eformsignはお手軽に電子契約を作成・管理することができる電子契約サービスです。最近は特に、訪問看護や介護などの現場でご使用いただくケースが増えています。
今回の記事では、 訪問看護や介護などの現場で よく使われる「サービス契約書」を対象に、eformsignを使って実際に作成する手順を流れに沿って詳しくご説明します。
まだサービスへのご登録がお済みでない方は、こちらからeformsignにご登録ください。登録すると一定期間文書作成を無料でお試しいただけます。
サービス契約書について
訪問看護や介護などの現場で よく使われる「サービス契約書」 ですが、契約書だけでなく、提供するサービスの契約内容や料金に関する情報が含まれます。
記入する項目としては
- 契約者様の氏名
- 契約日
- 署名代行人、立会人、代理人などの有無
- 同意の印鑑
- 附属書類の添付
など、1つの文書に様々な情報の記載が必要となります。
eformsignなら、記載する場所の明確化、記載漏れの防止、重複した内容の自動入力など、紙で作成するよりも快適に文書の作成を行うことができ、管理面・利用者満足度の面からも好評をいただいています。
用意するもの
サービス契約書ファイル(PDF形式、複数ファイルも可)、登録済みのeformsignアカウント(無料トライアル中でも可)
※対面で記入して貰う場合、相手方のメールアドレス/電話番号は必須ではありませんが、本人確認や記入完了後の文書共有のために用意しておくと便利です。
1. eformsignサイトにログイン
まずは、eformsignの公式サイトにアクセスし、作成済みのアカウントでログインします。
画面右上の「ログイン」ボタンからログインしてください。
ログインすると以下のような画面が表示されます。
2. 文書ファイルをテンプレートとしてアップロード
- 画面左上の三本線(≡)をクリックしてサイドメニューを開きます。
- 「テンプレート管理」をクリックします。
- 画面右上の「新規テンプレートで作成」をクリックします。
- ファイルをドラッグ＆ドロップするか、「PCからファイルを選択」をクリックして、サービス契約書ファイルをアップロードします。
- 文書への参加者を追加します。参加者が2名であればそのまま右下の「OK」ボタンをクリックします。(「デザインする」タブの左上の「参加者を追加」からいつでも変更可能です)
3. テンプレートの設定
🔸 入力項目の配置
サービス契約書に必要な入力項目を配置していきます。
画面左側の入力項目からドラッグ＆ドロップし、文書に各項目を入力することができるよう設定します。
以下は入力項目として設定できるものの代表例です。
- 署名
- 1行テキスト/複数行テキスト
- 日付
- リスト選択
など、入力内容に合わせて入力項目を配置します。
🔸 配置例
🔸 作成権限の設定
先ほど「入力項目の配置」で配置した入力項目をクリックすると、以下のようなプロパティが画面右側に表示されます。この中で設定が必須となるのが「作成権限」の項目です。ここでは各入力項目を「参加者のうち誰が入力するか」設定することができます。
割り当て対象：チェックが付いている参加者がこの項目に入力することができます。チェックが付いていない場合は入力することはできず、「必須」のチェックもできません。
必須：チェックが入っている場合は入力が必須に、入っていない場合は任意の入力となります。
以下の画像のような状態であれば、「開始(送信者)」が入力することができ、入力が「必須」となっている状態です。「必須」のチェックを外すことで入力を任意とすることもできます。
日付など事前に入力しておく情報は 「開始(送信者)」 に設定し、それ以外の項目は「参加者」に設定しておくと、利用者情報を入力することができます。
🔸 ワークフロー設定
画面上部の「設定する」タブをクリックし、画面左側のタブから「ワークフローの設定」をクリックすると、
以下のようなワークフローの画面が表示されます。
「＋」ボタンを押すと、ワークフローを追加することができます。送信者と受信者(同意者)のみのような場合には追加の必要はありませんが、ワークフローを追加することで、受信者の入力後に内部の稟議ワークフローを進めるような設定を行うこともできます。
サービス契約書への記入は、基本的に対面で行われます。対面で署名を行うにはワークフロー内の「対面署名」のチェックを入れます。チェックを入れると自動的に上側のワークフローと結合されます。
※対面署名機能の利用により追加料金が発生することはございません。
契約書を含む法的効力が重要となる書類には、電子署名を付与するのがおすすめです。
電子署名は誰が、いつ文書に署名を行ったか証明することができるため、
万が一法的な対応が必要となった場合に、文書の法的効力を高め、信憑性の高い証拠文書として活用することができます。
※電子署名はワークフローのステップごとに設定が必要です。
※電子署名の使用にはオプション料金がかかります。(110円/文書1件)
※対面署名機能を使う際は、「立会人」に設定されているワークフローから電子署名の適用の設定が可能です。
「対面署名者」のワークフローをクリックすると、右側のプロパティに以下のメニューが表示されます。
この項目にチェックを入れると、署名前にメール/SMS宛に認証番号を送り、本人確認を行います。
※SMSを使用する場合のみ、SMS送信件数あたりのオプション料金がかかります。(33円/SMS1通)
これらの設定が完了したら、右上の「保存」ボタンからテンプレート設定を保存します。
4. テンプレートで文書を作成
一度作成したテンプレートを使い、以下の手順で電子文書を作成することができます。
以下の例では対面署名を行う場合についてご説明します。対面署名の場合、1つの端末(PC、タブレット、スマホ)から文書を作成することができます。
- 画面左上の三本線(≡)をクリックしてサイドメニューを開きます。
- 「テンプレートで作成する」をクリックします。
- 文書作成アイコンを押して文書作成を開始します。
4. 以下のような画面が表示されます。「開始」を押すと文書の作成が始まります。
5. 最初に立会人(文書の作成者)が記入を行います。
記入が必要な箇所に全て記入が完了すると、以下のようなメッセージが表示されます。
画面右上、または右下の「次の署名者」を押すと次の画面に遷移します。
6. ここからは参加者(署名者)の入力になります。
各項目への入力画面に移動する前に、署名者の情報を入力します。ここで入力した名前・電話番号・メールアドレスは文書作成完了後に証憑として残るほか、「4. テンプレートの設定」で「文書の閲覧前に本人確認する」の設定にチェックを入れていた場合、メール/SMSによる本人確認の送信先として使用されます。
署名者の情報を入力後「次へ」を押すと、入力内容の確認画面に遷移します。入力内容を確認したら同意のチェックボックスにチェックを入れ、「署名を始める」をクリックします。
7. 必要事項を全て入力したら、文書の完了を行います。左下の入力者選択リストから「開始(送信者)」のユーザーを選択し、操作ユーザーを切り替え後、右上・右下の「完了」ボタンから完了ポップアップを表示し、「OK」を押すことで文書が完了します。
※「開始(送信者)」以外のユーザーが完了しようとすると、以下のポップアップが表示されます。「開始(送信者)」のユーザーに切り替えて完了を行ってください。
まとめ
一度テンプレートを作成すれば、同様の形式で繰り返し同意書を作成・送付することができるため、短時間で簡単に同意を得ることができます。また、取得した同意書はeformsign内で管理することができるほか、GoogleドライブやOne Driveなどのクラウドストレージに自動保存することもできるため、文書の管理にも最適です。また、一括作成・送信機能を使えば、同意書を作成し、一度に数百名に送付することも可能です。
今後も電子契約について情報を定期的にアップデートしてまいりますので、最新の情報のチェックをお忘れなく！
今回の記事でご不明点があったり、より詳しい説明をご希望の方は、以下のお問い合わせリンクからご連絡ください。