문서 관리

완료문서함에서 문서가 다운로드되지 않습니다.

완료문서 PDF화 과정에서 일시적인 오류가 발생했을 수 있습니다. 문서 ID를 확인 후 이폼사인 서비스팀으로 문의주시면 확인 후 신속히 처리해드리겠습니다.

*문서 ID 확인 방법: 진행 중/처리할/완료 문서함 화면에서 우측 상단의 컬럼 선택을 클릭하여 문서 ID를 선택합니다. 각 문서별 문서 ID를 확인할 수 있습니다.

문서 보관 기간 또는 용량에 제한이 있나요?

아니요. 이폼사인을 통해 작성 및 완료된 문서는 별도의 기간 및 용량 제한 없이 보관됩니다.
다만, 무료체험 종료 후 요금제를 구독하지 않은 경우 이폼사인 서비스 내에서 문서 다운로드 등 일부 기능은 제한되며, 문서 확인만 가능합니다. 30일 이내에 서비스를 연장할 경우 기존 데이터를 계속 사용하실 수 있습니다.
※ 계약 완료 시점에 서명을 진행한 메일(또는 카카오톡 알림톡)로도 완료 문서가 전달되며, 해당 경로를 통해서는 요금제를 결제할 필요 없이 문서를 확인할 수 있습니다.

임시 보관함에는 어떤 문서가 저장되나요?

임시 보관함에는 ‘내 파일로 문서 작성’ 중에 [문서 작성 시작하기] 버튼을 클릭하기 이전단계에서 임시 보관함이 문서 저장을 클릭한 문서가 저장됩니다.

> https://manual-kr.eformsign.com/help/chapter8.html#drafts

여러 개의 문서를 한 번에 다운로드할 수 있을까요?

이폼사인에서는 1페이지 마다 문서 20건까지 일괄 다운로드 가능합니다. 더 많은 문서를 한 번에 다운로드 받아야 하는 경우, 드롭박스, 구글 드라이브 등 외부 클라우드 저장소와 연동하여 완료된 문서들이 해당 클라우드 저장소에 저장되도록 한 후 외부저장소에서 다운로드할 수 있습니다.

문서 작성 도중 임시저장을 할 수 있나요?

네. 임시저장 할 수 있습니다. ‘템플릿으로 문서 작성’으로 문서를 작성 중에 [임시 저장] 버튼을 클릭하여 저장할 경우, ‘처리할 문서함’에 ‘임시 저장된 문서(초안)’로 저장됩니다.

문서 유출, 유실 등에 대해 어떻게 대비하고 있나요?

문서 유출, 유실 방지를 위한 암호화된 서버 구축은 물론 주기적인 백업과 실시간 모니터링으로 DDOS 공격 등에 대한 대비와 보안상태를 유지하고 있으며 부가 기능(휴대본 본인인증, 이메일 인증, 문서 비밀번호 설정, 외부 클라우드 연동 보관, 공인전자문서센터 보관 등)을 제공 및 지속적인 추가 개발을 진행하고 있습니다.
또한 개인정보유출에 대한 사고 발생 시 보상을 위한 개인정보보호배상책임보험에 가입되어 있습니다.
아울러, 누군가 고의로 문서 유출했을 경우 해당 문서에 대한 로그 정보를 기반으로 IP와 브라우저 정보, 접속 링크 등의 정보를 통해 유출자를 특정할 수 있습니다.

공인전자문서센터에 보관된 문서 발급 요청은 어떻게 하나요?

공인전자문서센터에서 원본등록증명서를 발급받을 수 있습니다. 발급이 필요하신 경우 이폼사인 서비스팀(eformsign@forcs.com)으로 연락주시면 담당자가 확인 후 개별 연락드리겠습니다.

발급비용은 건당 1,000원(VAT 별도)외 고객요청에 따라 추가금액이 발생할 수 있습니다.

공인전자문서센터에 문서를 저장했습니다. 문서가 저장되었는지 어떻게 확인할 수 있나요?

공인전자문서센터에 저장된 이력은 아래 2가지 방법으로 확인할 수 있습니다.

  1. 완료문서함 > 문서 이력에서 확인하기
    : 완료문서함의 문서 ‘이력’에서 확인할 수 있습니다. 공인전자문서센터에 저장된 문서는 문서 이력 > 완료 단계을 클릭하면 ‘문서 보관 코드’가 나타납니다.
  2. 감사추적증명서에서 확인하기
    : 저장된 문서의 감사추적증명서를 살펴보면 최종 완료 단계에서 ‘공인전자문서센터’와 ‘문서 보관 코드’를 확인할 수 있습니다.
공인전자문서센터 보관 기능은 무엇인가요?

공인전자문서센터란 문서보관의 효율성과 안전성을 확보하기 위하여 과학기술정보통신부 장관으로부터 지정받은 법인 또는 국가기관으로 전자문서를 안전하게 보관하고, 보관하는 기간동안 전자문서 내용이 변경되지 아니함을 증명하는 인증된 기관입니다.
전자문서는 한 번 만들어지고 나면 계속해서 사본을 만들 수 있기에 원본임을 증명하기가 어렵습니다. 이를 보완하기 위해 타임스탬프 기능이 있지만, 이와 별개로 해당 문서가 원본임을 증명하는 증명서를 발급받아 법적공방에 대비하고자 하는 경우 공인전자문서센터의 보관 기능을 활용하시면 됩니다.

기존 계정의 문서를 새로운 계정 또는 다른 멤버의 계정으로 이관할 수 있나요?

네. 문서 이관 기능을 통해 보관된 문서를 새로운 계정이나 다른 멤버의 계정으로 이관할 수 있습니다.

