eformsignはお手軽に電子契約を作成・管理することができる電子契約サービスです。
従来は紙による契約が主流でしたが、最近では費用面・機能面からeformsignのような電子契約サービスの導入を行う方が増えています。
本記事では、紙で契約を行っている方がeformsignを導入することで得られる費用対効果についてご紹介します。
1. 紙の契約にかかるコスト
紙の書類を使用して契約を行うと、次のようなコストが発生します。
(1) 印刷コスト
契約書を印刷するための紙代やインク代が発生します。契約書の内容によっては複数ページに及ぶこともあり、さらにコストがかさみます。
(2) 郵送コスト
契約書を交わすには通常、郵送によるやり取りが必要です。特に重要な契約書は書留や速達で送ることが多く、1件あたり数百円から数千円の費用がかかる場合もあります。
(3) 保管・管理コスト
締結後の契約書は、紙で保管する必要があります。そのため、保管場所にかかる費用やファイリング作業が別途必要となります。
(4) 時間的コスト
契約書を郵送でやり取りする場合、通常数日から1週間以上かかることがあります。緊急の案件の場合は、迅速な対応が難しくなるリスクがあります。
(5) 収入印紙代
紙の契約書には、取引金額に応じて収入印紙の貼付が義務付けられる場合があります。1契約あたり200円から数万円の印紙税が発生し、頻繁に契約書を交わす企業にとっては大きな負担です。
(6) 人的コスト
上記の印刷や郵送には、それぞれ人的コスト(人件費)がかかります。
2. 電子契約サービスの導入による費用対効果
eformsignを導入することで、これらのコストを大幅に削減することが可能です。具体的な費用対効果を見ていきましょう。
(1) 印刷・郵送コストの削減
eformsignの契約はすべて電子契約で行われるため、紙の印刷や郵送は不要です。これにより、印刷代・郵送費がゼロになります。特に大量の契約書を取り扱う企業では、これだけで年間数十万円以上のコスト削減が期待できます。
(2) 保管・管理コストの削減
紙の契約書は保管スペースが必要ですが、eformsignならクラウド上に保管することができます。これにより、物理的な保管場所が不要となり、ファイリングや管理作業が不要となります。また、検索機能により契約書をすぐに見つけられるため、業務効率が向上します。
(3) 保管・管理コストの削減
電子契約の場合、契約書に収入印紙を貼る必要はありません。これは電子契約が「電磁的記録」に該当し、印紙税の対象外とされるためです。
例えば、1契約あたりの印紙税が200円だとしても、年間500件の契約を行う企業では10万円のコスト削減になります。印紙税が高額な契約では、さらに大きな効果が見込まれます。
(4) 業務効率の向上
電子契約は即時に締結できるため、契約プロセスが短縮されます。郵送を待つ時間がないため、契約完了までの時間が数日から数分に短縮され、迅速な対応が可能になります。
(5) コンプライアンスの強化
eformsignは、電子署名、タイムスタンプ機能などの文書の改ざん防止機能を備えています。これにより、契約書の真正性を向上し、法的なリスクを軽減することができます。特に契約書の原本性が重要視される業種においては、大きな安心材料となります。
3. 具体例で見るeformsign導入の費用対効果
例として、年間500件の契約書を締結する企業の場合を考えてみます。
| 項目 | 紙の契約書の場合 | eformsign導入後 | 削減コスト |
|---|---|---|---|
| 印刷・郵送費用 | 1件あたり800円 | 0円 | 年間40万円削減 |
| 収入印紙代 | 1件あたり200円 | 0円 | 年間10万円削減 |
| 保管・管理費用 | 年間20万円 | 0円 | 年間20万円削減 |
| 作業時間コスト | 1件あたり1時間（人件費約3,000円） | 10分（人件費500円） | 年間約125万円削減 |
合計削減額：年間195万円
このように、eformsignを導入することで年間200万円近いコスト削減が可能になります。
また、上記の場合のeformsignの利用金額の想定は以下のとおりです。(チャージ型料金プランの場合を想定)
| 項目 | 件数 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 文書 | 500件 | 100円 | 50,000円 |
| 電子署名(オプション) | 500件 | 100円 | 50,000円 |
年間500件の契約書を締結し、電子署名オプションをつけても、年間の利用金額は10万円ほどです。
削減コストに対し、非常にリーズナブルな価格で電子契約を導入することができます。
4. まとめ：その他のメリット
eformsignを導入することで、単純なコスト削減だけでなく、次のような業務改善効果も期待できます。
- 業務のスピードアップ：契約締結プロセスが大幅に短縮。
- 人的ミスの削減：自動化されたチェック機能により、人的ミスを削減。
- 環境への配慮：ペーパーレス化により、環境負荷を低減。
- 顧客満足度の向上：迅速な対応が可能になり、顧客からの信頼を向上。
各企業において、少しずつ電子契約の導入が進みつつあります。eformsignは気軽に使える電子契約サービスとして、お客様のビジネスの効率化とコスト削減に大きく貢献します。紙の契約からeformsignへの移行をお考えの方はお気軽にご相談ください！
導入をご検討中のお客様へ
初めての電子契約はご不明点も多いかと思いますので、まずは弊社のスタッフまでお気軽にお問い合わせください。
お問い合わせの際は、以下の情報をご用意いただけますとスムーズにご案内できます。
・何の文書を電子化したいか
・何件ほどの使用を想定しているか
・月々の使用量は一定か
文書の電子化に関するご相談や、お見積りも受け付けております。