eformsignを使って電子文書を作成した後は、電子文書に合わせた文書の管理方法が必要です。
文書管理において特にお客様にご活用いただいている機能の一つが「共有文書機能」です。この機能を活用することで、社内の各部署や事業所ごとに文書を自動で共有し、業務を効率化することができます。
今回は、この共有文書機能の活用方法と使い方について、詳しくご紹介します。
共有文書機能の特長
1. 事前設定により文書を自動共有できる
事前に自動共有ルールを設定しておくことで、共有ルールに従って文書が共有文書トレイに振り分けられ、各共有文書トレイの参加者に共有されます。
例）自動共有ルールで「文書タイトルに含まれる単語」に「人事部」、「文書のタイプ」に「雇用契約書」と設定しておくことで、「雇用契約書」テンプレートで作成された文書のうち、文書タイトルに「2024年度」が含まれるもののみ共有文書トレイに共有することができます。文書タイトルは作成時の設定で自動命名ルールを設定することができます。
2. チーム、事業所ごとの文書管理がしやすい
チーム、事業所ごとに共有文書トレイを作成することで、チーム、事業所ごとに文書を共有することができます。共有文書トレイの権限以外で文書を他のメンバーに公開しないよう設定することで、チーム、事業所ごと独立した文書の管理体制をつくることができます。
また、各チーム、事業所の管理者は複数の共有文書トレイに参加することで、全体の管理を行うような運用も可能です。
3. 文書の進行状況がひと目で確認できる
共有文書トレイ内の文書は、誰がいつ作成し、現在誰のアクションが必要かひと目で確認することができます。文書の状態はリアルタイムで更新されるため、常に最新の情報を得ることができます。
また、作成したテンプレート、文書の進行状況、その他キーワードによる検索も行うことができます。
共有文書へのアクセス方法
無料トライアルを含む全てのプランで、上記の「共有文書」メニューからアクセスすることができます。
共有文書トレイ機能を利用することによる追加料金は一切ございません。
使い方
こちらの記事からより詳しい使い方をご確認いただけます！
まとめ: eformsignで効率的な文書共有を実現
eformsignの共有文書機能を使うことで、文書を自動的に各文書トレイに振り分けることができ、チーム、事業所ごとの管理を体系的かつ効率的に行うことができるようになります。他社電子契約サービスではチーム、事業所ごとに同様の体制を作ろうとすると、チーム、事業所の数だけ料金が発生する場合もあるため、費用面で見てもメリットがあります。
会社の規模が大きくなるほどチームや事業所単位での管理が重要となります。特に大企業や複数の事業所を持つ場合、企業の体系的な管理が必要となるビジネスシーンにおいて、eformsignの文書共有機能が役立ちます。機能についてのお問い合わせや導入についてのお問い合わせは以下からお願いいたします。