이폼사인 사용하기

서명만 하는 계약자도 이폼사인에 가입해야 하나요?

계약자는 이폼사인에 가입할 필요가 없습니다. 계약자의 휴대폰 번호 또는 이메일 주소만 알고 있으면 카카오 알림톡, SMS, 이메일로 서명 요청 링크를 보낼 수 있습니다. 서명이 완료되면 링크는 만료처리되어 문서에 접근할 수 없습니다.

또한, 계약서 작성이 완료되면 계약자에게 계약서 사본을 전송할 수 있습니다.

이폼사인의 전자 서명은 법적 효력이 있나요?

전자 서명은 대부분의 국가에서 단계적으로 법적 효력을 구분하여 적용하고 있습니다.

이폼사인의 전자서명은 개인과 개인, 법인과 개인 간의 법적 효력을 가지고 있으며, 부인방지를 위한 다양한 부가 기능을 제공하고 있습니다.

아래 국가별 법적 효력을 참고해 주시기 바랍니다.

  • 미국: 전자서명에 대한 기술적 중립성이라는 원칙 아래 PKI 기반 전자서명에 대하여 별도의 법적 효력을 부여하지 않고 있으며, 본인확인 또는 인증서비스를 통하여 전자서명의 신뢰성을 높이는 방식을 취하는 경우가 많습니다.
  • 한국: PKI 기반의 전자서명은 법적으로 강력한 지위를 부여하고 있고, 공인전자서명 외의 전자서명이라 할지라도 그 자체만으로 서명으로서의 효력을 부정하지는 않습니다.
    (전자서명법 제3조 3항, 당사자간의 약정에 따른 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다.)
  • EU: 적격전자서명, 고급전자서명, 일반전자서명으로 구분하여 문서 성격에 따라 법적 지위를 부여하고 있습니다.
  • 일본: 특정인증업무제도가 있어 업무별로 주무대신의 허가를 받은 전자서명에는 보다 강력한 법적 효력을 부여하고 있습니다.
전자 서명과 디지털 서명의 차이점은 무엇인가요?

전자 서명이란 종이에 하는 서명과 같은 역할을 하는 전자적 형태의 서명입니다. 종이에 서명을 할 때에 본인이 직접 서명해야 하는 것처럼 전자서명 또한 서명자가 본인임을 증명하는 인증 단계를 거쳐야 합니다. 본인 인증의 경우 이메일, 주민등록번호, 비밀번호, 전화번호, 인증서 등이 본인 인증 수단으로 사용됩니다. 일반적인 전자 서명은 1가지 인증 수단만을 사용하는 1단계 인증을 거치지만, 이폼사인에서는 사용자의 설정에 따라 2단계 이상의 다단계 본인 인증을 할 수 있으며 이는 더욱 확실하고 안전한 본인 인증이 됩니다.

디지털 서명이란 전자 서명의 한 종류로, 특정 방식의 본인 인증을 거친다는 차이점이 있습니다. 디지털 서명은 인증서 기반의 디지털 ID를 사용하여 서명자의 ID를 인증하고 암호화를 통해 문서에 각 서명을 연결하여 서명을 증명합니다. 즉, (한국의 경우) 개인의 공인인증서로 본인을 확인하고 서명하는 방식이라고 할 수 있습니다. 디지털 서명이 법적으로 보다 확실한 효력을 갖는 반면, 전자 서명을 하는 모든 개인이 인증서를 발행발급 받아 소유하고 있어야 서명을 할 수 있다는 한계가 불편함이 있습니다.

문서를 작성할 때 파일을 첨부할 수 있나요?

폼 빌더에서 파일 첨부 컴포넌트를 사용하면 문서 작성 시 파일을 첨부할 수 있습니다. 이미지 파일과 PDF 파일을 첨부할 수 있으며 첨부된 파일은 문서의 맨 뒷장으로 추가됩니다.

이폼사인 스마트폰 앱이 있나요?

iOS 앱스토어, 구글플레이에서 이폼사인 앱을 다운로드받으실 수 있습니다.

