eformsignは、署名が必要なあらゆる業務にご活用いただける電子契約サービスです。政府機関、公企業、研究機関、非営利機関など、公共機関の様々な文書にもeformsignをご活用いただけます。今日は、公共機関に導入された実際の導入事例を通して、eformsignがどのように業務上の問題を解決できるかご紹介します。
■ 教育・セミナーの申請書 作成から管理まで一元管理
公共機関ではオンライン、オフラインでの様々な行事、職員への教育、セミナーなどが行われます。このような各種行事の申請書の作成・管理にeformsignが役立ちます。eformsign内で作成した申請書はURLかQRコードの形式で簡単に共有できるため、不特定多数の申請者に対して送付することで、署名依頼を簡単に行うことができます。また、回収した申請書の回答結果、回答状況などはサービス内から統合管理できるので、大規模なイベント運営も効率的に行うことができます。
■ プロジェクト・研究事業評価シート 業務を簡素化
研究機関はプロジェクトや研究事業などにおいて成果を測定し、それによる評価シートの作成を依頼されることがあります。eformsignの動的書式を使えば、署名機能をだけでなく、データ値に応じて変化する書式を作成することができます。手書きで文書を作成するよりも、ヒューマンエラーを最小限に抑えることができます。また、結果レポートの生成を自動化することができるため、大規模なデータに対する管理も効率的に行うことができます。
■ 雇用契約書・休/復職申請書 人事管理を簡素化
公共機関では職員だけでなく専門委員、研究参加者など様々な外部人材を採用しているため、休/復職申請などの内部人事管理に関する業務も高頻度で発生します。eformsignを使えば、このような人事に関する書式を効果的に管理することができます。eformsignでは、Microsoft Office製品用のアドインにより、従来使用していた契約書、申請書などの雛形をそのまま電子文書として使用することができます。また、本人確認の手順を追加することで、より安全な契約締結が可能です。また、ワークフローの設定により、複雑な承認プロセスを一度に構築することができ、文書処理の時間を最小限に抑えることができます。作成された電子文書は、外部クラウドストレージへの保存などにより体系的に管理できるため、業務の正確性と効率性が高まります。
■ 個人情報取扱同意書 多数の人からの署名も簡単回収
教育機関などでよく使われる個人情報取扱同意書も、eformsignにより簡単に回収・管理することができます。多数の同意書を回収する場合には一括送信機能により一度に文書への記入を依頼することができ、QRコードを生成すれば掲示板などに掲示して入力してもらうこともできます。回答率はリアルタイムで確認できるので、同意書の記入状況を管理して、記入していない人には再度依頼することができます。回収した大量の同意書はeformsignのサーバー上に安全に保管され、簡単に検索することができるため、文書回収後の管理も簡素化することができます。
公共機関のDX化も、eformsignの電子契約におまかせ！
煩雑な文書作成プロセスの簡素化、不必要な反復作業を減らし、業務プロセスを最大限に効率化することができるeformsignは、貴社の業務プロセスを改善します。
※韓国国内での事例です。
法律などの部分に関しては日本国内と異なる場合がございます。