2024年7月アップデートのお知らせ

[新機能] ゴミ箱機能

ゴミ箱機能が新たに実装されました。文書を削除すると、文書はすぐに削除されずゴミ箱に移動します。ゴミ箱内にあるファイルは再度閲覧可能な文書として復元することができます。

  • ゴミ箱メニューはすべてのメンバーに対して表示されますが、権限(代表管理者、文書管理者、メンバー)によって、表示される文書リストと行える操作は異なります。
  • 削除された文書はゴミ箱に移動され、14日後に自動的に完全削除されます。また、ゴミ箱内のファイルは手動で完全削除/復元することができます。
  • 文書の復元は、手動で削除された文書に対してのみ行うことができます。
  • ゴミ箱にある文書は、本人が削除した場合は本人が完全削除することができます。自動削除された場合は代表管理者または文書管理者のみが完全削除することができます。権限によって完全削除できる文書は異なります。
  • 権限ごとの削除可能な文書は以下の通りです。
    • 代表管理者：会社内の所属メンバーが作成したすべての文書(文書管理メニューで確認可能な文書)
    • 文書管理者：削除権限を持っている文書(文書管理メニューから設定)
    • メンバー： 要処理文書トレイで本人が作成した文書(下書き文書を含む)のうち、本人に差し戻された文書

✅️ゴミ箱から文書を完全削除する方法

  1. ダッシュボードのゴミ箱メニューをクリックしてゴミ箱に移動します。
  2. 文書名の下にある完全削除ボタンをクリックします。複数の文書を完全削除する場合、文書名の左側のチェックボックスを選択後、画面上部の完全削除ボタンをクリックします。
  3. 完全削除のポップアップ画面で削除ボタンをクリックすると、文書がシステム上から完全に削除されます。

❗注意： 一度完全削除した文書は復元できません。

✅削除された文書の復元方法

  1. ダッシュボードからゴミ箱メニューをクリックしてゴミ箱に移動します。
  2. 文書名の下にある復元ボタンをクリックします。複数の文書を復元する場合、文書の左側のチェックボックスを選択後、右上の復元ボタンをクリックします。
  3. 復元のポップアップ画面で復元ボタンをクリックすると、文書が元の文書トレイに復元されます。

❗注意：保管期間を過ぎ、自動的に削除された文書は復元することができません。

[新機能] セキュリティの強化

よりセキュリティを強化するため、以下のようなセキュリティ機能の実装が行われます。

1. ログイン時の二段階認証

  • ログイン時の二段階認証を有効化すると、アカウント保護のため、ログイン時にGoogle Authenticator、メール、SMS認証を使用して追加認証を行います。
  • 会社管理 > セキュリティ管理 > ログイン設定 から、代表管理者のみが設定できます。
  • 本機能を有効にすると自動的にログアウトされ、その後のログイン時には、二段階認証が必要になります。
  • 基本認証方式はデフォルトではGoogle Authenticatorによる認証に設定されています。
  • 基本認証方式は、本機能が有効になっている場合のみ、他の方式に変更することができます。
    • Google Authenticatorによる認証
    • メールによる認証
    • SMSによる認証

2. 重複ログイン防止機能

  • 同一アカウントの重複ログインを防止する機能です。
  • 会社管理 > セキュリティ管理 > ログイン設定 から代表管理者のみ設定することができます。
  • 本機能を有効にした場合、最後に接続・ログインした機器・ブラウザのみログインが維持され、それ以外からすべて自動的にログアウトされます。
  • 本機能を有効化後、自動ログアウト時間の設定と自動ログアウト通知の表示時間の設定を変更することができます。
  • ログイン後一定時間操作が検出されない場合、自動的にログアウトされるまで時間を設定することができます。最短10分から最長1,440分(24時間)の間で設定することができます。
  • 自動的にログアウトされる通知のポップアップを表示するタイミングを設定することができます。自動ログアウトの時点から数えて30秒～300秒の間で設定することができます。

3. 非アクティブユーザーのログイン制限機能

  • 一定期間eformsignに接続していないアカウントのログインを制限する機能です。
  • 会社管理 > セキュリティ管理 > ログイン設定 メニューから、代表管理者のみ設定することができます。
  • 本機能を有効化すると、有効化時点から一定期間以上eformsignに接続していないアカウントのログインを制限します。
  • 長期未接続期間の設定は、長期未接続のログイン制限を適用する期間を設定することができ、最小7日から最大365日まで設定することができます。
  • ログインが制限されたアカウントは、管理者に要請して制限解除後、サービスを利用することができ、制限解除は会員管理画面で行うことができます。

4. 操作履歴管理メニューの実装

  • eformsignサービスへの接続に関する操作履歴の確認や、CSVファイル形式で操作履歴のダウンロードなどを行うことができます。
  • 会社管理 > 操作履歴管理メニューから、代表管理者のみ確認することができます。
  • アクセス履歴：eformsignサービスへの接続に関する操作履歴を確認することができます。
  • 情報修正履歴：メンバーの個人情報変更に関する操作履歴を確認することができます。
  • ダウンロード履歴：ダウンロードに関するメンバーの活動履歴とダウンロードの理由を確認することができます。
  • 権限管理履歴：権限管理メニューでの操作履歴を確認することができます。

5. 単純なパスワードの設定防止機能

アカウントのセキュリティ強化のため、パスワードの設定ルールが強化されました。同一文字や連続した数字・アルファベットの入力が制限されます。
※設定できないパスワードの例：1111,1234、aaaa、abcd、qwer(キーボード上で隣り合う文字)

2024年7月5日