あらゆる商品が消費者のもとに届くには、物流サービスが欠かせません。物流センター、販売店、保管・輸送の過程を経て、消費者に商品が届けられます。COVID19による社会システムの変化によりスマートな配送市場が形成され、電子商取引に対する需要が急増しました。それに伴い、国内の物流市場も急速に拡大しました。
物流産業のDX化は、労働集約型であり、高コスト、非効率など物流産業が抱える問題を解決できると期待されており、 DX化は先送りできない課題となっています。しかし、様々な利害関係者が存在する市場環境、定型化されていないデータ、情報の非対称性などの理由により、物流産業はDX化が難しい市場とされてきました。
物流市場はここ数年で急激な拡大を迎えましたが、まだアナログ的な業務方式を用いている事業者が多く、それにより様々な問題が発生しています。今回の記事では、「電子契約サービスeformsign」がもたらす運送費精算・支給の手続きの簡素化、引受証・見積書・確認書の作成など、物流業界の業務効率をアップさせるポイントについてご紹介いたします。
■ 電子契約の活用ポイント
国内の貨物運送市場においては、運送が完了したことを証明する「引受証」を発行します。引受証は、供給者、納品先、納品内容などの情報が記載された、取引明細書とも言える書類です。さらには荷主、運送会社、車の所有者に代金決済のための請求書として使用したり、法的紛争防止の証拠資料として使用されることもあります。車の所有者にとっては運賃請求書の役割として使用される重要な書類であり、荷主や物流業者においても、税法上の書類保管義務法により、支出を証明するための書類として紙の引受証を5年間保管しなければなりません。しかし、貨物運送市場では長い間、紙の引受証が業務効率化を妨げる原因となっています。
紙で作成した引受証は破損・紛失のリスクがつきまといます。もし引受証を破損・紛失してしまった場合、無事納品まで終えたとしても証明書類が無いため、その証明を行うことができません。
作業効率の低下も課題です。車の所有者としては署名された引受証を集めて郵便局から運送会社に送る必要があるため、運送会社に送る登記の費用・時間がかかります。
運送会社としては車の所有者から届く大量の引受証を収集・分類し、データを整理して車の所有者に荷主に運賃を請求するため、時間と手間がかかります。
このように引受証が荷主に到着するまでには、複雑な過程を経るため、運賃の支払い時期が遅れる深刻な原因となっています。韓国交通研究院の調査によると、輸送を終えてから1ヶ月以内に運賃を受け取っていない取引が全体の約30～40%に達するといいます。紙の引受証をやり取りを行う時間がボトルネックとなり、貨物輸送市場のすべての利害関係者の業務効率が低下する悪循環が続いています。
■ 業務プロセス改善ポイント
電子文書法の改正により、電子引受証も紙引換証と同じ法的効力を持つようになり、法的に問題なく使用することができるようになりました。また、紙の領収書の原本ではなく、電子領収書の保管だけで、支出を証明できる資料として使用することもできます。
紙の引受証を使用する企業がeformsignのような電子契約サービスを導入することで、荷主と車の所有者、そして運送会社の業務効率を向上させることができるようになりました。荷主は引受証を紛失する心配なく、受取人の署名が完了した引受証を保管することができます。また、時間を割いて郵便局に訪問し、登記費用を負担することなく、数回のクリックで運送会社に引受証を渡すことができます。
運送業者は、数百枚、数千枚の引受証を漏れなく簡単に分類することができ、Excelにデータを入力することなく、簡単に荷主に運送データを送ることができるようになりました。これにより、電子引受証1枚で業務を自動化できるだけでなく、1, 2週間から1ヶ月以上遅れていた運賃支払いの問題を解決できるようになりました。
■ 時間・場所を問わず、誰でもかんたんに！
eformsign 電子契約サービスは、引受証だけでなく、見積書、物流代行契約書、貨物運送契約書など、現場で発生する様々な文書にご利用いただけます。
eformsignは、開発に関する知識がなくても、既存の文書ファイルをアップロードするか、Excel、Word、PowerpointからeformsignのMicrosoft Office製品アドインを利用することで、簡単かつあっという間に電子文書を作成することができます。さらに、数式や関数を使用したExcelファイルもそのまま電子文書として変換し、文書内でも数式・関数を利用することができます。複雑な計算を簡素化し、反復作業を自動化することができるため、誰が見ても直感的に分かりやすく、操作しやすい文書を作成することができます。
eformsignではワークフローの設定により、ユーザーが必要な業務プロセスに合わせた自由度の高い文書作成、承認、管理を行うことができます。 eformsignのワークフローは、ワークフロー参加者の権限に応じたファイルの表示/非表示の設定や、社外の参加者・検討者に文書の一部を非表示にするような設定も行うことができるため、煩雑な業務も簡単に自動化することができます。パソコン、タブレット、スマートフォンなどのデバイスに完全対応しているため、パソコンが使えない状況でも、時間・場所を問わず、文書を確認・記入することができます。従来的な文書のスキャンやメールによる文書の送受信などのプロセスを無くし、非対面でも簡単かつ便利に契約を締結することができます。
• 安全性：eformsignで作成されるすべての文書は、eformsign独自のクラウド上に保存されます。これにより文書の紛失や毀損から重要な文書を守ることができます。
• 検索性： キーワード検索を行うことで、キーワードが含まれる文書を簡単に抽出し、閲覧することができます。また、作成日、文書への入力情報などの情報をもとにして検索を行うことができます。
• 管理性：Google Sheets、Excel Onlineと連携すると、文書に入力した値をエクセルシート上に出力することができます。CSV形式の出力も可能なため、入力値を他システムに渡すことでデータをご活用いただくことができます。
物流システムのDX化、eformsignの電子契約で始めてみませんか？
煩雑な文書作成プロセスの簡素化、不必要な反復作業を減らし、業務プロセスを最大限に効率化することができる
eformsignは、貴社の業務プロセスを改善します。
※韓国国内での事例です。
日本国内の事例はこちらをご覧ください。