文書の保存

完了文書の通知メールは削除しても問題有りませんか?

1.削除しないことを推奨しています。どうしても削除する必要がある場合は、削除する前に必ず当該メールに添付されている完了文書と監査証跡証明書ファイルをダウンロード・保管してから削除するようにしてください。

2.ファイルをダウンロード・保管せずに完了文書通知メールを削除してしまった場合、文書の作成依頼を送信した相手方から文書を再送信してもらうことができます。

契約書を削除することはユーザーの選択事項であり、削除により生じるトラブル等による損害、不利益等について、eformsignは一切の法的責任を負いません。

APIで文書を作成後、文書をPDFファイルでダウンロードすることはできますか?

はい、APIで文書を作成する場合でもPDF形式で完了文書をダウンロードすることができます。

Webhookによって完了通知を受信し、open APIのPDFダウンロードを使用してダウンロード後、任意の場所に保存することができます。

完了文書トレイから文書がダウンロードできません。

完了文書のPDF化の最中に一時的なエラーが発生した可能性があります。
時間を置いても解決しない場合は、eformsignサービスチームにお問い合わせください。お問い合わせの際にはPDFをダウンロードしたい文書の文書IDをお伝えいただけるとご案内がスムーズです。

*文書IDの確認方法:進行中/要処理/完了文書トレイ画面の右上のカラム選択をクリックして文書IDを選択します。文書IDの項目が追加され、各文書の文書IDを確認することができます。

複数の文書を一括でダウンロードできますか?

eformsignでは各文書トレイから、1ページあたり一度に20件までの文書をまとめてダウンロードすることができます。

20件を越える文書を一度にダウンロードされたい場合は、外部クラウドストレージ(Googleドライブ、Boxなど)との連携機能をご利用ください。
外部クラウドストレージと連携することで、完了した文書がクラウドストレージに自動的に保存されるよう設定することができ、外部ストレージから一括で文書をダウンロードすることができます。

完了文書だけ送る際に、閲覧前にパスワードを入力するよう設定できますか?

はい、閲覧時にパスワード(アクセスコード)を求めるよう設定できます。

設定するには、テンプレート設定 > ワークフローの設定の詳細ステップ段階のプロパティで「文書の閲覧前に本人確認する」-「文書のアクセスコード」を選択して保存します。
アクセスコードは直接設定するか、受信者の氏名、文書に入力された内容の中からすることができます。

設定したテンプレートで作成した文書は全て、指定のステップでの閲覧前に指定のアクセスコードの入力が必要となります。

この設定を適用せず文書を送信した場合、あとから設定を変えても、パスワードを入力しなくても完了文書を閲覧できてしまうのでご注意ください。

公認電子文書保管所に文書を保管しました。文書がきちんと保存されているかどうかをどう確認すればいいですか?

公認電子文書保管所の保存履歴は以下の2つの方法で確認できます。

  1. 完了文書トレイ>文書の履歴から確認する
    : 完了文書トレイの文書の「履歴」から確認できます。公認電子文書保管所に保存中の文書については、文書の履歴>完了ステップを展開すれば「文書保管コード」を確認できます。
  2. 監査証跡証明書で確認する
    : 保存中の文書の監査証跡を見れば、完了ステップにて「公認電子文書保管所」と「文書保管コード」を確認できます。