あらゆる商品が消費者のもとに届くには、物流サービスが欠かせません。物流センター、販売店、保管・輸送の過程アウトソーシング業界は、人材供給、採用代行、専門請負プロジェクトを主に行います。有能な人材を探し、雇用契約を締結することが主な業務です。しかし、人材中心のサービス構造のため、変化する環境の中で様々な課題に直面しています。多くのアウトソーシング会社がDX化を試みていますが、実際に適用し、業務効率化の成果を出すことには課題が少なくありません。
契約締結の際には対面で行われるため、雇用者との契約のために全国の事業所を訪ねる必要があるなど、様々な課題を抱えています。今回は、クラウドベースの電子契約サービス「eformsign」により 雇用契約の締結 を行うことで反復作業を減らし、時間コストを削減することができるのかご紹介いたします。
■ 電子契約の活用ポイント
雇用契約書は、労働基準法に基づき、すべての事業所で義務的に作成し、雇用者に送付する必要があります。また、雇用契約書及びそれに関連する書類は、雇用契約終了から3年間保存しなければなりません。契約書を作成するだけでなく、契約書を雇用契約終了後も長期間保管しなければならないのは、事業者にとって無視できない負担です。 特に、短期期間制雇用者が多い場合や、年俸契約書を毎年新たに作成する場合など、書類の更新が多い場合には書類の保管場所・保管コストが課題となります。また紙文書による管理は紛失や破損のリスクがあり、必要時に契約書を探す際には多くの時間がかかります。
アウトソーシング業界では数百、数千人の雇用者を対象に契約書を作成し、送付するという課題があります。特にアウトソーシング業界の場合、入退社がよくあり、管理スタッフ一人あたりの業務負担が大きい傾向があります。しかし、これを解決するために独自のソリューションを導入しようとすると、多額の費用が負担となり、数千枚の書類を分類して保管するコストや手間もかかります。従来の対面による雇用契約の場合、各事業所で働く被雇用者を訪問するために業務時間の大半を費やしていました。また、必要に応じて担当者は、過去に作成した契約書や、人材管理のための書類の準備などに時間がかかり、担当者は常に書類の処理に追われていました。
■ 業務プロセス改善ポイント
電子文書法の改正により、電子文書の法的効力が認められ、電子雇用契約書によって雇用契約を締結することができるようになりました。対面契約を行っていたアウトソーシング企業がeformsignの電子契約サービスを導入することで、業務プロセスを改善し、業務の効率を最大化することができるようになりました。
これまで対面で行っていた業務をワークフローの設定により自動化し、修正する度に契約書の確認依頼、文書を印刷して行う対面での署名依頼が必要なくなり、多数の契約書を一括作成し、一括送信することができるため、不必要な繰り返しの業務を減らすことができました。契約書の作成および集計もSMS、カカオトーク、メールのうち、好きな方法で通知の依頼を送ることができ、はるかに簡単になりました。さらに、各被用者・事業所の契約内容をeformsignのモニタリング機能により、オフィスでリアルタイムで確認することができるようになりました。さらに契約書作成後の自動送付・保存により、管理を簡素化することができました。
■ 時間・場所を問わず、誰でもかんたんに！
eformsignの電子契約サービスは、雇用契約書だけでなく、秘密保持誓約書、個人情報取扱同意書などの実務で使用する様々な文書にご利用いただけます。
契約書のように、文書内の氏名、住所、日付など、同じ内容を繰り返し記入しなければならない場合、文書の長さや入力項目の量によって時間もかかり、記入者への負担となります。このような作業はヒューマンエラーの原因にもなり、万が一発生した間違いを膨大な記入内容から探し、修正するのは容易ではありません。このような問題を解決するため、eformsignでは自動入力機能をご提供しています。入力項目を設定する際、複数の入力項目IDを同一に設定しておくことで、各項目の入力値を共有することができます。これにより、1箇所の入力項目に内容を入力するだけで、同一IDのすべての入力項目に対して同じ入力内容が反映されます。
さらにeformsignでは、 ワークフローの設定により、業務プロセスに合わせた文書の作成・承認・管理を行うことがeformsignではワークフローの設定により、ユーザーが必要な業務プロセスに合わせた自由度の高い文書作成、承認、管理を行うことができます。 eformsignのワークフローは、ワークフロー参加者の権限に応じたファイルの表示/非表示の設定や、社外の参加者・検討者に文書の一部を非表示にするような設定も行うことができるため、煩雑な業務も簡単に自動化することができます。パソコン、タブレット、スマートフォンなどのデバイスに完全対応しているため、パソコンが使えない状況でも、時間・場所を問わず、文書を確認・記入することができます。従来的な文書のスキャンやメールによる文書の送受信などのプロセスを無くし、非対面でも簡単かつ便利に契約を締結することができます。
• 安全性：eformsignで作成されるすべての文書は、eformsign独自のクラウド上に保存されます。これにより文書の紛失や毀損から重要な文書を守ることができます。
• 検索性： キーワード検索を行うことで、キーワードが含まれる文書を簡単に抽出し、閲覧することができます。また、作成日、文書への入力情報などの情報をもとにして検索を行うことができます。
• 管理性：Google Sheets、Excel Onlineと連携すると、文書に入力した値をエクセルシート上に出力することができます。CSV形式の入力データ出力も可能なため、入力値を他システムに渡すことでデータをご活用いただくことができます。
アウトソーシング業界のDX化、eformsignの電子契約で始めてみませんか？
煩雑な文書作成プロセスの簡素化、不必要な反復作業を減らし、業務プロセスを最大限に効率化することができるeformsignは、貴社の業務プロセスを改善します。
※韓国国内での事例です。
法律などの部分に関しては日本国内と異なる場合がございます。