[仕事上手の裏ワザ] ② URLで文書作成 : 電子契約、不特定多数にURLで署名依頼をかんたんに！

仕事上手の電子契約、eformsign！
eformsignを上手く使って、業務を効率化できる様々な裏ワザをご紹介します?

✅ こんなときに便利な機能はありますか？

  • 相手方の連絡先が分からないですが、署名をもらいたいです
  • 不特定多数のユーザーに100件の同意書作成をしてもらいたいです
  • ホームページ、社内チャット、メールなどでURLを共有したいです

✅ URLで文書作成

eformsignはURLでの文書作成機能を提供しています。本機能により、文書作成URLを作成して不特定多数に文書作成を依頼することができます。テンプレート管理メニューからワークフロー設定タブをクリックし、開始ステップで本機能を有効化することができます。作成したURLをコピーして自由に共有したり、送信することで、相手のメールアドレスや電話番号が分からなくても、文書の作成を依頼して署名を受け取ることができます。

✅ URLでの文書作成 Tips！

1. 完了した文書を自動で不特定の作成者に送信する

メールアドレスも電話番号も知らない不特定の作成者が完了した文書を受け取りたい場合、不特定の作成者にも完了した文書が自動送信されるように設定できます。

※1 テンプレートの完了文書の自動受信設定をしておき、文書作成後に提出ボタンを押すと現れる文書提出ポップアップウィンドウに本人がメールアドレス・電話番号を入力すると、完了した文書を自動的に受け取ることができます。

※2 完了文書自動受信設定:
完了した文書を指定したユーザーに自動送信する機能です。(テンプレート通知設定で変更可能)

2. URLをQRコードに変換して使用する

オンライン上ではURLを共有できますが、オフライン環境でも文書作成を依頼する場合も少なくありません。その際は文書作成URLをQRコードに変換すると便利です。QRコードを作成するために他のサービスや別ツールを使用する必要はなく、QRコード生成ボタンを押すだけです。作られたQRコードはウェブサイトに掲示したり、印刷することで共有して文書作成を依頼することができます。作成者はモバイル機器のカメラでQRコードをスキャンして文書を作成することができます。

3. 作成可能な文書数を制限する

不特定多数に文書作成を依頼する際、作成する文書数を予め決めておく場合もあります。一定数以上の文書の作成は必要無い場合、作成可能な文書数を制限することができます。特定のテンプレートで作成されたURLから生成可能な文書数を設定できます。
例）先着50名から申込書を受け取る場合、本機能を使用することで50名が文書作成を完了するとURLが無効化されます。

✅ 一括作成＆一括送信とURLでの文書作成、2つの機能の違いは？

✅ ここが知りたい！URLでの文書作成

1. URLで文書を作成する際、相手方がeformsignにログインする必要はありますか？
URLで文書作成機能で文書を作成する場合、相手方はeformsignにログインしたり会員登録をする必要ありません。

2. URLから文書を作成する際、追加料金はかかりますか？
URLで文書作成機能の使用に追加料金は発生しません。全ての料金プランでご使用いただくことができ、チャージ型料金プランで文書を1件のみチャージして使用するお客様でもご利用いただける機能です。

​3. どんな基準で文書を1件使用したとカウントしますか？
URLから文書の作成を依頼する場合には、不特定のユーザーがURLから文書を作成後、送信した時点で1件使用したとカウントされます。

✅ eformsignチームでの活用例！

– eformsignチームではこんなときに使っています！

  • 定期教育の申請書

ご利用ユーザーに毎月配信しているメールマガジン、eformsignホームページ内のポップアップウィンドウにURLを挿入して、eformsignの定期教育の申請書を受け取っています。

  • 電子署名の体験フォーム

展示会やオフラインセミナーブースでQRコードを印刷してイベントで使用しています。展示会の参加者がQRコードをスキャンすると、eformsignのサービスを体験できるほか、文書を送信すると参観客のメールアドレス宛に完了した文書を送信し、eformsignサービスの広報にも積極的に活用しています。

  • 展示会のコンサルティング申請書

展示会の事前広報の際に、会場でのコンサルティングの予約申請をeformsignで受け付けています。ネイバーブログやホームページポップアップまたはメールなどで展示会への参加を広報し、コンサルティング申請書をURLで共有し、事前予約を受け取っています。

– eformsignのユーザーはこんなときに使っています！

  • 安全守則誓約書

現場を訪問する雇用者・訪問客が毎回手書きで作成・送信しなければならなかった誓約書を、eformsign導入後には現場入口にQRコードを掲示し、その場でスマホで作成して提出することができるようになりました。
これにより、記載の漏れなく、より便利に誓約書を管理できるようになりました。

  • 会員登録申請書

自社ホームページ・カカオトークチャンネルで申込書作成URLを共有後、加入申請を希望する場合は顧客が当該URLをクリックしたらすぐに申込書を作成することができます。申込書で確認・追加作成しなければならない箇所がある場合、担当者が追記する方式で新規会員を管理しています。文書作成の完了後は、自動的に会員に完了文書が送信されるように設定し、フィットネスセンター内での紙の使用を最小限に抑えています。

  • 入居予定者委任状

入居予定者のネイバーカフェ・団体カカオトークに総会関連のお知らせをアップロードし、総会に参加できない入居予定者も委任状を作成できるよう、URLを共有して署名を依頼しています。以前は郵便やメールで何度も依頼していたため、時間がかかり管理も難しかったですが、今は早ければ1日以内に委任状を収集できるようになり、業務が効率化できました。

✅ eformsignの「URLで文書作成」機能を使ってみたい場合は？

eformsignは簡単な会員登録をするだけで1か月の無料トライアルをお試しいただけます！ 無料トライアル期間中もeformsignの全ての機能をご使用いただけます。クレジットカードの登録は必要無く、自動決済は行われません。無料トライアルを始めて、URLでの文書作成機能を実際にお試しください！

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2023年8月8日