사이드바 메뉴에서 회사 관리 > 멤버 관리에서 우측 상단 [문서 이관] 버튼 클릭 > 이관 요청자에 퇴사자 계정, 이관 대상자에 문서를 받을 분의 계정을 입력한 후 확인을 클릭하면 모든 문서가 이관됩니다.

일부 문서만 이관할 경우, [파일] 탭을 클릭하여 이관 요청자를 선택하면 [문서 목록 다운로드]가 활성화됩니다. [문서 목록 다운로드]를 클릭하여 다운로드한 파일을 열어 이관하지 않을 문서 행을 삭제한 후 저장합니다. 이관 대상자를 선택하고 저장한 파일을 업로드합니다. [확인]을 클릭하면 파일에 포함된 문서만 이관됩니다.

‘처리할 문서’를 실수로 취소해 버렸습니다. 복원할 수 있을까요?

취소된 문서의 경우, 이전 단계로 복원되지 않습니다. 문서 요청자에게 문서를 다시 전송하도록 요청하시기 바랍니다.

회사 내 같은 그룹에 속한 멤버들이 만든 문서를 그룹 멤버들이 모두 볼 수 있도록 할 수 있나요?

네. 템플릿 별로 설정이 가능합니다.
그룹에게 해당 템플릿의 문서 관리 권한을 부여하면 됩니다.
대표관리자 계정으로 로그인하여, 각 템플릿 설정>권한 설정>문서 관리 권한을 부여하면 해당 템플릿을 사용해서 그룹 내 다른 멤버들이 작성한 모든 문서를 볼 수 있습니다.

> 이폼사인 권한 구분 알아보기

문서를 삭제하고 싶은데 어떻게 하나요?

문서 관리 권한이 있는 사람만 문서를 삭제할 수 있습니다. 문서 관리 권한이 있는 사람은 ‘문서 관리’ 메뉴에서 우측 상단의 휴지통 아이콘을 클릭해 삭제하면 문서 목록에 체크박스가 활성화 됩니다.

문서 취소와 삭제는 어떤 차이가 있나요?

문서의 ‘삭제’는 문서가 완료, 또는 작업이 중도 취소된 문서를 이폼사인 클라우드에서 삭제하는 것이고, 문서의 ‘취소’는 문서의 작성을 중도에 중단하는 것으로, 이폼사인 클라우드에 남아 있게 됩니다.

완료문서 알림 메일을 삭제해도 되나요?

1. 삭제하지 않을 것을 권장합니다. 꼭 삭제해야 하는 상황이라면, 삭제 전에 반드시 해당 메일에 첨부된 완료 문서와 감사추적증명서 파일을 다운로드하여 별도로 보관해주시기 바랍니다.

2. 파일을 다운로드 및 보관하지 않고 완료 문서 알림 메일을 삭제한 경우, 문서를 요청한 상대방에게 요청하여 문서를 다시 전달 받을 수 있습니다.

※계약서를 삭제하는 행위는 사용자의 선택 사항이며 삭제로 인한 결과에 대해 이폼사인은 법적책임을 지지 않습니다.

반려된 문서는 어떻게 되나요?

문서가 반려되면, 해당 문서는 이전 단계 중 가장 가까운 수신자(멤버) 또는 참여자(멤버) 또는 시작 단계로 돌아갑니다. 문서의 내용 또한 반려된 단계의 상태로 돌아가게 되는데, 시작 단계로 돌아갈 경우 작성자가 작성을 완료했던 시점의 내용으로, 수신자 또는 참여자 단계로 돌아갈 경우 수신자 또는 참여자가 문서를 요청받았던 시점의 내용으로 돌아갑니다.

진행 중 문서함에서 문서의 상태는 ‘반려’로 표시되며, 템플릿 설정 > 알림 설정에서 문서 반려 알림을 설정한 경우 문서가 반려되었다는 알림이 발송됩니다.

문서를 잘못 전송한 경우 문서 요청을 취소할 수 있나요?

네. 문서를 수신자에게 전송한 이후, 수신자 정보를 잘못 입력하였거나 문서 내용을 수정해야 하는 등의 이유로 문서 전송을 취소할 수 있습니다.
문서를 전송하게 되면 해당 문서는 진행 중 문서함에서 확인할 수 있습니다. 진행 중 문서함에서 해당 문서 제목 명 아래 취소를 클릭하면 문서가 취소됩니다.

단, 문서를 취소하더라도 문서 사용 건수에 포함됩니다.

문서 1건으로 집계되는 시점은 언제인가요?

문서는 문서함에서 열람이 가능한 순간부터 1건으로 집계됩니다.

템플릿으로 문서 작성의 경우, 문서를 작성한 뒤 [임시 저장] 또는 [전송], [완료] 등 우측 상단 버튼을 클릭하여 문서가 이폼사인에 저장되는 순간부터 1건으로 집계됩니다.
내 파일로 문서 작성의 경우, ‘문서 작성 시작하기’를 클릭한 후 [전송] 버튼을 클릭하는 순간부터 1건으로 집계됩니다. ‘문서 작성 시작하기’를 클릭하기 이전 임시 보관함에 저장하면 1건으로 집계되지 않습니다.

생성된 문서는 설정된 워크플로우를 거쳐 완료 문서가 될 때까지 1건으로 집계됩니다.

 

문서의 ‘단계’와 ‘상태’의 차이점이 무엇인가요?
  • 단계: 단계는 워크플로우에 설정된 문서의 각 이동 단계를 의미합니다. 시작 – 완료의 기본 워크플로우에 필요에 따라 참여자, 검토자를 추가할 수 있습니다.
  • 상태: 상태는 현재 문서의 단계별 상태(진행 중, 완료, 취소 등)를 의미합니다.