문서 관리

문서 1건으로 집계되는 시점은 언제인가요?

문서는 문서함에서 열람이 가능한 순간부터 1건으로 집계됩니다.

즉, 새 문서 작성을 통해 문서를 작성한 뒤, ‘임시 저장’ 또는 ‘작성 완료’와 같은 우측 상단 버튼을 클릭하여 문서가 이폼사인에 저장되는 순간부터 1건으로 집계됩니다. 생성된 문서는 설정된 워크플로우를 거쳐 완료 문서가 될 때까지 1건으로 집계됩니다.

결재를 잘못 요청한 경우 결재 요청을 취소할 수 있나요?

네, 진행 중 문서함에서 ‘결재 요청 취소’를 선택해 주세요. 단, 결재 요청 취소가 불가능한 경우에는 아래와 같이 결재를 취소할 수 있습니다.

  1. 문서가 ‘최종 완료’ 상태인 경우: 완료 문서함에서 해당 문서를 ‘삭제 요청’한 후 새 문서 작성을 통해 새로운 결재를 진행하세요.
  2. 문서가 ‘최종 완료’ 상태가 아닌 경우
    1. 작성자의 경우: 작성된 문서가 접수되기 전까지는 진행 중 문서함에서 결재 요청 취소가 가능합니다. 접수가 된 이후에는 ‘반려 요청’을 통해 문서를 회수한 뒤 다시 결재를 요청하세요.
    2. 내부 처리자의 경우: 진행 중 문서함에서 결재 요청 취소가 가능합니다. 내부자 처리가 된 이후에는 반려 요청을 통해 문서를 회수 한 뒤 다시 결재를 요청하세요.
반려된 문서는 어떻게 되나요?

문서가 반려되었을 경우 해당 문서는 이전 단계 중 가장 가까운 시작 또는 내부자 처리 단계로 돌아갑니다. 문서의 내용 또한 시작 또는 내부자 처리 단계의 상태로 돌아가게 되는데, 시작 단계로 돌아갈 경우 작성자가 작성을 완료했던 시점의 내용으로, 내부자 처리 단계로 돌아갈 경우 처리자가 처리 요청을 받았던 시점의 내용으로 돌아갑니다. 문서의 상태는 ‘결재 반려’로 표시되며, 알림 메일을 설정한 경우 문서 작성자와 이전 단계 결재자에게 결재가 반려되었음을 알리게 됩니다.

문서의 ‘단계’와 ‘상태’의 차이점이 무엇인가요?
  • 단계: 단계는 워크플로우에 설정된 각 단계를 의미합니다. 시작 – 완료의 기본 워크플로우에 필요에 따라 결재, 내부자 처리, 외부자 처리를 추가할 수 있습니다.
  • 상태: 상태는 현재 문서의 단계별 상태를 의미합니다. 예를 들어, 결재 단계의 문서 상태는 결재 요청, 결재 승인, 결재 반려, 결재 요청 취소 등의 상태가 될 수 있습니다. 또한, 템플릿 설정을 통해 임시 저장 기간 동안의 상태를 추가할 수 있습니다. (템플릿 설정(톱니바퀴) > 워크플로우 > 작성 혹은 내부자 처리 단계에서 ‘상태 사용’을 체크한 뒤, 원하는 상태를 입력 후 저장하면, 문서 작성 및 접수 처리 시 해당 상태로 문서를 임시 저장할 수 있습니다.)