이폼사인을 사용하려면 개발 지식이 있어야 하나요?

이폼사인은 개발자가 아니어도 누구나 쉽게 종이 문서를 전자 문서로 바꿀 수 있는 온라인 서비스입니다. 인프라 구축이나 설치가 필요 없는 전자문서 서비스로 문서 작성부터 저장까지 쉽고 빠르게 해결하세요!

이폼사인 폼 빌더는 무엇인가요?

폼 빌더는 이폼사인에서 사용할 전자 서식을 만드는 도구입니다. 신청서, 계약서, 동의서 등의 기존 종이 서식을 PC, 태블릿, 스마트폰으로 입력할 수 있는 전자문서로 변경하고 이폼사인에 업로드할 때에 사용합니다.

문서 1건으로 집계되는 시점은 언제인가요?

문서는 문서함에서 열람이 가능한 순간부터 1건으로 집계됩니다.

즉, 새 문서 작성을 통해 문서를 작성한 뒤, ‘임시 저장’ 또는 ‘작성 완료’와 같은 우측 상단 버튼을 클릭하여 문서가 이폼사인에 저장되는 순간부터 1건으로 집계됩니다. 생성된 문서는 설정된 워크플로우를 거쳐 완료 문서가 될 때까지 1건으로 집계됩니다.

결재를 잘못 요청한 경우 결재 요청을 취소할 수 있나요?

네, 진행 중 문서함에서 ‘결재 요청 취소’를 선택해 주세요. 단, 결재 요청 취소가 불가능한 경우에는 아래와 같이 결재를 취소할 수 있습니다.

  1. 문서가 ‘최종 완료’ 상태인 경우: 완료 문서함에서 해당 문서를 ‘삭제 요청’한 후 새 문서 작성을 통해 새로운 결재를 진행하세요.
  2. 문서가 ‘최종 완료’ 상태가 아닌 경우
    1. 작성자의 경우: 작성된 문서가 접수되기 전까지는 진행 중 문서함에서 결재 요청 취소가 가능합니다. 접수가 된 이후에는 ‘반려 요청’을 통해 문서를 회수한 뒤 다시 결재를 요청하세요.
    2. 내부 처리자의 경우: 진행 중 문서함에서 결재 요청 취소가 가능합니다. 내부자 처리가 된 이후에는 반려 요청을 통해 문서를 회수 한 뒤 다시 결재를 요청하세요.
워크플로우 단계에 개수 제한이 있나요?

워크플로우의 단계 추가는 개수 제한이 없습니다.

워크플로우 단계에는 무엇이 있나요?

워크플로우는 시작 → 완료가 기본 단계입니다. 그 외에 아래 3가지 단계를 추가할 수 있습니다.

  • 결재: 작성자가 제출한 문서를 결재자가 결재 또는 반려하는 단계
  • 내부자 처리: 작성자가 제출한 문서를 내부자가 승인 또는 반려하는 단계
  • 외부자 처리: 회사의 구성원이 아닌 제3자에게 서명 등의 행위 혹은 승인을 요청하는 단계
반려된 문서는 어떻게 되나요?

문서가 반려되었을 경우 해당 문서는 이전 단계 중 가장 가까운 시작 또는 내부자 처리 단계로 돌아갑니다. 문서의 내용 또한 시작 또는 내부자 처리 단계의 상태로 돌아가게 되는데, 시작 단계로 돌아갈 경우 작성자가 작성을 완료했던 시점의 내용으로, 내부자 처리 단계로 돌아갈 경우 처리자가 처리 요청을 받았던 시점의 내용으로 돌아갑니다. 문서의 상태는 ‘결재 반려’로 표시되며, 알림 메일을 설정한 경우 문서 작성자와 이전 단계 결재자에게 결재가 반려되었음을 알리게 됩니다.

