eformsignは電子契約サービスとして同意書や契約書にお使いいただけるほか、日報やアンケートなど、幅広くご活用いただくことができます。
しかし、文書の種類や目的によって、文書に必要な情報や要件は異なります。
eformsignの追加オプション機能を使用することで、文書の法的効力の向上や、eformsignをより便利に使える機能が使えるなど、文書にあわせたオプションを適用することができます。
今回はeformsignで使える追加オプションのご説明と、実際の活用例をご紹介いたします。
現在、eformsignで提供している追加オプションは以下の通りです。
- 電子署名＋タイムスタンプ
文書に電子署名＋タイムスタンプを付与することで、「誰が」、「いつ」作成したか、証明することができます。
また、以降文書が改ざんされていないことを証明することができます。
電子署名・タイムスタンプは第三者機関を通して付与されるため、高い信頼性を保つことができます。 - 完了文書への認定タイムスタンプ
文書への記入などのアクションがすべて終わった時点で、文書PDFに認定タイムスタンプを付与することができます。認定タイムスタンプは認定タイムスタンプ局が発行したタイムスタンプであり、文書に付与することで「タイムスタンプの時刻以前に文書が存在していたこと」、「タイムスタンプの時刻以降に文書が改ざんされていないこと」を証明することができます。 - SMS通知/認証
文書への記入・確認依頼を送る際、メールの代わりにSMSで送信(通知)することができます。
また、文書記入前の本人確認を行う場合に、メールかSMSで送信する - 対面窓口署名
受付窓口のような状況において、受付担当者と来訪者のタブレットを別々に用意し、各タブレットに表示される帳票をリアルタイムで同期します。これにより、受付担当者からのより正確で素早い記入方法の案内を実現することができます。
※使うには会員登録とは別に申請が必要です。対面窓口署名に関するより詳しい説明はこちらをご確認ください。
※追加オプションのご利用料金は料金プランページをご参照ください。
実際の活用方法
法的効力が必要な文書(契約書・同意書など)の場合
同意書、契約書などの法的効力が必要な文書を作成・送信する場合には、以下のオプションがオススメです。
– 電子署名＋タイムスタンプ
– 完了文書への認定タイムスタンプ
「電子署名＋タイムスタンプ」を使うことで、 「誰が」、「いつ」作成したかを証明し、電子文書の信頼性を担保します。また、完了時点で「認定タイムスタンプ」を付与することにより、それ以降の偽造・改ざんのリスクを最小限に抑え、安全な契約を行うことができます。
法的効力が不要な文書(日報やアンケートなど)の場合
法的効力が不要な文書には電子署名、タイムスタンプの付与は不要です。
より文書の送受信を便利にお使いいただくには、以下のオプションがオススメです。
– SMS通知/認証
メールアドレスを持っていなかったり、電話番号しか知らない相手にはSMSで文書の記入・確認依頼を送ることができます。状況に合わせて送信前にメールで送るか、SMSで送るか選択することも可能です。
また、文書閲覧前に本人確認を行うよう設定することができますが、この際にメールかSMSのどちらで行うか設定することができます。
窓口で記入する契約書や同意書の場合
受付窓口などで対面の署名を行う場合、以下のオプションがオススメです。
– 対面窓口署名
受付窓口に対面窓口署名機能を適用したタブレットを設置します。これにより、スムーズな窓口業務を実現することができ、窓口業務にかかる時間の削減が見込めます。従業員の方の業務効率向上と顧客満足度の向上が見込めます。
状況に応じて電子署名、認定タイムスタンプと併用し、より法的効力の高い文書を作成することもできます。
※上記は一例です。契約書、同意書などにお使い頂く場合でもSMS通知/認証オプションはご利用いただけます。その他ご不明点などございましたらお気軽にお問い合わせください。
eformsignはお客様の業務環境やご要望に合わせた料金プランを選べる電子契約サービスです。
お客様の環境に合った料金プランのご提案や、ご不明点・気になる点へのお問い合わせも受け付けておりますので、以下のボタンからお気軽にお問い合わせください。
また、eformsignの機能をお試しいただける無料トライアルもご提供しております。
追加オプション以外のほとんどの機能をお試しいただくことができ、API/Webhookのテストも可能です。
まずは無料トライアルでeformsignの様々な機能をお試しください。