病院では、受付から診療まで全般的に、患者、保護者などから同意書に署名をもらう機会が多くあります。病院を訪れる人が増えるほどに、事務担当者が対応しなければならない文書量も比例して多くなります。しかし、業務量が増えたからといって、病院管理システムやソリューションを構築するには、初期費用などの投資が必要となり、大きな負担になります。
病院では様々な同意書に対応できるシステムが必要です。電子契約サービス「eformsign」は、業務プロセスをDX化し、文書対応のプロセスを簡素化し、業務効率を向上します。電子契約の導入により、事務担当者は来院者に電子文書で署名をもらい、大量の文書の管理を簡素化し、クラウドに安全に保管することができます。今回は、電子契約サービス「eformsign」がどのように病院の同意書作成を改善し、事務担当者の反復業務を減らすことができるかご紹介いたします。
■ 電子契約の活用ポイント
従来は、事務担当者が来院者に紙の同意書を渡して署名をもらい、署名が完了したら文書のデータをPCに手動で再入力し、入力された文書をスキャンしてバインダーに保管するという複雑で非効率的なプロセスで各種同意書の対応を行っていました。
病院では、一刻を争う事態がよく起こります。担当者は手術などの同意を保護者から速やかにもらう必要がありますが、保護者と連絡が取れない場合、従来の方法ではスムーズに署名をもらうことができませんでした。また、都心にある病院の場合、遠方に住む患者に文書を送ることがよくあるのですが、このような場合、事務担当者は署名が必要な同意書を送るために多くの時間と費用がかかります。
来院者の数は時間帯によって大きく異なるため、業務が一気に増える時間帯も発生します。担当者が忙しくなる時間帯には、来院者に対する同意書への記入方法の説明不足や、必須記入項目への記入漏れなどの事態が発生します。来院者や保護者に十分な同意を得られない場合、法的な問題が発生します。このような理由から、同意書を再取得するときは、患者に対し電話で再度来院をお願いし、対面で署名をおこなう必要がありました。
署名済みの同意書を管理するプロセスについても課題が山積みでした。回収した各種書類を整理、分類し、患者データを院内システムに入力することも担当者にとっては大きな負担になります。書類の作成が完了すると、担当者は紙文書を期間ごと、患者ごとに分類し、コピー・スキャンしてアップロードし、データを手入力しなければなりませんでした。さらに、保険請求などの理由から数年前の来院時の書類のコピーの提供をお願いされた場合、バインダーの山から書類を探し出さなければなりませんでした。
医療法第22条によれば、病院は診療記録に関する書類を一定期間保存する義務があります。この義務に違反した場合、第90条により500万ウォン以下の罰金を科せられる可能性があります。患者の個人情報が記載されている病院文書は必ず法律で定められた期間、保管する必要がありますが、紙の形式で保管される文書は紛失・毀損のリスクが常に存在します。また、大量の紙の文書を保存するには、保管のためのスペースも必要となります。
■ 業務プロセス改善ポイント
医療法第23条によれば、電子署名が適用された電子文書を紙文書と同様の効力で、診療記録に関する書類を作成・保管することができます。電子契約サービスの導入により、病院は診療受付から診療まで、患者の署名が必要な業務過程を改善し、業務効率を高めることができました。
電子契約サービスを導入することで、病院の来院者を対象とした文書の受け渡しと署名依頼のプロセスが簡素化されます。事務担当者はタブレットを使用して来院者に電子同意書への署名を依頼し、同意を受けることができます。電子同意書は対面での署名依頼だけでなく、メール、SMSで送信することができ、緊急時や保護者が不在の場合は非対面方式で署名を依頼することもできます。電子契約を利用した業務の簡素化により、担当者は患者の同意書の記入漏れなどの問題発生を防ぐことができます。入院診療の受付時には、健康保険の不正使用、代理診療を防止するために本人確認が必要な場合もありますが、本人確認の際には、身分証明書の自動マスキング機能により、患者のプライバシーを保護し、個人情報流出のリスクを無くすことができます。
