorosoft PowerPoint、Micorosoft Excel Wordが起動していないことを確認してください。
  2. Windowsキー+Rを押して実行を開き、regeditと入力してレジストリエディタを開きます。
  3. レジストリエディタのアドレスバーに下記のパスを入力してFORCS.OZinExcelなどのフォルダを削除します。(現在のユーザーとしてOfficeに登録されているOZ in Officeを削除する作業)
    Excelのパス:
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Excel\AddinsData\FORCS.OZinExcel
    Wordのパス: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\AddinsData\FORCS.OZinWord
    PowerPointのパス: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\PowerPoint\AddinsData\FORCS.OZinPowerPoint
  4. レジストリエディタのアドレスバーに以下のパスを入力した後、各フォルダのLoadBehaviorファイルをダブルクリックして値を3に変更します。(すべてのユーザーに対してOfficeに登録されているOZ in Officeを常時動作させる作業)
    Excelのパス:
    HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Excel\Addins\FORCS.OZinExcel
    Wordのパス:
    HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Word\Addins\FORCS.OZinWord
    PowerPointのパス:
    HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\PowerPoint\Addins\FORCS.OZinPowerPoint
  5. Excel、PowerPoint、Wordを開いてOZ in Officeが表示されるか確認します。もし表示されない場合、レジストリエディタを全て終了して以下の手順をお試しください。
    上記手順の2で、regeditの代わりに%systemroot%\syswow64\regeditと入力して3、4の行程を再度実行します。(64bitレジストリ修正)
当社の会員が自社サイトにアクセスし、文書に記入してもらうこともできますか?

はい。自社サイト内に埋め込みを行うことで実現できます。

詳細はAPIガイドをご参照ください。

文書の進行状況を自社サイトで確認することはできますか?

はい、Webhook連携を利用することで実現できます。

Webhook機能により、指定したサイトに通知を送信することができます。

Webhook連携の方法はAPIガイドをご参照ください。

文書の無効化と削除の違いは何ですか?

文書の「無効化」は、文書の作成を中止します。文書の進行は再度行うことができませんが、eformsignのクラウド上にデータが残ります。

文書の「削除」は、文書が完了、または無効化された文書をeformsignクラウドから削除します。

第三者に署名や電子印鑑を盗用されるか心配です。

当事者でない第三者が同様の形式の署名、印鑑を使用しても、法的効力が発生することはありません。
契約は、当事者が契約内容について同意したことを証明することができれば、実質的に法的効力が発生します。eformsignでは、本人認証と監査追跡証明書により、すべての参加者の行動を電子形式で記録するため、万が一第三者に署名や印鑑を盗用されたとしても、本人が行った契約ではないことを証明することができ、本人性・真正性を保った契約を行うことができます。

1.本人確認
・メール認証、パスワード認証
・2つの本人確認を組み合わせることで二段階認証も可能

2.監査追跡証明書
・契約ステップごとの時間、IPアドレス、ブラウザ、接続機器情報などが記載されたファイル
・文書の作成に参加した参加者全員に配布

完了文書の通知メールは削除しても問題有りませんか?

1.削除しないことを推奨しています。どうしても削除する必要がある場合は、削除する前に必ず当該メールに添付されている完了文書と監査証跡証明書ファイルをダウンロード・保管してから削除するようにしてください。

2.ファイルをダウンロード・保管せずに完了文書通知メールを削除してしまった場合、文書の作成依頼を送信した相手方から文書を再送信してもらうことができます。

契約書を削除することはユーザーの選択事項であり、削除により生じるトラブル等による損害、不利益等について、eformsignは一切の法的責任を負いません。

「要処理文書」を間違えて無効化してしまったのですが、復元できますか?

いいえ、キャンセルされた文書は、復元することはできません。
文書の送信者に、文書の再送信を依頼してください。

「テンプレートで作成する」で使用していたテンプレートが表示されません。

以下の場合、使用していたテンプレートが表示されない場合があります。

  • テンプレートの作成期限が切れた
  • テンプレート作成数が超過した
  • テンプレート管理者がテンプレートを無効にした

所属している会社の代表管理者またはテンプレート管理者にご確認ください。

API連携する場合、完了した文書の文書IDはどうやって取得しますか?

完了した文書の文書IDを取得する方法は以下の通りです。

  • Open APIで文書を作成した場合:
    requestを送信後、Responseに文書IDの結果を送信します。
  • 埋め込みした場合:
    文書作成が完了すると、ユーザーが設定したcallback関数に文書IDを送信します。

> eformsign APIガイドはこちら

APIで文書を作成後、文書をPDFファイルでダウンロードすることはできますか?

はい、APIで文書を作成する場合でもPDF形式で完了文書をダウンロードすることができます。

Webhookによって完了通知を受信し、open APIのPDFダウンロードを使用してダウンロード後、任意の場所に保存することができます。

APIを使えば特定のユーザーに特定の文書の作成依頼をメールで送信できますか?

はい、APIを使うことで特定のユーザーに特定の文書の作成依頼をメールで送ることができます。

> eformsignのAPIガイドはこちら

eformsignはスマートフォンやタブレットでも使用できますか?

