近年よく話題になる「DX化（デジタルトランスフォーメーション）」、何から手を付けていいか、困っている方も多いと思います。今回の記事では、DX化がなぜ必要なのか、まず初めに簡単に行うことができるDX化の方法は何があるのか、そして様々な業務のDX化事例をご紹介します。

✅ DX化の必要性

在宅ワーク、スマート家電、電子決済など、既にDX化は私たちにとってなじみのある言葉となっています。しかし、DX化が一体なぜ必要なのでしょうか？

DX化は基本的に新型コロナウイルス感染症(COVID‑19)によって非対面による業務の必要性が加速化し、浮上しました。すでに韓国社会は様々な業種の様々な分野でデジタル化が進んでいました。新型コロナウイルス感染症の影響により在宅ワークが日常化するにつれ、大企業と特定の業種だけで行われていた非対面による業務方式が広まっていきました。

ESGが一つの経営トレンドとして登場し、DX化の必要性が改めて強調されました。ESGは持続可能な成長のために経済的収益性だけでなく、社会的責任と環境を考慮して持続的に企業価値を高めていく経営活動です。近年ESGは世界的な関心を集めており、企業の経営において考慮すべき必須要素となっています。

こうした外部的な理由からDX化を進めることもありますが、直接的な「業務効率の改善」を求めてDX化を始める企業も少なくありません。DX化をうまく業務に取り入れることで、これまで業務にかかっていた時間と費用を減らし、面倒で不便だった業務プロセスを効率的に改善することができます。

✅ 早くて効果的なDX化の方法

最も早くて効果的なDX化の方法は何があるでしょうか？それは、日常的な業務で使用される紙文書を変えることです。 韓国においては2020年、電子署名及び電子文書関連法が改正されたことにより、電子文書の法的効力がより確実となったほか、日本においては電子帳簿保存法、e-文書法により紙文書の電子データによる保存の容認、電子署名法により電子化した書類の法的効力について定めています。

また、近年クラウドサービスが広く使われるようになり、システム構築や高額な費用によりDX化をためらっていた企業がDX化に手を出しやすくなりました。クラウドサービスは構築とメンテナンスに必要な費用も技術者も必要なく、サービス導入と同時に実務で利用することができます。

契約書、申請書、同意書のような様々な業種、全ての部署でよく使われる文書に署名が必要であり、紙文書が使われることを考えてみれば「電子文書」への移行がペーパーレスに効果的であることは明らかです。そのほか、紙文書はその処理にかかる時間と文書保管・管理のリスク、紛失・毀損のリスクなども抱えています。

このような煩わしく不便な業務をDX化すれば、コストを下げ、業務はより効率的に、そして保管はより安全に行うことができます。時間と空間の制約無く業務を処理でき、既存の紙文書をデータ化する必要もなく、数回のクリックと検索だけでデータを活用できます。また、セキュリティや偽造·改ざんのリスクは紙文書よりもずっと低いため、紙文書による業務を続けることは非効率的です。

✅ DX化の成功事例

紙文書を使用した業務をDX化により業務プロセスを改善し、業務効率を高めた企業の事例をご用意しました。
DX化のご参考になれば幸いです。

1) 化学製造業 A社

A社は企業内の約50種類の社内文書を電子化するため、様々な方法を検討していました。システム構築をしようと考えていたため、DX化に必要な費用と時間が負担となり、意思決定が先送りとなっていました。

しかし、構築費用なしで月額平均1万円台のリーズナブルな価格でDX化を成功させることができました。雇用契約書、運転手出入場確認証、現場安全点検票のような様々な文書の送信・管理・データ整理・データ活用まで全て、電子契約サービス一つで解決しました。

特に、作成が完了した文書の自動保存機能により、文書の管理者の負担が軽減されました。これにより月平均200～300件ほどの大量の文書を1人の社員が管理しています。

2) 電気工事業 B社

B社の場合には労働基準法の改正による「賃金明細書の交付義務」が発生したことにより業務のDX化を考え始めました。業種の関係上日雇い労働者が多いため、雇用契約書と給与明細書の計数百~数千枚の文書を作成し管理する必要があり、業務上の負担でした。

定期的に作成する日雇い雇用契約書と毎月交付する給与明細書··· その量は膨大で、担当者は文書保管のためのコンテナまで契約し、文書を保管・管理する場所とそのコストが必要でした。

電子契約サービス導入後には膨大な量の雇用契約書と給与明細書をカカオトークやSMSにより自動交付することで、労働基準法を遵守できるだけでなく、物理的な空間が必要なくクラウドサーバー内に文書を自動保存し、安全に保管しています。

特に、必要な文書を一度の検索で見つけることができ、従業者と管理者の両方が満足できるDX化が実現できました。

3) 製造業 C社

C社は全国に工場がある製造会社です。雇用契約書作成のために人事担当者が都度工場を訪問して顔を合わせて契約書を作成する必要がありました。紙の消費量が膨大なだけでなく、現場を訪問する時間と費用が負担となりっていました。他の業務も行う必要があるため、雇用契約シーズンは残業続きでした。

現在は事務室に座り、カカオトークとSMSで従業員に非対面で契約書の署名を依頼しています。大量の雇用契約書をリアルタイムで進行状況を確認し、完了した契約書を安全に保管することができ、担当者は勤労契約書を送った後、他の業務に集中できるようになりました。

✅ 仕事上手な人の電子契約、eformsign

早くて効果的なDX化が可能なeformsignは誰でも、いつ、どこでも簡単に、別途のシステム構築無しに「リーズナブルな料金プラン」でご利用いただける「電子契約サービス」です。法的効力を持つ契約書、申請書、同意書のような膨大な文書をメールやSMSなどで作成し署名して送信、安全に保存できるため、DX化をどうやって始めるかお悩みの方にお勧めしております。

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