セキュリティ担当者のための電子契約サービスの活用法をご紹介します😊
セキュリティ担当者のための、これだけは知っておきたいeformsignの活用法をお教えします！秘密保持誓約書の作成に電子契約を導入して既に使用されている方、電子契約サービスをより便利に活用したい方、各種申込書や同意書などの企業のセキュリティに関わる業務に電子契約を導入したいなら、要チェックです！
💡セキュリティ担当者、レベルアップ！
● 複数人に作成依頼する秘密保持契約書、作成依頼から回収まで時間がかかっていませんか？
企業内のセキュリティチームやIT管理部門では、企業内の情報セキュリティシステムや規則を作成・施行します。社員を対象として情報セキュリティに関する教育や、社内運用システムの管理・改善などの業務を行います。また、セキュリティ関係の認証の取得や、社内/社外のセキュリティ監査に対応するなど、企業の最も重要な資産の一つである「情報」を守る重要な部署です。
セキュリティ担当者は、様々なセキュリティシステムや運営システムの管理により、企業の重要な情報を保護を行います。従業員や協力会社、そして会社の訪問者を対象に、セキュリティ誓約書や秘密保持誓約書の作成依頼によって情報の流出を防ぐ基本的な確認を受け、秘密保持義務を課す手続きを行います。
紙の書類から電子契約に切り替えたはいいものの、社員や協力会社の担当者への誓約書の作成依頼、誓約書の取りまとめ、署名が完了した誓約書の管理に苦労されてはいませんか？
| ・毎月、四半期ごとに数百人、数千人を対象に署名を依頼しなければならず、負担になっています。 ・文書作成の進行状況をリアルタイムで確認したいです。 ・期限までに署名を作成していない人だけを対象に、誓約書の作成を再依頼したい。 ・各部署の社員、協力会社、新入社員など、作成者グループを分けて誓約書を管理したい。 ・決められた時間内に、より効率的に誓約書業務を進めたい。 |
その問題、eformsignで解決できます！😉
● 一括作成・一括送信機能で、面倒な作業もあっという間！
eformsignの一括作成・一括送信機能を使えば文書を一括で作成し、数十～数百人を対象に、一度に署名依頼することができます。既に紙文書を電子文書に変換したことで、業務時間を短縮し、効率的に使用することができたのであれば、複数名に署名を依頼する際にこの機能をご使用いただくことで、業務を従来よりもより簡単かつ迅速に処理することができるようになります！
以下の方法で一括作成・一括送信機能を使用することができます。
1) 一括で送信する文書を「テンプレート」として登録
2) 受信者情報と各受信者ごとの入力項目データをエクセルファイルのアップロード、または直接編集して入力
3) 文書プレビューを通じてデータが正確に入力されたか、エラーがないことを確認
4) 文書を送信すれば完了！
1件ずつ文書を作成・署名依頼する手間が省けるので、業務にかかる時間をさらに短縮できること間違いなしです！
| ✔️ 大量の文書もかんたん送信！ プレビュー機能：文書の送信前に文書に記載される内容をプレビュー形式で確認することができます。 エラー通知機能：入力されたデータのうち、必須項目が入力されていない場合や、無効な値が入力されている場合はeformsignからエラーが通知されます。エラーの内容が表示されるので、簡単にエラーが出ている箇所を修正することができます。😊 |
署名を依頼するだけでなく、受信者の文書の確認・作成に時間がかかることもあります。一括作成・一括送信機能で送信した文書なら、一括作成文書トレイから各文書の送信状況・応答状況などの内容を確認することができます。
また、詳細表示ボタンをクリックして各文書の詳細を見ることができるほか、各文書に対する再依頼、キャンセル、ダウンロード、入力データのCSV形式での出力などを行うことができます。特に、決められた期限内に作成しなかった受信者を対象に「再依頼」を送信することで、文書を迅速に回収することができます。
一括作成文書トレイは、部署ごと、グループごとに分けて文書を管理できるというメリットもあります。例えば、一括作成・一括送信機能で社員グループ、新入社員グループ、協力会社グループなどに分けて誓約書の署名を依頼すると誓約書をグループごとに分けて確認することができ、より体系的な文書管理が可能となります。
このように一括作成・一括送信機能を使うことで、セキュリティ担当者は、社員、関係会社、訪問者などに秘密保持誓約書を一度に送信・署名依頼し、業務の進行状況をリアルタイムで確認しながら業務を迅速かつかんたんに進めることができるようになります。また、署名完了後に必要なファイルの保存もeformsign側で行うので、手動で保存する手間が省け、管理もかんたんです。
| 🗨️ 社員の名前とメールアドレス、携帯電話番号を記載したエクセルファイルをアップロードするだけで、数百件の誓約書を自動的に作成できるようになりました！ 🗨️ 誓約書に署名をもらうまでただ待っているだけで、再依頼ボタンを押すだけで集計をより効率的に行うことができるようになりました。 🗨️ 署名の記入状況を署名者に逐一確認せずとも、システムからリアルタイムで確認できるので便利です。 🗨️ 秘密保持誓約書以外にも、複数人に記入してもらう必要があるセキュリティ教育申込書やアンケートなどの業務に役立っています。 |
💡補足
「一括作成文書管理」機能で、チームメンバーや関連部署と共同で文書を管理！
「一括作成文書管理」機能を使うと、他のメンバーが一括作成・一括送信機能で作成した文書を他のメンバーと共同で管理することができます。
文書の処理状況を 逐一担当者に伝える必要が省けるため、リアルタイムで文書の状況を共有しつつ、より効率的に業務を行うことができます！
電子契約の導入がまだお済みでないなら、eformsignの無料トライアルをお試しください。
電子契約の知識を持ったスタッフが、導入から使用方法のレクチャーまで、
御社のDX化をお手伝いいたします。😊