eformsign内で作成されたすべての文書は、クラウドサーバー内に自動的に保存されます。保存された文書データは業務の用途に合わせて出力することができ、範囲を指定して整理されたデータをいつでも確認することができます。使用中の院内システムがあれば、API連携により電子契約サービスと院内システムを連携することで、さらなる活用が見込めます。電子契約機能を院内システムで使用することができるため、文書に関する業務を一元化して各種データを統合的に管理することができます。API連携後に作成された文書は、院内のサーバーに自動で保存することができるため、業務の自動化が可能です。院内システムに連携している患者のデータベースを基に、病院の広告や広報のためのメール・SMS送信、マーケティング活動などを効率的に進めることができます。
Q. 院内業務の効率化もできますか？
電子契約サービスを病院に導入する場合、来院者に対する文書だけでなく、病院内部の人材管理に必要な業務も改善することができます。
病院内部で最もよく作成され文書は「雇用契約書」です。雇用労働部の「電子労働契約書活性化のためのガイドライン」に基づき、近年多くの病院で作成と保存が簡単な電子雇用契約書を導入しています。 特に大学病院や総合病院では、雇用契約書を頻繁に作成するため、電子契約を導入した院内人事課では電子契約サービスが高い頻度で利用されています。
雇用契約書のアップロードは、これまで使用していた文書の雛形をアップロードするだけです。文書を雇用者に非対面で個別送信/一括送信することができ、署名の進行状況をリアルタイムで確認できます。労働基準法に基づき、病院で作成される雇用契約書は最低3年間保存しなければなりませんが、電子契約で作成された電子雇用契約書は、簡単かつ安全に保管・管理することができるため、院内の文書保管を簡素化することができます。
また、これ以外にも、病院内で臨床研究を進めるために必要な同意書の作成にもeformsignが活躍します。病院での研究に電子契約サービスを導入する場合、研究のための同意書を研究対象者にメール、SMSで送信することができ、便利です。最近では、研究対象者が非対面で臨床試験に参加できる「分散型臨床試験」も活発に行われていますが、電子契約の場合、病院は研究対象者と対面しなくても臨床試験同意書を送付することができ、研究対象者は簡単に署名することができるため、病院・研究対象者双方にメリットがあります。
■ 時間・場所を問わず、誰でもかんたんに！
eformsignは、各種同意書だけでなく、選択医療申請書、保険治療確認書、初診問診票、健康診断問診票など、病院で発生するあらゆる文書に利用できます。状況に応じて発生する様々な種類の文書を一元管理して作成、保管、管理し、病院業務に使用されるデータを統合的に管理することができます。
eformsignでは、テンプレート管理によって同じ文書を何度も作成する必要なく、より効率的に文書を作成することができます。同様の文書の雛形を繰り返し使用する場合、マウスを使って雛形を簡単に作成し、ワークフロー設定により、文書権限を指定してテンプレートとして保存することができます。また、Word、Excel、PDFなど、様々なファイル形式に対応しています。
また、CSV出力機能を使うことで、文書内のデータを多岐にわたり活用することができます。患者に関するデータは、eformsignのCSVファイルで一括出力することができます。ファイルをダウンロードすると、設定した範囲に応じて整理されたデータを確認することができます。CSVファイルで出力したデータは、病院の広告・広報のためのメール・SMS送信やマーケティングなどに活用することができます。eformsignで作成されるすべての文書は、eformsign独自のクラウドに保存されるため、物理的なスペースを必要としません。また、任意のキーワードで検索すると、キーワードが含まれるすべての文書を検索し、閲覧することができます。キーワード検索以外にも、特定の期間、特定の入力項目などを組み合わせることで、より詳細な検索を行うことができます。
病院ののDX化、eformsignの電子契約で始めてみませんか？
煩雑な文書作成プロセスの簡素化、不必要な反復作業を減らし、業務プロセスを最大限に効率化することができるeformsignは、貴社の業務プロセスを改善します。
※韓国国内での事例です。
法律などの部分に関しては日本国内と異なる場合がございます。