2024年12月のアップデートによりeformsignに追加・変更された機能についてご紹介します。
[改善] 本人確認の機能追加
文書作成ワークフローのすべてのステップで本人確認を設定することができるようになりました。
また、文書の閲覧前だけでなく、文書の送信前にも本人確認を行うよう設定することができるようになりました。
[改善] テンプレート作成権限の仕様変更と配布プロセスの変更
これまでは、テンプレート管理者のみがテンプレートを作成・登録することができましたが、今回のアップデートにより、テンプレート作成の権限を持つメンバーが作成・登録できるようになりました。
また、テンプレートを配布/削除する際、テンプレート管理者の承認を行うようプロセスが改善されました。
テンプレート作成の権限を持つメンバーが作成したテンプレートを共有するには、テンプレート管理者/代表管理者に依頼し、承認が必要となります。
✅使用方法
テンプレートの作成権限の付与方法
- 会社管理 > 権限管理メニューに移動した後、テンプレートの作成タブをクリックします。
- 特定のメンバーにテンプレートの作成権限を付与するには、管理者・グループの追加ボタンをクリックし、追加する管理者またはグループを選択後、確認ボタンをクリックします。
- 全てのメンバーにテンプレートの作成権限を付与するには、全メンバーを選択後、確認ボタンをクリックします。
テンプレート配布の依頼方法
- テンプレート管理ページで新規テンプレートで作成をクリックし、テンプレートの設定を行います。
- 設定するメニューから、権限の設定メニューに移動し、テンプレートの使用権限を付与するグループ/メンバーを選択します。
- 保存ボタンをクリック後、配布ボタンをクリックします。
- 配布依頼を行うテンプレート管理者を選択し、配布依頼ボタンをクリックします。
テンプレート管理者のテンプレート配布方法
- テンプレート管理ページから、配布依頼されたテンプレートの配布ボタンをクリックします。
- テンプレートを確認し、「テンプレートを確認しました。」のチェックボックスにチェックします。
- 配布ボタンをクリックすると、配布が完了します。
[改善] 会社管理者の権限強化
会社管理者の権限が一部強化され、閲覧可能なメニューと実行可能な操作が増えました。 これまでは代表管理者のみが権限管理と操作履歴管理メニューにアクセスできましたが、会社管理者もアクセスできるようになり、代表管理者と同様の操作を行うことができます。
[改善] 利用状況メニューのアクセス範囲拡大及び詳細化
これまでは利用状況メニューを確認できるのは代表管理者と会社管理者のみでしたが、他のメンバーも自身の利用状況を確認することができるようなりました。
また、代表管理者と会社管理者は、より詳細な利用状況を確認することができるようになりました。
[その他] ユーザービリティ向上のための一部機能改善
ユーザービリティ向上のため、いくつかの機能が改善・追加されました。
- 印鑑スキャン機能: 認識精度と正確性を向上させるため、印鑑スキャン用紙を改善しました。
- 文書の状態と履歴管理: 文書トレイの文書の状態と履歴タブと操作履歴管理 > 文書履歴ページに一括作成文書の無効化の理由を追加しました。
- 入力データCSVファイル出力機能: 一括作成文書トレイ、完了文書トレイ、共有文書トレイ、文書管理、一括作成文書の管理、ゴミ箱から入力データのCSVファイルを出力する際に選択可能な表示項目に「無効化の理由」を追加しました。