はい、eformsignはスマートフォンやタブレットで使用することができ、eformsignの専用アプリも提供しています。

iOS App Storeストア、Google Play ストアからeformsignアプリをダウンロードすることができます。
Androidは5.0(ロリポップ)バージョン以上、iOSは6.1.6以上からご利用いただけます。

また、専用アプリのインストールはeformsign利用に必須ではありません。
ブラウザ版(HTML5)のご提供もしておりますので、スマートフォンやタブレットがご利用いただける環境であれば、いつでもどこでもeformsignのサービスをご利用いただけます。

> iOS App Storeはこちら
> Google Play ストアはこちら

文書の流出、紛失などにどのように備えていますか?

文書流出、紛失防止のための暗号化されたサーバーの構築や、定期的なバックアップとリアルタイムモニタリングによるDDOS攻撃などへの対策とセキュリティ体制を維持しています。追加認証機能(携帯本人認証、電子メール認証、文書パスワードの設定、クラウドストレージへの自動保管)などの提供を行っているほか、セキュリティ性・機能性向上のための追加開発を継続的に行っています。
また、個人情報流出に対する事故発生時の補償のための個人情報保護賠償責任保険に加入しています。
さらに、誰かが故意に文書を流出させた場合、当該文書のログ情報を基にIP、ブラウザ情報、接続リンクなどの情報もとに、流出元を特定することができます。

文書に使われているフォントと同じフォントを使うことはできますか?

eformsignでは、Noto Sans JP、Meiryo UI、MS明朝、游明朝、メイリオ、游ゴシックのフォントの使用を推奨しています。その他のフォントをご使用になられる場合は、ファイルをPDFに変換してからアップロードすることを推奨しています。

文書の保管期間や容量に制限はありますか?

いいえ、eformsignで作成・完了した文書は、期間や容量の制限なく保管されます。

ただし無料トライアル終了後30日間は、eformsignサービス内における文書のダウンロードなど一部の機能が制限され、文書の確認のみ可能となります。
30日以内に料金プランに加入した場合、既存のデータを引き継いでご使用いただくことができます。
30日経過後に料金プラン(サブスクリプション型・チャージ型)に加入していない場合、データが自動的に削除されますのでご注意ください。

また、契約完了時に署名を行ったメールアドレス宛てにも完了文書が送信されます。この場合は料金プランへの加入に関係なく、文書を確認することができます。

海外にいる相手とも電子契約できますか?

eformsignは国際間契約にも利用できます。ただし、国ごと(地域ごと、技術ごと)に電子契約関連法律が異なる場合がありますので、契約当事者の当該国の法律を必ずご確認の上で契約を締結することを推奨いたします。
海外居住者・海外企業と契約を行う際には、必ずeformsignの利用規約をよくお読みになった上で行い、eformsignを使用して契約を行う場合には、eformsignが提供するeformsign利用規約及び非会員利用規約、個人情報処理方針にすべて同意したものとみなします。

契約当事者の当該国の法律を考慮せず発生した電子契約の法的問題について、eformsignは一切の責任を負いません。

海外居住者・海外企業と契約する場合、テンプレート/文書のメール通知メッセージを当該国の言語で作成/修正し、依頼することを推奨しています。

完了文書トレイから文書がダウンロードできません。

完了文書のPDF化の最中に一時的なエラーが発生した可能性があります。
時間を置いても解決しない場合は、eformsignサービスチームにお問い合わせください。お問い合わせの際にはPDFをダウンロードしたい文書の文書IDをお伝えいただけるとご案内がスムーズです。

*文書IDの確認方法:進行中/要処理/完了文書トレイ画面の右上のカラム選択をクリックして文書IDを選択します。文書IDの項目が追加され、各文書の文書IDを確認することができます。

「下書きとして保存」にはどんな文書が保存されますか?

「下書きとして保存」には「マイファイルで作成する」で文書を作成中に「文書作成をスタート」ボタンをクリックする前に「下書きとして保存」をクリックした文書が保存されます。

eformsignからメールが届きません。

eformsignからの署名依頼などのメールが正常に受信できない場合は、以下の事項をご確認ください。
1. 送信先のメールアドレスが正確に入力されていることをご確認ください。

2. Yahoo Japanなどのポータルサイトメールの場合 – 迷惑メールボックスの確認
一部のメールサービスやインターネットプロバイダーにより、メールがスパムと判断されブロックされる場合がありますので、迷惑メールフォルダをご確認ください。

3. Yahoo Japanなどのポータルサイトメールの場合 – サーバーブロック解除
サーバーでメールがブロックされ、迷惑メールフォルダでもメールが見つからない場合は、eformsignのドメイン・メールアドレスを受信許可に設定します。
受信許可手順:メール一覧右上の設定(⚙)ボタンを押し、なりすましメール拒否のページを表示 > 救済メールアドレス・ドメインに「no-reply@eformsign.com」を追加

4. Gmailの場合 – フィルタ・タブ
Gmailを使用する場合は、メールがソーシャルタブや迷惑メールボックスに保存されていないことをご確認ください。

5. グループウェアの場合
(1) グループウェアサービスの独自のスパムフィルタによりeformsignサービスのメールがスパムとして認識され、メールの受信が拒否されることがあります。このような場合、グループウェアの担当者や使用会社にお問い合わせの上、eformsignのメールアドレスに対するスパム設定を解除してください。
(2) グループウェアでメールアカウントを新規作成してから暫くの間、メールが正常に送受信できるまでに時間がかかることがあります。時間を置いてから再度お試しいただき、それでもメールが受信できない場合は、eformsignサービスチームまでお問い合わせください。

SMSの通知設定について教えてください。

各文書のワークフローから設定することができます。

設定手順
テンプレート管理メニューから当該テンプレートをクリックし、画面上部の「設定する」をクリックします。
ワークフローの設定タブをクリックし、開始/完了以外のステップをクリック > 右側のプロパティ > 通知から「SMSで送信」にチェックを入れることで、SMSの通知を行うことができます。
通知メッセージは同メニュー内の「通知メッセージの編集」から行うことができます。

作成済みのテンプレート内の文書を差し替えできますか?