문서의 ‘단계’와 ‘상태’의 차이점이 무엇인가요?
  • 단계: 단계는 워크플로우에 설정된 각 단계를 의미합니다. 시작 – 완료의 기본 워크플로우에 필요에 따라 결재, 내부자 처리, 외부자 처리를 추가할 수 있습니다.
  • 상태: 상태는 현재 문서의 단계별 상태를 의미합니다. 예를 들어, 결재 단계의 문서 상태는 결재 요청, 결재 승인, 결재 반려, 결재 요청 취소 등의 상태가 될 수 있습니다. 또한, 템플릿 설정을 통해 임시 저장 기간 동안의 상태를 추가할 수 있습니다. (템플릿 설정(톱니바퀴) > 워크플로우 > 작성 혹은 내부자 처리 단계에서 ‘상태 사용’을 체크한 뒤, 원하는 상태를 입력 후 저장하면, 문서 작성 및 접수 처리 시 해당 상태로 문서를 임시 저장할 수 있습니다.)
템플릿 ‘배포’는 무엇인가요?

배포란, 해당 템플릿으로 문서를 작성할 수 있도록 템플릿을 공개하는 것을 말합니다.
템플릿을 배포할 경우 해당 템플릿의 작성자로 등록된 사용자는 새 문서 작성에서 문서를 작성할 수 있습니다.

서명자 본인 확인을 할 수 있나요?

이폼사인에서 서명자에게 서명을 요청할 때 서명자가 본인임을 확인할 수 있도록 여러 단계의 인증을 설정할 수 있습니다.

  • 이메일 인증: 서명자의 이메일로 서명을 요청합니다. 이메일 소유자만 서명을 진행할 수 있습니다.
  • 비밀번호 인증: 서명자가 문서를 열람할 때 미리 설정된 비밀번호를 입력하도록 요청합니다.
  • 휴대폰 본인확인: 서명자 명의의 휴대폰으로 본인확인을 진행한 뒤 문서를 열람하도록 설정합니다.
새 문서 작성에서 사용하던 템플릿이 보이지 않습니다.

사용하던 템플릿이 보이지 않는 경우,

  1. 템플릿의 작성 기한이 만료된 것일 수 있습니다.
  2. 템플릿의 작성 개수를 초과한 것일 수 있습니다.
  3. 템플릿 관리자가 템플릿을 비활성화했을 수도 있습니다.

소속된 회사의 대표 관리자 또는 템플릿 관리자에게 확인을 요청하세요.

템플릿을 수정했는데, 새 문서 작성을 하면 수정되어 있지 않습니다.

수정한 템플릿이 새 문서 작성에 반영되려면 ‘배포’ 단계가 필요합니다. 템플릿을 수정한 뒤 배포하지 않으면 해당 템플릿에 수정 내용이 반영되지 않을 수 있습니다. 수정되었으나 배포되지 않은 템플릿은 템플릿 관리에서 템플릿 이름 상단에 빨간 점이 표시되어 있습니다. 해당 템플릿의 더보기(︙) 메뉴 > 배포를 클릭하면 템플릿을 배포할 수 있습니다.

수정된 내용은 배포 후에 작성된 문서에 한하여 적용됩니다.

엑셀에서 실행 시간이 너무 오래 걸립니다.

OZ in Excel은 시트의 내용을 실행하기 하기 위하여 변환 중 사용된 영역(Used Range)을 사전 검사하는데 행이나 열의 크기를 임의로 조정한 경우 조정한 전체 영역을 사용된 영역으로 인식하여 변환 하는데 오랜 시간을 걸릴 수 있습니다. 이러한 경우 다음과 같은 방법으로 변환 시간을 줄일 수 있습니다.

  1. 작성된 문서 영역 이후의 비어있는 첫 번째 행 전체를 선택합니다.
  2. 오른쪽 수직 스크롤바를 마우스로 드래그 하여 화면 끝까지 내린 후 시프트 키를 누른상태에서 마지막 행을 선택합니다.(범위 선택)
  3. 행에서 우측 마우스 클릭 메뉴의 삭제 메뉴를 클릭하여 선택된 전체 행을 삭제합니다.
  4. 열에 대해서도 동일한 방법으로 삭제합니다.
  5. 문서를 저장하고 다시 실행합니다.
엑셀로 만든 문서의 페이지 수가 다릅니다.

