2024年10月のアップデートによりeformsignに追加・変更された機能についてご紹介します。
[New] 複数の受信者に同時送信できる同時送信ワークフロー機能 – マイファイルで作成する場合にも対応
複数の受信者に順番に関係なく同時に文書を送信できる同時送信機能を、マイファイルで文書作成時にも使用できるようになりました。
従来は、テンプレートで文書作成時のみ同時送信が可能でしたが、今回のアップデートにより、マイファイルで文書作成 > 受信者を指定する段階で、複数の受信者段階を合わせて同時に文書を送信できるように設定することができます。
[New]「文書履歴」メニューから文書に関するあらゆるユーザーの操作を確認
会社管理 > 操作履歴管理メニューから、文書に関するあらゆるユーザーの操作を確認することができる文書履歴ページが追加されました。文書の作成、閲覧、削除など様々な操作履歴を一目で把握することができます。また、メンバーだけでなく、外部受信者の操作も確認することができます。
- カラムには、日時、ユーザー、文書タイトル・ID、操作、詳細、IPアドレス、接続環境の情報が含まれます。
- 操作履歴は、CSV形式のファイルでダウンロードすることができます。
✅文書履歴の確認方法
1.サイドバーから 会社管理 > 操作履歴管理メニューをクリックします。
2.画面左側の文書履歴をクリックします。
3.画面上部から確認する期間と操作タイプを選択し、必要に応じてキーワードを入力します。
4.検索ボタンをクリックすると、検索結果が表示されます。
※履歴は一度に最大3ヶ月まで確認することができ、最近2年間のデータを確認することができます。
[改善]マイ文書トレイへの保存機能
マイファイルで作成時、マイ文書トレイに文書を保存する際の機能を改善しました。
これまではマイ文書トレイに保存する場合、タイトルを変更しても新規文書として保存されず、既存の文書を上書きする形で保存されました。今回のアップデートにより、別名で保存し、新規文書としてマイ文書トレイに保存することができるようになりました。
✅使い方
- マイファイルで作成する画面で保存ボタンをクリックします。
- マイ文書トレイに保存のポップアップ画面でファイル名を確認・修正後、保存ボタンをクリックします。
- 一度保存した後、再度保存ボタンをクリックすると、別名で保存ボタンが表示されます。別名で保存をクリックし、ファイル名を設定後、保存ボタンをクリックすると、別の文書としてマイ文書トレイに保存されます。
💡ポイント
▪️ マイ文書トレイ内のファイルは重複したファイル名で保存することはできません。
▪️ 既にマイ文書トレイ内に同名のファイルがある場合：
– 同名のファイルが1つだけある場合、上書きするかどうかを確認するポップアップが表示されます。はいをクリックすると、既存のファイルに上書きして保存します。
– 同名のファイルが2つ以上ある場合、他のファイルは自動的に名前が変更され、保存日順に「ファイル名_n」の形式で表示されます。
▪️ 文書タイトルの変更は、文書作成スタートをクリック後、文書作成画面の左上からできるようになりました。
[改善] 再依頼機能 – 文書管理者も再依頼可能に
これまでは最後に文書を処理したユーザーのみ文書の再依頼を行うことができましたが、文書管理者も文書を再依頼できるようになりました。受信者が文書の処理を行っていない場合、文書管理者が文書を再依頼することができます。
- 再依頼できる文書は、文書管理と一括作成文書の管理 > 詳細表示 に再依頼ボタンが表示されます。
- 一括作成文書トレイと一括作成文書トレイで一括で文書を再依頼する場合、送信時のメッセージと送信期限も修正することができます。
✅文書管理
✅一括作成文書
[改善] eformsign for Microsoft Officeで使えるExcel関数を追加
eformsign for Microsoft OfficeでExcelでテンプレートを作成する際に使用できる関数が追加されました。
追加された関数は以下の通りです。これにより、より様々な文書の電子文書化にご活用いただけます。
- COUNTIF
- SUMIF
- IFERROR
- MONTH
- DAY
- YEAR
[その他] ユーザビリティ向上のため、一部機能とUIを改善
その他、ユーザビリティ向上のため、次のような機能・UIを改善しました。
- 完了文書に署名入力項目のプレースホルダーが表示されないように変更
- Webフォームデザイナーから文書編集時のフォントが一部旧字体になる現象を修正
- SMS送信ポップアップUIの改善
- テンプレート管理ページ内のテンプレートの表示方法をサムネイル形式からリスト形式に変更
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続きサービス向上に努めて参りますので、今後ともご愛顧賜りますよう、お願い申し上げます。
eformsignサービスチーム