はい、差し替えることができます。
作成済みのテンプレート内の文書を差し替える方法は、作成ツールによって異なります。

1. ウェブフォームデザイナーで作成したテンプレート:
テンプレート管理から当該テンプレートの設定(⚙)アイコンをクリックし、「デザインする」タブの下部のファイル名の横の(⋮)アイコンをクリックしてファイル変更をクリックします。または、背景文書の上で右クリックして「ファイル変更」を選択します。
変更するファイルを選択して保存すると、設定済みの入力項目、ワークフローなどの設定はすべて維持されたまま、ファイルのみ差し替えられます。

2.フォームビルダーで作成したテンプレート:
テンプレート管理から当該テンプレートの(⋮)アイコンをクリックしてOfficeファイルをダウンロードします。ダウンロードしたファイルを修正後、Office内のメニューから「アップロード」をクリックします。変更するテンプレートをクリックすると、ワークフローなどの設定はすべて維持されたまま、修正したファイルに差し替えられます。

Excel文書のプレビュー/アップロードの実行時にサーバーエラーメッセージが表示されます。

エクセルファイルに印刷領域が設定されていることにより、セルの読み込みの際にセルの値が調整されることで発生する問題です。エクセルファイルに設定されている印刷領域を解除して、再度アップロードをお試しください。

テンプレートの作成数に制限はありますか?

いいえ、テンプレートの作成数に制限はなく、作成件数に応じて料金が発生することもございません。
作成したテンプレートで文書を作成・送信した時点で文書1件ごとに課金が行われます。

API連携を使ってテンプレートを作成することはできますか?

いいえ、API連携を使用してテンプレートを作成することはできません。
テンプレートの作成はeformsign内でのみ行うことができます。

外部からeformsignのサービスをご利用頂く方法として、eformsignの埋め込みがございます。
お客様の管理するウェブページなどにeformsignのテンプレート作成画面を埋め込むことで、eformsignのサイト外でもサービスをご使用いただくことができます。

割印や契印は必要ないのでしょうか?

eformsignにより電子文書で契約書を作成する場合、割印や契印は必要ありません。
割印・契印は文書の変更を防ぎ、偽造・改ざんを防止するために行うものであり、法的義務はありません。

eformsignで電子契約を行う場合、文書依頼者と参加者両方の操作履歴が監査証跡証明書に記録されます。文書の完了時には完了文書と一緒に監査追跡証明書をダウンロード・参加者に送信することができ、監査追跡証明書を通して文書の真正性を確認することができます。

また、より確実な真正性の証明手段として、タイムスタンプ・電子署名機能を提供しています。
タイムスタンプとは、ある時点での文書の状態を証明するものであり、タイムスタンプを適用することで、作成完了以降に文書が変更されていないことを証明することができます。
電子署名とは、「電子証明書」を用いて「公開鍵暗号方式」により送信者を証明し、「ハッシュ値」により非改ざん性を証明する証明手段です。
(タイムスタンプ・電子署名は有料オプションです。1件当たり100円の料金が発生します)

使用中の文書ファイルをそのままアップロードして使用できますか?

はい、以下の形式のファイルをそのままアップロードして電子文書としてご使用いただけます。

  • ファイル形式: PDF、Word、Excel、PowerPoint、画像(jpg、png)
  • ファイルサイズ: 最大9MB
署名を保存して自動入力することはできますか?

はい。eformsignでは、署名/イニシャル/印鑑を登録して使用することができます。
サイドメニュー > 「マイ署名」に署名を登録しておけば、署名時に自動的に署名が入力されます。

> マイ署名の管理方法はこちら

文書の完了通知を相手方に送るにはどうすればいいですか?

テンプレート管理 > テンプレート設定 > 通知の設定 > 状態についての通知設定の「文書最終完了通知」で各ステップの処理者を選択、メンバー/メンバー外/すべての中から該当項目を選択します。

当該テンプレートで文書を作成後、文書が完了すると、相手に文書完了通知と完了文書が送信されます。

作成中の文書を下書き保存できますか?

はい。下書き保存することができます。

「テンプレートで作成する」で文書作成中に[下書き保存]ボタンをクリックして保存すると、「要処理文書」’に「下書き文書」として保存されます。

「マイファイルで作成する」で文書を作成中に[下書き保存]ボタンをクリックして保存すると、「下書きとして保存」トレイに保存されます。

文書を削除するにはどうすればいいですか?

