今回の記事では、協会で使われる「委任状」に関する話をご紹介します。

年に1、2回行われる定期総会や臨時総会、一定数以上の人が参加しなければ重要な意思決定を進める総会が失敗に終わる可能性があるため、出席可否を確認して委任状を受け取ることは非常に重要です。

✅ 委任状とは？

委任状とは、特定の業務を委託する際に使用する文書です。委任状の作成によって代理人に業務に対する権限を付与し、その行為に対する法的効力を認めるという意味で作成します。委任状はクレーム処理業務や不動産取引代理契約、会社設立のための登記申請、法定代理人訴訟委任、総会・理事会議決権など、個人的な業務から公的な業務まで幅広く使用できます。

✅ eformsignの導入背景

eformsignのユーザーであるA協会は、年2、3回ほど協会の会員会社と役員陣に、総会について通知し、委任状の作成を依頼していました。対面で作成を依頼することは現実的に不可能で、郵便やメールを送って非対面での作成を依頼すると時間内に収集ができず、担当者とっては毎回大変な作業でした。

eformsignの導入以前、A協会では会員会社を対象に、郵便・メールを使って委任状の作成を依頼していました。メールで委任状を送信する場合は、受け取った人が書式を紙に印刷して自筆で署名した後、スキャンしてメールで返信していました。委任状を作成する人も、作成された委任状を大量のメールとして管理している不便な状況が繰り返され、プロセスの改善方法について悩んでいました。

✅ 導入効果

A協会は委任状に関する業務プロセス改善のため、様々な手段を検討しました。その中で、電子契約サービスを総会委任状の書式にも活用できるという事実を知り、コンサルティングを進めることになりました。担当者の丁寧なコンサルティングにより、従来使用していた委任状を簡単に電子文書に変換し、多くの委任者に効率的に委任状作成を依頼するテンプレートも準備できました。

コンサルティングを通し、A協会は「一括作成機能」によって持っていた全ての問題を簡単に解決することができました。委任者のメールアドレスと携帯電話番号を一度に入力し、委任状書式を数回のクリックだけで送ることができるようになり、メールを送信してから署名を依頼して、文書の回収を待つ必要がなくなりました。

委任状の署名依頼後、業務担当者は署名を依頼した文書に対して一括作成文書トレイ内でリアルタイムで文書の状態を確認できるだけでなく、署名を完了していない委任者だけを対象に再依頼の通知を送ることができ、委任状収集をより早く進めることができるようになりました。

また、委任状を作成しなければならない受信者の場合も、これまでのような印刷・署名してスキャンするプロセス無しに、メールで受け取った委任状に入力が必要な内容を作成・署名後提出すれば良いため、多くの時間を割く必要がなく楽に作成できるようになりました。

現在、A協会はブランディング機能を活用して、eformsignのサービスをご活用されています。委任状だけでなく協会内部文書にもご使用されているほか、サービス内のロゴを協会のロゴに変更して使用したり、署名の依頼時に送信される通知メールの内容を文書の特性に合わせて修正して送ることができるため、まるで協会独自のサービスのように電子契約サービスをご利用されています。

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