文書の保管

重要な文書、安全に保管しましょう。

安全な保存空間、アマゾンクラウド

eformsignはアマゾンのクラウドプラットフォームを使用して、すべてのデータは暗号化されてアマゾンS3(Amazon SImple Storage Service)に保存されます。

ユーザーのすべてのデータは少なくとも3つのデータセンターにコピーされ保存するように設計されており、それぞれのデータセンターは、火災、洪水などのような災害から保護されるように地理的に分散されています。

それぞれのデータセンターは2段階以上の認証を経た最小限の訪問のみが認められ、すべてのアクセスに関する記録及び監査が行われています。

外部クラウド連動:グーグルドライブ、ドロップボックス

個人または会社の別途のクラウドドライブに文書を保存したいなら グーグルドライブとドロップボックスを連動することができます。 ただし、外部クラウドに保存される文書は、すべてのワークフローが完了した文書に限ります。

外部クラウドに連動する方法 (代表管理者権限が必要)

  • eformsignにログインします。
  • 連動設定 > ファイルストレージ設定メニューに移動します。
  • 文書を保存する外部クラウドストレージのアカウントに接続します。
  • テンプレート管理メニューに移動します。
  • 文書を保存するテンプレートの設定アイコンをクリックします。
  • ワークフロー設定の完了ステップをクリックします。
  • "外部のクラウドストレージに保管"をチェックします。
  • 保存ボタンをクリックします。

長期間保管できる文書、PDF/A

長く保管する必要がある文書が5年後には開かれないかご心配ですか?

eformsignはお客様のすべての文書が安全に保存されるように、すべての文書をPDF/A-1標準で保存しています。 PDF/A-1は国際標準化機構(ISO)から承認された長期電子用の文書保存フォーマットで、国際的に約束された長期保管文書のファイル形式です。 PDF/A-1形式で保存された文書は長い時間が過ぎてもユーザーのコンピュータ環境及び言語に関係なく、文書を保存された時点の姿そのまま見せてくれることができます。

文書の保管に関するよくある質問

  • 文書のダウンロードはどのようにしますか? Open
    すべての文書ボックス"メニューから右上段のダウンロードアイコンをクリックすると、ダウンロードしたい文書を選択してPDFファイルでダウンロードすることができます。 文書管理者の場合は、文書管理メニューで権限がある全ての文書の閲覧およびダウンロードができます。
  • 私が作った文書を他の人が見ることができますか? Open
    eformsignに保存された文書とデータは各テンプレートごとに指定された文書管理者のみ、閲覧したりダウンロードすることができます。
  • 文書ボックスではCSV形式で保存することができないですか? Open
    すべての文書ボックスの文書はCSV形式の保存可能です。 代わりに、代表とテンプレートごとに指定された文書管理者の場合は、"文書管理"メニューからCSV形式でデータ統合ダウンロードが可能です。