文書を削除するには、その文書に対する文書管理者権限が必要です。

文書管理者として「文書管理」メニューにアクセスし、右上のゴミ箱アイコンをクリックすると、文書リストのチェックボックスが有効になります。

削除する文書を選択後、削除ボタンをクリックすると文書が削除されます。

文書に入力したデータを出力できますか?

はい、文書への入力データを出力する方法は以下の2つです。

  1. 完了文書トレイで文書のダウンロードアイコンをクリックし、ダウンロードする文書を選択します。ダウンロードポップアップウィンドウで「CSVダウンロード」を選択し、すべてのテンプレートフィールドの表示を選択した後、ダウンロードをクリックすると、文書内の各入力項目に入力への入力データが記載されたCSVファイルをダウンロードすることができます。
  2. コネクト > 分析とレポートからGoogleシート/Excelを連携して[データ接続の追加]をクリックし、テンプレートを選択すると、連携したテンプレートで作成された文書への入力データをシートに出力することができます。
SMSを送信する際のメッセージは変更できますか?

はい、SMSメッセージの通知内容は任意の内容に変更することができます。

1.テンプレート管理 > テンプレートの設定 > ワークフローの設定画面に移動します。
2.ワークフローの各ステップをクリックすると、右側に表示されるプロパティ内の「通知」から「通知メッセージの編集」をクリックします。
3.「本文の編集」に記載されている文章を任意の文章に変更し、「保存」ボタンをクリックします。

複数の文書を一括でダウンロードできますか?

eformsignでは各文書トレイから、1ページあたり一度に20件までの文書をまとめてダウンロードすることができます。

20件を越える文書を一度にダウンロードされたい場合は、外部クラウドストレージ(Googleドライブ、Boxなど)との連携機能をご利用ください。
外部クラウドストレージと連携することで、完了した文書がクラウドストレージに自動的に保存されるよう設定することができ、外部ストレージから一括で文書をダウンロードすることができます。

演算処理が入ったExcelファイルをアップロードしましたが反映されません。

各入力項目をeformsignで認識する固有のキー値として扱うため、同じ名前のセルがある場合、値の参照時に計算エラーが発生します。

これを解決するには、各セルの名前を固有の名前に設定する必要があります。
また、演算結果を表示するセルを入力項目として設定した場合、ユーザーが入力するスペースとして認識され、演算値は入りません。演算結果を表示するセルは入力項目を削除し、名前のみ指定してください。

Office文書からテンプレートを作れますか?

はい、Office文書(Excel、Word、PowerPoint)からでもテンプレートを作成することができます。
以下の2つの方法で作成することができます。

  1. eformsignのサイドバーメニューからテンプレート管理をクリックして、テンプレートとして作成するOfficeファイルをアップロードします。
  2. eformsignから提供するフォームビルダー(Office製品アドイン)をインストールすると、Office上から文書に入力項目を配置して、テンプレートとしてアップロードすることができます。

フォームビルダーはWindows PC、Office 2010以降の環境にインストールすることができます。
フォームビルダーのダウンロードはこちら

利用を始めたらすべての機能を利用できますか?

文書の作成や送信、テンプレートの登録などの機能は、全てのプランに共通してご使用いただけます。

料金プランによって一部ご使用いただける機能が異なります。詳しくは以下をご参照ください。
詳しい料金プランはこちらをご参照ください。

  • サブスクリプション型プラン
    • Personalプラン
      API/Webhook、文書の発信者情報設定、SSO連携を除くサービスをご利用いただけます。
    • Bussinessプラン
      機能の制限無く、全ての機能をご使用いただけます。
  • チャージ型プラン
    • API/Webhook機能
      1,000件以上購入された方を対象にAPI/Webhook、文書の発信者情報設定、SSO連携機能をご提供しております。
  • 無料トライアル
    • 無料トライアル期間中に使用が制限される機能
      作成可能な件数(100件まで)、メンバーの一括招待、追加オプション機能(※1)、一括送信機能(1度に5件まで)

※1 追加オプション使用料金(1件あたり)と使用用途

SMS認証:11円 / 本人確認時にSMSで認証番号を送信し、確認を行います。
SMS通知:11円 / SMSにより、任意の電話番号宛てに文書の通知を送信します。
タイムスタンプ・電子署名:110円 / 文書の偽造・改ざんを防止する機能です。文書が一定時点以降に変更されていないことを証明します。

*価格は全て税込みです

※2 SMS送信などの追加オプション機能のご請求方法
サブスクリプション型プランの場合、毎月のご請求時に基本料金に追加でオプション利用料金がご請求されます。
チャージ型プランの場合、クレジットを事前に購入し、規定量のクレジットを消費することで追加オプションをご使用いただけます。

eformsignを使うにはサーバーの構築やインストールが必要ですか?

いいえ、電子契約サービス「eformsign」はクラウド型サービスです。インターネット環境があれば、いつでもどこでも電子文書を作成・送受信・管理することができます。
ワークスタイルに合った料金プランをお選びください。
サブスクリプション型プランなら毎月定額でコスパ良く電子契約を始めることができ、
チャージ型プランなら使いたいときに使いたいだけチャージして、よりスマートに電子契約を行うことができます。
API連携により、貴社サービス(ショッピングモール、ホームページ、アプリなど)や社内ネットワーク上でeformsignをご使用いただくこともできます。

もし、社内規定上eformsignサービスに文書を保管することができない、イントラネットを使用する必要があるなどの制限がある場合は、構築型(On-premise)でのご提供も承っております。
詳しくはeformsignサービスチームまでお問い合わせください。

最大何件まで一括作成できますか?

