建設業界では、主に建設現場で働く日雇労働者を対象に雇用契約を結ぶことが多くあります。日雇い労働者は、契約社員、正社員とは異なり、日単位や月単位など、比較的短い期間で働くため、雇用契約書の作成頻度が高く、それにより蓄まる契約書の量も必然的に多くなります。
建設現場の多くの日雇い労働者に対し、契約書を一人ずつ渡すのはとても手間がかかります。また、日雇い労働者の雇用契約期間は労働者ごとに異なり、契約期間が短いため、個人に合わせた契約書の内容を準備することは簡単ではありません。契約の完了後も、作成された数百枚、数千枚の契約書を物理的に保管し、契約満了後に個人情報が入った契約書を安全に廃棄することも企業の負担となっています。
このような非効率的なプロセスを解決するために、建設会社はDX化の一環として、日雇労働者に簡単に雇用契約書を送信し、大量の文書を安全に管理、保管できる電子契約を導入しています。今回の記事では、電子契約サービスeformsignがどのように日雇い労働契約手続きを簡素化し、業務担当者の反復業務を効率的に改善することができるかをご紹介します。
■ 電子契約の活用ポイント
労働基準法によれば、雇用契約書は正社員、契約職、臨時職など雇用形態に関係なく必ず作成しなければならない文書と定まっています。期間制及び短時間労働者保護等に関する法律第17条により、日雇い雇用契約書には、雇用契約期間、勤務時間及び休憩時間、賃金に関する詳細、勤務場所と業務内容、そして勤務日及び勤務日ごとの勤務時間が義務的に明示されなければなりません。もし、これらの内容が明示されていない場合には、500万ウォン以下(約57万円、2024年6月現在)の罰金が課せられます。
日雇い雇用契約書は、雇用形態の特性上、毎日/毎週/毎月などの短いサイクルで繰り返し作成する必要があります。従来、業務担当者は、日雇労働者に事務所への訪問をお願いしたり、全国に分布している建設現場に訪問し、対面で紙の契約書を渡す必要がありました。多くの日雇労働者に時間に合わせて契約書を渡し、署名を依頼することは、時間、費用的な面で非効率的であり、割かれるリソースは相当のものです。
加えて、日雇労働者を対象とした雇用契約書には、明示が必須となる項目が多く、各労働者で異なる勤務期間・時間・賃金に関する内容、その他の労働環境などを契約書に記載、修正して事前準備することは、業務担当者にとって大きな負担となります。 日雇労働者は比較的短期間で雇用されるため、記載が必要な項目が多いからといって記載を先延ばしにすることもできません。各個人の契約書の項目に適切な内容を記載し、渡さなければペナルティも課せられるため、より慎重に記入・作成する必要があります。
日雇雇用契約書は、一般的な雇用契約書と同様に、契約終了後も少なくとも3年間は保管しなければなりません。企業がこれを破る場合、関連法に基づいて最大500万ウォンの罰金を科せられる可能性があります。紙の契約書の場合、膨大な量の文書を保管するには、それ相応のスペースが必要であり、物理的な負担になります。また、多数の契約書を管理していると、紙の契約書の特性上、紛失・破損することも少なからず発生するため、業務担当者にとって大きな負担となります。
■ 業務プロセス改善ポイント
電子文書法の改正により、電子雇用契約書の法的効力は紙の契約書と同等のものとなりました。建設業界における日雇労働者は、労働災害が発生した場合、電子雇用契約書を法的証拠として使用することができ、事業主の建設労働者退職共済掛金の納付漏れを防ぐことができる証拠資料としても利用することができます。
電子契約サービスを導入することで、日雇労働者の雇用契約書の受け渡しプロセスを簡素化することができます。業務担当者は、勤務期間に変更があれば労働者に契約書をカカオトーク、SMS、メールなどで契約書を一括送信することができます。全国の建設現場の日雇労働者から非対面で署名を受け取ることで、業務リソースが削減され、効率が向上しました。
また、各個人で異なる契約書の項目をより素早くかつ便利に入力することができます。日雇い労働者の様々な労働条件を反映した雇用契約書を表計算ソフトの形式で簡単に一括入力することができ、雇用契約書の更新が高頻度で行われるような場合でも、業務に支障をきたさず、手書きで行う反復業務が大幅に減るため、より正確に作業を行うことができます。
電子契約サービスを通して署名された雇用契約書を管理し、保管することができます。署名された契約書は自動で分類され、文書トレイに保管された後は、簡単に検索することができます。必要に応じて、日雇労働者の契約書閲覧の状況や署名完了の状況などをリアルタイムで管理することができます。契約書の作成が遅れた場合、署名を再依頼することもできます。紙の契約書とは異なり、電子雇用契約書は署名後、自動的に安全なクラウドに保存されるため、紛失や破損の問題もありません。
電子契約によるプロセス改善により、業務担当者は、雇用契約書の事前準備、配布、保管、管理に必要だった従来のリソースを、建設現場の日雇い労働者の安全管理に割くことができます。
■ 時間・場所を問わず、誰でもかんたんに！
eformsignの電子契約サービスは、日雇雇用契約書だけでなく、下請け同意書、施設点検確認書、秘密保持誓約書など、建設業界で発生する様々な文書にご活用いただけます。
eformsignでは、文書への記入を依頼する受信者の情報を表計算ソフトの形式でコピー、ペーストすることで簡単に一括作成することができます。文書の送信は、希望の日時に予約送信することができ、署名を依頼した文書の進行状況は、一括作成文書トレイからリアルタイムで確認することができます。通知のカスタマイズを行うことで、各文書の処理ステップや文書の状態に応じて、メール、SMS、カカオトークなどにより、文書の作成依頼の通知を送ることもできます。Microsoft Office製品のプラグインを使えば、数式と関数が適用されたエクセルファイルをそのまま電子文書にすることもできます。
eformsignの柔軟なワークフローにより、ユーザーのニーズに応じて文書作成から承認、管理まで、社内の業務プロセスに合わせた方法で行うことができます。ワークフローでは、参加者の役割に応じてファイルを非表示に設定することができます。社外の参加者や検討者には一部の文書を非公開にすることで、複雑な作業も簡単に自動化することができます。また、eformsignはPC、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに完全対応しているため、PCがない状況でも、時間・場所を問わず文書を確認し、作成することができます。
eformsignで作成されたすべての文書は、eformsign独自のクラウドに安全に保存されます。eformsignでは、任意のキーワードで検索すると、キーワードを含むすべての関連文書を簡単に検索・閲覧することができます。キーワード検索だけでなく、ユーザーは特定の期間、特定の入力項目などの入力により様々な方法で文書を検索することができます。エクセルと連携する場合、保管文書のデータをリアルタイムで更新して管理することができ、入力データのCSV出力もできるため、様々な業務にご活用いただけます。
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煩雑な文書作成プロセスの簡素化、不必要な反復作業を減らし、業務プロセスを最大限に効率化することができるeformsignは、貴社の業務プロセスを改善します。
※韓国国内での事例です。
法律などの部分に関しては日本国内と異なる場合がございます。