急速にDX化が進む現代、契約に関する重要書類もまた紙ベースではなくクラウド上で管理するシステムの導入に舵を切る企業は増えています。業界問わず紙から電子へ移行する流れがあるなか、多くの大手企業ではすでに導入されているものの、コスト面の懸念や社内への浸透の難しさから導入に踏み切れていない中小企業も少なくありません。デジタル化が進み便利なツールが登場する一方で、サイバー攻撃などの企業を脅かす話題を多く耳にするのもまた実状です。では、ペーパーレス化やDX化はどのように進めていけばいいのでしょうか。
本記事では、前述した導入上の課題と運用上の懸念点を解消し、DX化への一歩として心強いサテライトオフィス・電子契約 for eformsignで叶うペーパーレス化の現実的なアプローチに迫ります。
■ポイントは導入ハードルの低さと活用のしやすさ
電子契約システムのはじめの一歩としておすすめしたいサービスのひとつに日本フォーシーエスが提供するeformsignが挙げられます。
本製品は社内にまつわるさまざまな紙文書をeformsign内だけで完結できるオールマイティな電子契約サービスです。その特徴は大きく３つあります。
1つ目に、PCに苦手意識のある社員でも使いやすいユーザーインターフェースを叶えている点です。書式アップロードの場所など、一目見れば誰でも簡単に扱えるように視覚的な工夫がなされているため、全社的な紙から電子への移行の一歩として適しています。さらに、業界最多の20種類以上の入力カスタマイズ機能を揃えているため、紙で行っていた作業と近しい使い心地で使用することが可能です。電子化に慣れていないユーザーも新しい書式を覚えるのではなく紙で行っていた作業をそのまま画面上で行うことができます。自社専用のカスタマイズが可能になるわけです。同時に多くの契約を行えるため、大量の契約書類の作成も可能です。契約だけではなくURLを利用したアンケートの回収など、社内・社外問わず多岐にわたる使い方が実現できます。
また、数字や計算を使用する書類においては、使い慣れているExcelの使い勝手のままに契約が行えるうえ、計算が必要な請求書などにおいても関数を利用した自動計算などにも対応しており便利です。関数に対応しているeformsignであれば、請求書の作成から契約まで一貫して行うことができるため、ツールの統合が叶い、ユーザーにとってはもちろん、企業にとってもコスト面や管理面で大きな利点となるでしょう。
他にも、住所などの固定された情報が一度に反映されるダイナミック連動機能も完備されているため、顧客と企業双方の負担を減らすことが可能です。実際に契約時間が2分の1以下に削減できた例が多数あるそうです。
2つ目にセキュリティ面が挙げられます。電子データには漠然と改ざんや情報漏洩などの不安がある方もいるでしょう。その点、eformsignはタイムスタンプや監査証跡証明書という電子証明書をすべての契約書に対し自動発行しており安心です。これには改ざんしていないことを確認する文字列、署名をした本人のIPアドレスやブラウザ情報が記録されているため、署名が本人のものであるという証明が可能です。また契約書の保管においても、Amazonが提供するトップクラスのセキュリティを持つクラウド上で管理されているためリスクは最小限に抑えられています。紙ベースでの管理における紛失などのリスクをなくせる点でも優位性があります。
また、eformsignの電子署名は日本の電子署名法に基づき、行政機関でも利用可能であることを関係省庁から確認が取れているくらい、その安全性に拘っています。
3つ目に、対面署名機能が標準サービスの範囲内で利用できる点です。対面署名機能とは、ひとつのデバイスを使用し、顔を合わせながら契約を結ぶ機能のことで、窓口での署名が必要な場合や、デバイスを持っていない方も多い訪問看護などの業務に役立っています。さらに、端末を複数台使用する際に、お客様のデバイスで署名をすると担当者のデバイスに反映されるというようにリアルタイムで契約の進行が共有できる機能も標準で利用できるため、承認フローの業務効率化も期待できるでしょう。
■サテライトオフィス電子契約 for eformsignの密なサポートと連携に注目
サテライトオフィスでは、多くの利点があるeformsignをサテライトオフィス電子契約 for eformsignという形で提供しています。サテライトオフィスを介して導入することでさらに社内利活用のハードルを下げることが可能になるでしょう。サテライトオフィス電子契約 for eformsignでは、サービスを深く理解したサテライトオフィスから細やかなサポートが受けられます。単純な使い方のレクチャーだけにとどまらず、必要に応じてデモンストレーションなどを通し導入後も並走してくれるパートナーとなるでしょう。
前述したように、特にPCやデジタルに苦手意識があるユーザーを中心に導入当初は戸惑いの声もあるかもしれません。そのような場合でも、豊富な導入実績からどのような職種の方に対しても寄り添ったサポートを可能にしています。
さらに、サテライトオフィスはGoogle Workspaceなどの導入サポートも長きにわたり行ってきた知見から、eformsignとGoogleツールの連携やその使い方もサポート可能です。
これに対し日本フォーシーエスの製品担当者も、サテライトオフィスは圧倒的な実績、ノウハウがあり弊社としても信頼しているとコメントしています。eformsignの導入を検討する際には、ぜひ導入後の利活用や浸透も考慮したうえで導入元を選定していただきたいです。
■さまざまな懸念点から導入を諦めていた人にこそ使ってほしいサービス
電子契約システムの導入を検討したものの、高額な初期投資、高額な運用費に断念した経験のある事業所も多いと思いますが、eformsignは導入コスト・ランニングコストともに挑戦しやすいリーズナブルな価格を実現しています。クラウドサービスなのでサーバー購入・構築の初期費用もかかりません。 中小企業はもとより、自営業やフリーランスなどの個人でも導入できてしまう価格が大きなメリットです。
月額固定料金も安価ですが、特に目を引くのは1件100円というチャージ型料金の存在です。あらかじめ送信件数を購入して、購入した数だけ電子契約できるという都度課金制契約になります。最低購入件数は100件となりますが、1件単位で送信件数を購入でき有効期限もないため少人数の企業やあまり多くの文書を扱わない企業でも挑戦できます。また、関連する複数の契約をまとめて電子署名するダイナミック連動機能を活用すると、その複数の契約で1送信となるため、コストを抑えた利用が可能です。