文書の保管

文書はAWS(Amazon Web Service)サーバーで保管

AWS(Amazon Web Service)サーバー

eformsignはアマゾンのクラウドプラットフォームを使用しています。eformsignで保存されるすべてのデータは暗号化され、高度なセキュリティ、耐久性を持つAmazon S3(Amazon Simple Storage Service)に保存されます。

ユーザーデータは少なくとも3つのデータセンターにコピーされ保存されます。各データセンターは、地理的に離れた場所に存在し、火災、洪水などの災害のリスクからユーザーのデータを守ります。

各データセンターは二段階以上の認証を経た最小限の訪問のみが認められ、すべてのアクセスに関する記録及び監査が行われています。

外部のクラウドストレージと連携

Google ドライブ、Dropbox、Box、OneDriveとeformsignを連携し、 作成した文書を自動で保存します。

外部クラウドに連動する方法 (代表管理者権限が必要)

  • eformsignにログインします。
  • 連動設定 > ファイルストレージ設定メニューに移動します。
  • 文書を保存する外部クラウドストレージのアカウントに接続します。
  • テンプレート管理メニューに移動します。
  • 文書を保存するテンプレートの設定アイコンをクリックします。
  • ワークフロー設定の完了ステップをクリックします。
  • "別のクラウドストレージに完了文書を保存する"をチェックします。
  • 保存ボタンをクリックします。

長期間の保管に対応(PDF/A-1)

PDF/A-1は国際規格のISO 19005で定められた長期電子用の文書保存フォーマットです。PDF文書を長期に渡り保存してもその内容・色・見た目が変わらないことを目標とした規格です。eformsignでは、すべての文書をPDF/A-1形式で保存しています。

文書の保管に関するよくある質問

  • 文書のダウンロードはどのようにしますか? Open
    すべての文書トレイメニューから右上段のダウンロードアイコンをクリックすると、ダウンロードしたい文書を選択してPDFファイルでダウンロードすることができます。 文書管理者の場合は、文書管理メニューで権限がある全ての文書の閲覧およびダウンロードができます。
  • 私が作った文書を他の人が見ることができますか? Open
    eformsignに保存された文書とデータは各テンプレートごとに指定された文書管理者のみ、閲覧したりダウンロードすることができます。
  • 文書トレイではCSV形式で保存することができないですか? Open
    完了文書トレイの文書はCSV形式の保存可能です。 代わりに、代表とテンプレートごとに指定された文書管理者の場合は、"文書管理"メニューからCSV形式でデータ統合ダウンロードが可能です。