エクセルでデータをアップロードする場合、一度に最大1,000件まで一括作成することができます。
一括作成画面からデータを直接入力する場合、最大200件(推奨)まで一括作成することができます。

  • eformsignの一括作成についてはこちら

※無料トライアル期間中は5件まで可能

コネクトメニューの分析とレポートでは何ができますか?

コネクトメニュー内の分析およびレポートとは、Google Sheets・Microsoft Excel(Online)を連携することで、文書内に入力されたデータを出力して管理することができる機能です。

テンプレートデータ連携するテンプレートを選択すると、そのテンプレートで作成される文書のデータが連携されたGoogle Sheets・Microsoft Excelに自動的に抽出されます。

相手方から文書に署名を必ず記載してもらうにはどうすればいいですか?

まずは文書を作成する際に、「デザインする」画面で署名を貰う箇所に署名入力項目を配置し、右側の詳細プロパティの作成権限メニューで、必須入力するステップに必須のチェックを入れてください。

文書を作成すると、必須チェックしたステップのユーザーが文書を受け取る際、必須入力項目となり、署名入力項目部分が赤色に強調表示されます。
必須項目に入力しない限り、文書の送信ができなくなります。

こちらの動画もご参照ください。

フォームビルダーで文書をアップロードしようとしたら、トークンの期限が切れたと表示されました。

ログイン情報の有効期限が切れていますので、もう一度ログインしてください。

※フォームビルダー上でのテンプレート登録は、Office製品内でブラウザを表示し、その中でログインした値を取得して登録を行っています。

「マイファイルで作成する」と「テンプレートで作成する」の違いは何ですか?

eformsignで文書を作成する方法は2つあります。

マイファイルで作成する:自分のPCに保存されているファイルをアップロードして、文書を作成し、受信者に送信します。
1回のみ送信する文書の場合、マイファイルで作成するのがオススメです。

テンプレートで作成する:よく使う書式をeformsignにテンプレートとして登録したり、あらかじめ作っておいたテンプレートを使って文書を作成し、送信します。
よく使う文書はテンプレートとして登録しておくと便利です。

eformsignの表示言語を変えたら送信されるメール内の言語も変わりますか?

いいえ、言語を変更してもメールの内容に言語の設定は反映されません。

会員登録時に選択した国の言語に基づいて通知や案内が送られます。

会社に設定されている国以外の言語でメールや通知の送信が必要な場合は、
各テンプレートの設定から通知テンプレートを任意の言語で修正してから送信をお願いします。

完了文書だけ送る際に、閲覧前にパスワードを入力するよう設定できますか?

はい、閲覧時にパスワード(アクセスコード)を求めるよう設定できます。

設定するには、テンプレート設定 > ワークフローの設定の詳細ステップ段階のプロパティで「文書の閲覧前に本人確認する」-「文書のアクセスコード」を選択して保存します。
アクセスコードは直接設定するか、受信者の氏名、文書に入力された内容の中からすることができます。

設定したテンプレートで作成した文書は全て、指定のステップでの閲覧前に指定のアクセスコードの入力が必要となります。

この設定を適用せず文書を送信した場合、あとから設定を変えても、パスワードを入力しなくても完了文書を閲覧できてしまうのでご注意ください。

契約が中止となった場合でも文書の作成件数にカウントされますか?

はい、文書を新規作成後、送信する時点で文書が1件作成されたとカウントされます。

文書を送信する時点でサーバー保管などの諸費用が発生するため、文書送信の時点で文書件数にカウントさせていただいております。
そのため、文書が送信された後に無効化、差戻し、削除された件数につきましては補填しかねますのでご了承ください。

ただし、eformsignのエラーによって文書が正しく送信されず、文書の件数のみ差し引かれてしまった場合には消費された件数を補填いたしますので、eformsignサービスチームまでお問い合わせください。

グループに所属しているメンバーが作成した文書を同グループ内で共有できますか?

はい、テンプレートごとにグループ内のメンバーに共有することができます。
グループにテンプレートの文書管理者権限を付与することで共有できます。
代表管理者アカウントでログインし、
会社管理 > 権限管理 > 文書管理者 メニューから設定することができます。

eformsignの権限についてはこちら

公認電子文書保管所に文書を保管しました。文書がきちんと保存されているかどうかをどう確認すればいいですか?

公認電子文書保管所の保存履歴は以下の2つの方法で確認できます。

  1. 完了文書トレイ>文書の履歴から確認する
    : 完了文書トレイの文書の「履歴」から確認できます。公認電子文書保管所に保存中の文書については、文書の履歴>完了ステップを展開すれば「文書保管コード」を確認できます。
  2. 監査証跡証明書で確認する
    : 保存中の文書の監査証跡を見れば、完了ステップにて「公認電子文書保管所」と「文書保管コード」を確認できます。
署名を行う契約相手もeformsignへの会員登録が必要ですか?

