フランチャイズ企業が新規ブランドを立ち上げ、新規加盟店を出店するためには、最新の市場動向と顧客のニーズを正確に把握する必要があります。さらに、フランチャイズプロジェクトが拡大するにつれて細分化される組織と増えていく加盟店を体系的に管理するためには、さまざまな方策が必要となります。多くのフランチャイズ企業は、管理者が業務を体系的にモニタリングすることで管理を一元化し、担当スタッフと加盟店オーナーが簡単かつ便利にコミュニケーションできるよう、DX化を試みています。
フランチャイズ加盟店の拡大・管理は時間との戦いです。しかし、いまだに契約の締結が対面により行われていることで、フランチャイズの本部では、様々な不便さを感じてしています。今回の記事では、加盟契約書と文書管理に必要な機能を備えた「電子契約サービスeformsign」がどのように加盟本店と加盟店間の契約プロセスを改善し、従業員間のコミュニケーションを活性化させるその効果についてご紹介いたします。
■ 電子契約の活用ポイント
フランチャイズ加盟契約とは、加盟店が本部の商号、商標などを使用して営業活動を行う代わりに、フランチャイズ営業に関して本部から管理を受け、これに対する対価を本部に収める契約です。契約にあたり、本部と加盟店間で作成する文書が加盟契約書です。加盟契約書は、フランチャイズ事業に関する全般的な内容のほか、契約の目的及び詳細な契約内容と、契約に関する必要事項の規定などが記載されます。一般的な契約書と同様に、契約書作成後は契約日を記載し、契約者双方が署名・押印を行います。
加盟契約書は、フランチャイズサービスに関する問題が発生した際に効力を発揮するため、明確かつ詳細に作成する必要があります。このため、フランチャイズ本部は保守的に加盟契約書を作成しており、フランチャイズ本部の担当者と加盟店オーナーが対面で約40枚にも及ぶ契約書を一枚ずつ手書きで記入し、2時間ほどかけて完成させる場合もあるといいます。さらに、フランチャイズ本部は、加盟取引法第11条第3項により、加盟契約書を加盟事業者との取引終了日から3年間に渡り保管する必要があります。これに違反した場合、加盟本部は1千万ウォン(約115万円、2024年6月現在)以下の違反金が課せられます。しかし、増え続けていく加盟店に対し、加盟店舗あたり数十枚に及ぶ契約書の管理と、複数の部署間で紙の契約書を受け渡し、確認・決裁することによる契約書の破損も頻発しています。
■ 業務プロセス改善ポイント
電子文書法の改正により電子文書の法的効力が認められたことにより、最近多くのフランチャイズ本部が業務の効率化と体系的な文書管理などの理由から電子契約を導入しています。加盟契約を電子化することにより、時間と場所に縛られることなく契約を結ぶことができ、体系的な文書管理、紛失・破損などの問題を未然に防ぐことができます。
これまでは契約書を作成するために加盟店オーナーが本部を訪問したり、本部が加盟店オーナーのもとを訪ねて対面で契約を行うことが一般的でしたが、現在は非対面でより便利に署名を行うことができるようになりました。 eformsignでは、電子契約書作成に必要な電子サインや電子印鑑などの基本的な機能から、加盟契約書作成に必須な機能である写真撮影、実物印鑑スキャン、添付ファイル、手書き(なぞり書き)機能などを使用することができます。特に手書き機能は、契約書を本人が作成したことをより確実に証明するために使用することができます。これにより、複雑な加盟契約書を簡単に電子文書に変換し、使用することができます。加盟本部と加盟店オーナーが契約書を作成し、すぐに画像・付属ファイルの添付を行い、契約に必要なすべてのプロセスを簡単に解決することができます。
■ 時間・場所を問わず、誰でもかんたんに！
eformsignの電子契約サービスは、加盟契約書だけでなく、広告・販促事前同意書、取引基本契約書、発注書、雇用契約書など、フランチャイズ企業が加盟店とのやり取りで使用するあらゆる文書をクラウド上から簡単に使用することができます。広告費の同意書など、新たに加盟店オーナーの同意を得なければならない場合でも、電子署名によって時間と費用を削減し、方針を固めることができます。
eformsignは、システム開発に関する知識がなくても、ご使用されている文書ファイルをアップロードするか、eformsignのOfficeプラグインを利用することで、エクセル、ワード、パワーポイントで簡単かつあっという間に電子文書を作成することができます。また、数式と関数が入ったエクセルファイルもそのまま電子文書化することができるため、複雑な計算を簡素化し、繰り返し作業を自動化することができます。また、同様の内容は自動的に入力されるように設定することで、同様の内容を繰り返し入力する過程で発生するヒューマンエラーを最小化します。
さらに、ワークフローの設定を幅広く自由に行うことができるため、ユーザーが必要な業務プロセスに合わせて文書の作成から承認、管理まで様々な方法で進めることができます。ワークフロー参加者の権限に応じてファイルの非表示や表示領域をカスタマイズすることができるため、社外ユーザーに対してのみ文書を一部非公開するような設定を行うこともできるため、複雑な決裁フローも簡単に自動化することができます。また、パソコン、タブレット、スマートフォンなど幅広いデバイスに完全対応しているため、パソコンがない状況でも時間・場所を問わず文書を確認・作成することができます。書類のスキャンやメール送信による文書のやり取りを行わずとも、非対面かつ便利に契約を締結することができます。
eformsignで作成されたすべての文書は、eformsign独自のクラウドに保存されます。保存された文書は任意のキーワードで検索することで、キーワードと文書名や内容が一致する文書を簡単に検索・閲覧することができます。検索の際はキーワードだけでなく、特定の期間、入力項目など複数の条件で検索することができます。また、Excel OnlineやGoogle スプレッドシートと連携することで、保存されている文書への入力データをリアルタイムに反映・管理することができます。この入力データはCSV形式で出力することもできるため、他の業務への活用や、他システムとの連携に使用することができます。
フランチャイズ企業のDX化、eformsignの電子契約で始めてみませんか？
煩雑な文書作成プロセスの簡素化、不必要な反復作業を減らし、業務プロセスを最大限に効率化することができるeformsignは、貴社の業務プロセスを改善します。
※韓国国内での事例です。
法律などの部分に関しては日本国内と異なる場合がございます。