雇用契約担当者のための電子契約サービス活用法をご紹介します！
雇用契約を担当する人事担当者のため、知っておかないと損をするeformsignの活用法をこっそり教えちゃいます！
既に雇用契約書を作成する際に電子契約を使っている方、電子契約サービスをもっと使いこなしたい方、雇用契約書の作成への電子契約の導入前にもっと詳しく知りたい方は要チェックです！
🆙人事担当者、レベルアップ！その１✨
●電子契約サービスのサブスクリプション契約後、雇用契約シーズンにだけよく使っています！
雇用契約書の作成が集中するのは、新入社員が入ってくる4月頃ではないでしょうか？このような場面で電子契約サービスを活用して、時間と費用を効率化することができます。
毎月の費用が発生するサブスクリプション型料金プランですが、全く使わない月があると、もったいないと思われる方も多いと思います。
| ・ 電子契約はとても便利なのですが、全く使用しない月もあり毎月の使用料金が負担となっています ・使用できる文書の件数が来月に持ち越せないので、使わない分の使用料金がもったいないです ・月ごとの使用件数を超えて使用すると追加料金が発生して、使用料金が高く感じます ・毎月の請求が発生するのは面倒なので、一度にまとめて支払いたいです |
● 仕事を上手くこなすなら、ワークスタイルに合った料金プランをチョイス！
電子契約サービスを利用する業務と使用方法によって、最適な料金プランは違います。eformsignのサブスクリプション型料金プランは月ごとに利用料金を支払うプランです。毎月の使用量が一定な企業様にオススメしています。毎月の使用量が一定でない雇用契約書などを作成する人事担当の方には、チャージ型料金プランがオススメです。
チャージ型料金プランは必要なだけ文書件数をチャージして使える料金プランです。今お使いのサブスクリプション型料金プランがワークスタイルに合わなかったり、毎月の文書の使用件数が一定でなく、四半期や年単位でのお支払いをされたい方にオススメしています。雇用形態のシーズンや四半期ごと、年末のような特定の期間にだけ電子契約サービスを使いたい方にチャージ型料金プランが最適です。
eformsignのチャージ型料金プランは
1) 使いたい分だけ事前にチャージ
2) チャージ後は無制限でいつでも使える
3) メンバー数は無制限
で使うことができます。
| ・使用目的に合わせて必要な分だけチャージできるので、毎月支払う手間が無くなりました。 ・使用期限を気にする必要が無いので、数か月・数年後でもいつでも使えて便利です。 ・部署全体、会社全体で使用しても、メンバー数による追加料金が無くて安心です。 ・チャージ型料金プランでもサブスクリプション料金プランと同じ機能が利用でき、満足しています。 ・1,000件以上まとめて購入したら割引が適用されて、より低価格で利用できています。 |
▶ 活用ポイント！
まとめて大量の雇用契約書を作成する場合、使用量をある程度予測してまとめてチャージするのがオススメです。
雇用契約シーズン以外は必要なときに必要な分だけチャージして使えば、無駄なく電子契約を利用できます！
🆙人事担当者、レベルアップ！その２✨
一括で複数人に署名を依頼できる「一括作成＆一括送信機能」は、電子契約を使用する人事担当者なら知っておきたい機能の一つです。雇用契約書をテンプレートとして登録後、Excelファイルに各雇用者の個人情報を記入してアップロードすれば、大量の雇用契約書を一括作成し、一括送信することができます。
● 雇用者の個人情報や賃金の情報を入力するのが大変です
複数人から署名を貰う場合に、1件ずつ文書を作成・依頼する過程が必要ないのは便利ですが、
以下のようなご心配はありませんか？
| ・結局雇用者の個人情報や賃金の情報をExcelファイルに入力するのは面倒です… ・今まで使用していたExcel文書のように、データ連携や関数が使えなくて不便です… ・万が一データを間違って入力して、他の雇用者に個人情報が流出しないか心配です… |
● 雇用契約書には一括送信が必須！フォームビルダーでより賢く！
eformsignのサイトから文書ファイルをアップロードし、入力項目を配置する方法も便利ですが、
Office製品で作成した文書なら、より便利に電子文書を作成することができます！
eformsignが提供するフォームビルダーはExcel、Word、PowerPointなど、Office製品で作った文書を電子文書に変換するフォームエディタです。フォームビルダーを使用すると、eformsignで提供する様々な入力項目をOffice文書に適用することができ、便利です。
また、フォームビルダーの最大のメリットの一つとして、Excelに適用された数式と関数をそのまま電子文書に適用できるという点があります。エクセル数式と関数を活用することで複雑な計算を単純化し、反復作業を自動化することができ、作業を大きく効率化することができます。
このように、雇用契約書の作成時には一括送信機能とフォームビルダーを併せて活用することで、電子契約サービスをより効果的に使用することができます。
例えば、Excelで作った雇用契約書でVLOOKUP関数を使うことで、雇用者の氏名や社員番号を入力するだけで残りの個人情報(電話番号、メールアドレス、部署、役職など)が自動的に入力されるよう設定することができます。
また、入力が必須な賃金の項目に対しても各セルごとに四則演算、統計関数などを適用すれば、各雇用者の基本給、賞与、成果給などの内訳を自動的に計算し、入力されるように設定することができます。
このように、Excelフォームビルダーで作った雇用契約書テンプレートと一括送信機能を一緒に活用することで、雇用者の名前や社員番号情報が含まれたExcelファイルをアップロードするだけで雇用者の個人情報から賃金の情報まで一度に自動的に入力された数十数百人の雇用契約書を一括で作成し、一度にまとめて送信することができます。
業務時間を短縮できるだけでなく、やむを得ず発生するヒューマンエラーも最小限に抑えることができます。
| ・Office文書の作成と同時に電子文書を作成することができ、業務により簡単に導入することができました。 ・データのコピー＆貼り付けをしたり、計算をする手間を省くことができ、一括送信の際に起こりうるヒューマンエラーの心配が無くなりました。 ・Excelで使用できる様々な関数をそのまま使うことができ、数字やデータを使用する他の文書にも使えそうです。 |
ワークフローに合った料金プランの選択と、フォームビルダーの活用で
人事担当者、レベルアップ！
まだ電子契約の導入がお済みでないなら、無料トライアルをお試しください。
お客様のワークスタイルに合った電子契約をコンサルティングいたします！