いいえ、署名を行う契約相手はeformsignに登録している必要はありません。
契約書の送信者のみ登録する必要があります。

契約者の携帯電話番号かメールアドレスさえ分かれば、SMS、メールで署名依頼リンクを送信することができます。契約相手はリンクをクリックして文書に署名などの入力を行い、契約書を作成することができます。

また、契約書の作成完了後に、契約者に契約書のコピーを送信することもできます。

eformsignの電子署名は法的効力がありますか?

はい、eformsignの電子署名には法的効力があります。
また、eformsignの機能によって文書の真正性と非改ざん性を高めることで、文書自体が持つ法的効力をより高めることができます。

日本の電子署名の有効性は電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)の第三条で定められています。

電子署名法第三条
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

「電子署名は本人が電子署名を行ったことが本人によるものであると分かれば、真正に成立したと推定できる」と要約できます。
eformsignでは本人性・非改ざん性を証明するための様々な機能をご提供しています。

  • 文書閲覧前の二段階認証
  • 監査証跡証明書(文書の処理履歴やハッシュ値などを確認可能)の発行 など

文書の法的効力を高める方法をもっと詳しく知りたい方はeformsignサービスチームまでご相談ください。eformsignの機能を活用した解決方法をご提案いたします。

また、国外における電子署名の法的効力については以下をご参照ください。
電子署名の法的効力を区分し、段階的に適用する国が多く存在します。

  • アメリカ:電子署名の技術的中立性の原則のもと、PKI基盤の電子署名に対して特段の法的効力を与えておらず、本人確認(識別)・認証サービスを通して電子署名の信憑性を高める方法が多く取られます。
  • 韓国:PKI基盤の電子署名は、法的な地位が強く、認証された電子署名以外の電子署名であっても、 署名としての効力(拘束力)が否定されることはありません。
    (電子署名法第3条第3項に基づき、電子署名は、当事者間の合意に従う署名、署名捺印または記名捺印としての効力を有するものとします。)
  • EU:電子署名を適格な電子署名、高度な電子署名、一般的な電子署名の3つに区分し、各文書の性質に応じて適切な法的効力を付与しています。

※PKI(Public Key Infrastructure):公開鍵暗号技術と電子署名を使って、 インターネット上で安全な通信ができるようにするための環境のこと

[免責事項]
eformsignが提供する「電子契約及び電子署名に関する法的効力」に関する情報は、一般的な情報提供のみを目的としています。記載されている情報によって生じるトラブルや損害について当社は一切の責任を負いません。ユーザー自身の責任のもとでのご利用をお願いします。法律に関するご相談や弁護は、お近くの弁護士までお問い合わせください。
また、eformsignが提供する国ごとの電子契約の法律情報はすべて最新・正確であることを保証するものではありません。法律に関する情報の完全性について、明示的・黙示的な保証はいたしません。

電子サインと電子署名の違いは何ですか?

電子サインとは、紙に書く署名と同等の役割を持つ電子的な形式の署名のことです。紙で署名する際に紙に署名するのと同様に、電子契約を行う際にも電子的な契約で署名を行う必要があります。電子タブレット上に手書きで行う署名や、電子印鑑がこれにあたります。
電子署名の役割は、本人性の証明を行うことです。eformsignでは単に署名を行うだけでなく、本人性や非改ざん性を高めるための様々なサービスをご提供しています。
・文書閲覧前の二段階認証
・監査証跡証明書(文書の処理履歴やハッシュ値などを確認可能)の発行 など
これにより、紙で行う契約よりも法的効力を持った契約を行うことができます。

電子署名とは、電子署名の一種であり、「公開鍵暗号方式」により文書の本人性と非改ざん性を証明します。
公開鍵暗号方式とは、データの送受信の際に公開鍵・秘密鍵と呼ばれる鍵を用いて暗号化・復号化を行う技術です。データの暗号化には「ハッシュ値」が使われることが一般的で、データの復号化を行うことで署名した人が作成した文書であることを証明することができます。

このようにデジタル署名は文書の法的効力を高めるのに有効です。しかしすべての電子文書にデジタル署名を付与する必要はありません。社内で使用する稟議書など機密性や重要性が高くない文書であれば電子署名(署名や電子印鑑など)で十分です。
eformsignであればテンプレートごとにデジタル署名を付与するか事前に指定することができます。

タイムスタンプとは何ですか?

タイムスタンプとは、一定時点(Time)における文書の状態を証明(Stamp)するサービスです。
作成完了した電子文書に対して、完了時点において当該文書が存在し、それ以降変更されていないことを証明する機能です。

eformsignで文書作成時にタイムスタンプが適用されるように設定すると、最終完了した文書に対してGlobalsignの証明書によるタイムスタンプが適用されます。
※有料オプションです。詳しい価格は料金プランページをご参照ください。

タイムスタンプは、偽造・改ざんの有無の確認が求められる、重要度の高い文書の真正性を保つために使用されます。

eformsignのタイムスタンプはタイムスタンプ標準であるRFC-3161を満たす認証機関を経て提供されており、タイムスタンプが押されたPDFファイルをAdobe Readerで開くことで、詳細な記録を確認することができます。

文書にファイルを添付することはできますか?

はい、「添付」入力項目をご使用いただくことで、文書に対してファイルを添付することができます。

画像ファイル(jpg、png)とPDFファイルを添付することができ、添付した順番に文書の最後のページとして追加されます。

eformsignはモバイルアプリ版もありますか?