엑셀에서 폼 빌더를 사용할 경우, ‘실행’했을 때의 화면은 인쇄 영역을 기준으로 만들어집니다. 기대한 페이지 수와 실행 시 페이지 수가 다른 경우 엑셀의 “보기 > 페이지 레이아웃 보기”에서 인쇄 영역을 조정해 주시기 바랍니다.

문서에 추가한 도형이 이폼사인에서 보이지 않습니다.

워드, 파워포인트의 경우 문서 상의 도형을 이폼사인에서도 볼 수 있지만, 엑셀의 경우 도형 변환을 지원하지 않습니다.

도형 사용이 필요하시다면 워드나 파워포인트로 문서를 만들어 주시기 바랍니다.

컴포넌트 중 체크와 선택의 차이점이 무엇인가요?

‘체크’ 컴포넌트는 여러 개의 항목 중 하나 이상을 선택하는 다중 선택일 경우, ‘선택’ 컴포넌트는 여러 개의 항목 중 하나만을 선택하는 단일 선택일 경우 사용합니다.
‘선택’ 컴포넌트의 경우, 각각의 선택 항목에 같은 컴포넌트 id를 입력해야 단일 선택이 가능합니다.

작성된 내용과 실행 화면이 다릅니다.

MS 오피스에서 작성한 문서와 폼 빌더에서 실행했을 때 보는 전자 문서는 구성과 표시하는 방법이 달라 다르게 나타날 수 있습니다. 예를 들어, 맑은 고딕 폰트를 사용한 경우 실행 시 동일한 폰트로 보이지만 표시하는 방법이 다름으로 인해 텍스트의 폭이 달라져 줄바꿈이 달라질 수 있습니다.

따라서 폼 빌더 작업 중 실행화면을 자주 확인하며 문서를 만드시길 권장합니다.

엑셀의 수식을 사용할 수 있나요?

이폼사인에서 지원하는 엑셀의 기능은 아래와 같습니다.

  • 사칙연산
  • 연산의 우선순위
  • 부호
  • 셀 참조

지원하는 엑셀 함수는 아래와 같습니다.

  • IF
  • SUM
  • LEFT
  • MID
  • RIGHT
  • MATCH
  • VLOOKUP
  • HLOOKUP
컴포넌트 ID의 용도는 무엇인가요?

각각의 컴포넌트를 식별하기 위해 사용합니다. 필수로 입력해야 하는 항목이나 수정을 제한하는 항목 등을 지정할 때에 컴포넌트 ID로 해당 항목을 제어할 수 있습니다.

폼 빌더를 모바일에서도 사용할 수 있나요?

폼 빌더는 PC 기반 프로그램으로 모바일에서는 사용할 수 없습니다. PC의 경우 Windows PC에 MS Office 2010이상이 설치되어 있어야 사용이 가능합니다.

폼(템플릿)은 어떻게 만들어야 하나요?

폼을 만들기 위해서는 폼 빌더를 설치해야 합니다. 폼 빌더는 Windows PC의 MS Office 2010 이상에서 설치 가능하며, 폼 빌더 다운로드 페이지에서 다운로드 받으실 수 있습니다.

오피스 2003이나 2007에서도 폼 빌더를 사용할 수 있나요?

폼 빌더의 경우 윈도우 환경의 Microsoft Office 2010 이상의 버전에서만 사용할 수 있으며 그 이전 버전은 지원하지 않습니다.

모든 안드로이드 버전과 iOS 버전을 지원하나요?

안드로이드는 5.0(롤리팝) 버전 이상부터 이용하실 수 있으며, iOS는 6.1.6 이상부터 이용하실 수 있습니다.

서비스 사용을 위한 최소 사양을 알고 싶습니다.

이폼사인의 서비스 최소 사양은 사용 방법 페이지를 확인해 주시기 바랍니다.