はい、ございます。

iOSの場合App Storeから、Androidの場合Google Playストアからeformsignアプリをダウンロードすることができます。

eformsignを使用するには開発の知識が必要ですか?

いいえ、eformsignをご使用いただく際に開発に関する知識は必要ありません。

eformsignは誰でもかんたんに、今お使いの文書を電子文書に変換することができる電子契約サービスです。
インフラの構築やソフトウェアのインストールが不要なので、すぐに始めることができ、初期費用もかかりません。

eformsignフォームビルダーとは何ですか?

eformsignフォームビルダーとは、Office製品(Excel、Word、PowerPoint)にアドインとして追加できるツールであり、各種ファイルをOffice製品からの操作で電子書式(テンプレート)に変換し、eformsignにアップロードすることができるツールです。申請書、契約書、同意書などの現在お使いの書式をPC、タブレット、スマートフォンで入力できる電子文書に簡単に変換、eformsignにアップロードすることができます。

フォームビルダーは、Windows・Microsoft Office 2010以降の環境にインストールすることができます。
フォームビルダーのダウンロードはこちら

フォームビルダーをインストールしてExcel、Word、PowerPointを開くと、リボンメニューにOZ in Officeメニューが追加されます。

こちらのメニューから文書の電子文書化、eformsignへのアップロードを行うことができます。

いつ文書が1件作成されたとカウントされますか?

文書は文書トレイで閲覧が可能となった瞬間に1件としてカウントされ、
設定されたワークフローを経て完了文書になるまでが1件としてカウントされます。

テンプレートで文書を作成する場合:
文書を作成した後、[一時保存]、[送信]、[完了]などの右上ボタンをクリックして文書がeformsignに保存された瞬間から1件としてカウントされます。

マイファイルで文書を作成する場合:
「文書作成開始」をクリックした後、[送信]ボタンをクリックした瞬間から1件としてカウントされます。[文書作成スタート]をクリックする前に下書きで保存した場合は、1件としてカウントされません。

文書の送信を取り消すことはできますか?

はい、文書の送信後に文書の送信を取り消すことができます。

進行中の文書トレイから対象の文書の「無効化」を選択してください。
※この場合、文書の使用件数に含まれます。

もしくは、文書の参加者・検討者であり文書が処理ステップにあれば、文書の差戻しを行うことができます。
要処理文書トレイから検討するを押し、右上のボタンから差戻しを選択します。
差戻し先のメンバーを指定し、文書の進行を戻すことができます。

ワークフローのステップ数には制限がありますか?

ワークフローのステップの追加に数の制限はありません。

ただし、参加者ステップのみ最大30個までの制限があります。

ワークフローにはどのようなステップがありますか?

ワークフローは 開始 完了 が基本的なステップです。
そのほかにも以下の3つのステップを追加することができます。

  • 参加者:文書の入力項目に記入・署名するステップです。
  • 検討者: 文書の承認・差戻しを行うステップです。
  • 閲覧者: 文書の閲覧のみ行うステップです。
差し戻された文書はどうなりますか?

文書レビュー画面で[差戻し]ボタンをクリックすると、差戻し対象者を選択することができます。文書は選択した差戻し対象者に返却され、文書の内容は差戻し対象者が依頼された時点の文書内容に戻ります。差し戻された文書は、進行中の文書トレイにおいての文書の状態が「差戻し」と表示されます。
テンプレート設定 > 通知設定 から文書の差戻し通知を設定した場合、文書が差戻しされた時点で通知が送信されます。

ただし、外部受信者または同時送信ステップの受信者が文書を差し戻す場合、 差戻し対象者を選ぶことはできず、直近の前のステップの内部受信者に文書が差し戻されます。また、閲覧者は文書を差し戻すことはできず、閲覧者は差戻し対象者のリストに表示されません。

文書の「ステップ」と「状態」の違いは何ですか?
  • ステップ:ステップとは、ワークフローに設定されている各ステップのことです。開始~完了の基本ワークフローに、必要に応じて参加者、検討者、閲覧者のステップを追加することができます。
  • 状態:状態とは、文書のステップごとの状態(進行中、完了、無効化)のことです。
テンプレートの「配布」とは何ですか?

配布とは、そのテンプレートで文書が作成できるようにテンプレートを公開することです。
テンプレートを配布すると、そのテンプレートの作成権限を持つメンバーはテンプレートで作成するメニューから文書を作成することができます。

署名者の本人確認手段は何がありますか?

eformsignでは署名者が本人であることを確認するため、以下のような本人確認手段をご提供しています。

  • 文書のアクセスコード:署名者が文書を閲覧する前に、事前に設定したパスワードの入力を求めるよう設定することができます。
  • メール/SMS認証:署名者のメールアドレス/電話番号(SMS)宛てに認証コードを送信します。受け取った認証コードで認証後、文書を閲覧することができるよう設定することができます。

上記の本人確認を組み合わせて二段階認証とすることで、より強力な本人確認手段としてご利用いただけます。

より詳しい本人認証の方法はこちら

以前使っていたテンプレートが見あたりません。

以下のような可能性が考えられます。

  1. テンプレートの作成期限切れ
  2. テンプレートの作成数超過
  3. テンプレートの非活性化(テンプレート管理者のみ可能)

所属している会社の代表管理者、またはテンプレート管理者にご確認ください。

テンプレートを修正しても、文書の新規作成時に反映されません。

修正したテンプレートを新規文書作成に反映するには「配布」する必要があります。

修正だけして配布されていない場合、テンプレート管理でテンプレート名の上部に「配布前」と表示されます。当該テンプレートの詳細メニュー (︙)> 配布をクリックすることで、テンプレートを配布することができます。

修正されたテンプレートは、配布後に作成された新規文書にのみ適用されます。

Excelで変換時のロード時間が長すぎます。

OZ in Excelは、シート内に記載された内容を実行するために変換の際、使用した領域(Used Range)を事前にチェックします。この際、行や列のサイズを調整した場合、調整した全体を使用した領域として認識してしまい、変換がとても長くなる場合があります。
このような場合、以下の方法で変換の時間を減らすことができます。

  1. 作成した文書領域の外側の、空の行全体を一括選択します。
  2. 右側のスクロールバーをマウスでドラッグして一番下までスクロールした後、Shiftキーを押した状態で最後の行を選択します(範囲の選択)
  3. マウスの右ボタンをクリックすると表示されるメニューから削除をクリックして選択された行全体を削除します。
  4. 列も同様に削除します。
  5. 文書を保存して再度実行します。
Excelで作成した文書のページ数が元の文書と異なります。

Excel上でフォームビルダーを使用する場合、プレビュー時の画面は印刷領域を基準にして作成されます。
想定したページ数とプレビュー時のページ数が異なる場合、Excelの「表示」>「ページレイアウトを表示」から印刷領域を調整してください。

文書内の図形が変換時に反映されません。

Word、PowerPointの場合、図形を文章上に反映することに対応しておりますが、
Excelの場合、図形の反映に対応しておりません。

図形を文書上に反映されたい場合、WordかPowerPointで文書を作成ください。

チェックと選択入力項目の違いは何ですか?

「チェック」は、複数の項目の中から1つ以上を選択する場合(複数選択)に使用します。
「選択」は、複数の項目のうち1つだけを選択する場合(単一選択)に使用します。
また、「選択」は、各選択項目に同じコンポーネントIDを設定しないと単一選択ができないため、ご注意ください。

マニュアルも併せてご参照ください。

作成した文書の内容とプレビューの内容が違います。

Office製品(Word、Excel、PowerPoint)で作成した文書と、フォームビルダーのプレビュー画面に表示される文書は、画面構成と表示方法の違いにより、異なって表示されることがあります。
例)あるフォントを使用した場合、実行時にはOffice製品上とフォームビルダーのプレビュー画面では同じフォントで表示されますが、表示方法の違いによってテキストの幅が変わり、改行位置が異なって表示される場合があります。

そのため、フォームビルダーで作業を行う際には、プレビュー画面から実際の出力結果を確認しながら文書を作成することをおすすめします。

また、マイファイルで作成するテンプレートの新規登録からOffice文書ををアップロードして作成を開始する場合、フォントなどの問題により実際の文書とプレビュー画面が異なって表示される場合があります。
これを防ぐには、予めPDF形式に変換してからアップロードするようにしてください。

Excelの数式を電子文書に反映できますか?

eformsignフォームビルダー(Officeアドイン)を使用することで、Excel内で使用されている数式をそのまま電子文書に作成することができます。

eformsignでサポートしているExcelの機能は、以下の通りです。

  • 四則演算
  • 演算の優先順位
  • 符号
  • セル参照

eformsignでサポートしているExcel関数は、以下の通りです。

  • 論理関数: IF, AND, OR, IFS
  • 数学/三角関数: ABS, MOD, PI, RADIANS, ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP, SUM, TRUNC, SIN, COS, TAN
  • 統計関数 AVERAGE, COUNT, COUNTA, MAX, MIN
  • 文字列操作関数: LEFT, MID, RIGHT, LEN, LOWER, UPPER, SEARCH
  • 検索/行列関数: MATCH, HLOOKUP, VLOOKUP
入力項目IDとは何ですか?

各入力項目を識別するために使用します。

必須で入力が必要な項目や、修正を制限する項目などを指定する際に、入力項目IDで当該項目を制御することができます。

また、文書を作成後、入力されたデータをCSVファイルに出力する際、入力項目IDごとにデータが表示されます。

フォームビルダーはPC以外でも使えますか?

フォームビルダーはPCでのみご使用いただけるプログラムであり、PC以外のスマートフォン、タブレット端末などではご利用いただくことができません。WindowsOSで、Microsoft Office 2010以上がインストールされている環境でご使用いただけます。

Microsoft Office2003や2007でもフォームビルダーは使えますか?

いいえ、Microsoft Office2003、2007ではeformsignフォームビルダーをご使用いただくことができません。

eformsignフォームビルダーは、Windows、Microsoft Office 2010以降の環境での動作のみサポートしており、それ以前のバージョンはサポートしておりません。

Android・iOSアプリの推奨バージョンを教えてください。

Androidの場合は5.0(Lollipop)バージョン以上、

iOSの場合は6.1.6 以上でご利用いただけます。

eformsignを利用するのに必要な最小仕様を教えてください。

eformsignのご利用に必要な最小仕様は使用方法ページをご参照ください。