일 잘하는 기업들이 전자계약 서비스를 도입한 이유

최근 2-3년간 급격하게 변화한 사회에서 중소 및 중견기업에서도 기업 경쟁력을 갖추기 위해 디지털 전환은 필수입니다.전자계약 기술은 빠르게 변화하는 현대 사회에서 업무 효율을 개선하고, 비용을 줄이고, 고객 경험을 개선하고 보안을 강화하는데 필수적인 요소로 작용하고 있습니다. 이폼사인 고객사인 일 잘하는 기업들이 최근 전자계약 서비스를 도입한 이유에 대해 소개합니다.


1. 업무 자동화를 통한 시간 및 비용 절감

많은 기업들이 업무에 필요한 비용을 최소화하고, 비용 투자 대비 수익을 극대화할 수 있는 방법들에 대해 고민하고 있습니다. 여기서 비용이란, 업무에 쓰이는 금전적인 비용부터 직원들의 리소스 그리고 업무에 소요되는 시간을 포함합니다. 전자계약 서비스는 종이로 계약을 진행하는 경우와 비교해 많은 비용을 절감할 수 있습니다.

예를 들어, 종이를 사용하고 인쇄에 필요한 비용, 서명을 요청하고 기다리는 시간, 우체국에 방문하거나 퀵 서비스를 통해 계약서를 전달하는 비용, 계약 상대방을 만나는 시간, 완료된 계약서를 스캔하고 보관하는 시간 그리고 모든 프로세스에 투입해야 하는 리소스까지.. 만일 계약서를 수정해야 하는 상황이라면, 계약 프로세스를 처음부터 다시 시작해야 할 뿐 아니라 시간과 비용은 2-3배 이상 더 소요될 수 있습니다.

그러나 전자계약 서비스는 서비스 내에서 마우스 클릭만으로 모든 업무를 자동화하고 시간과 비용을 최소화할 수 있기 때문에 더 중요한 업무에 리소스를 투입할 수 있어 비용 절감에 효율적입니다.


2. 스마트한 고객 경험 제공

성공적인 비즈니스를 위해 특별하고 긍정적인 고객 경험을 제공하는 것도 영업에서 중요한 전략 중 하나입니다. 전자계약 서비스를 도입한다면, 계약 상대방은 전 세계 어디에 있더라도, 휴대폰, 태블릿, PC 중 한 가지만 있다면 손쉽게 문서를 작성하고 서명을 완료해 계약을 마무리할 수 있습니다.

실제로 이폼사인을 사용하고 있는 호텔이나 병원과 같은 고객사들의 경우 동의서와 신청서에 서명을 요청하는 업무가 많습니다. 초반에는 자체적인 업무 프로세스를 개선하기 위해 도입했으나, 대면 또는 비대면으로 태블릿 또는 스마트폰으로 서명을 요청하면서 기업의 고객에게 특별한 경험을 제공하고 스마트한 브랜드 이미지를 구축할 수 있게 되었습니다.


3. 워크플로우 설정으로 업무 생산성 증대

전자계약 서비스는 기존에 사람이 직접 해야 하던 모든 업무를 워크플로우 설정을 통해 자동화할 수 있습니다. 이는 계약 프로세스를 빠르게 진행될 수 있도록 하며, 직원들의 업무 생산성을 효과적으로 개선할 수 있습니다.

특히, 거리가 멀어도 매번 대면해서 계약하던 고객사들의 경우 약속을 잡고 계약서를 작성하는 데까지의 시간이 걸리고 일정이 지체되고는 했습니다. 아웃소싱 기업과 같이 근로계약서를 수십수백 건씩 작성하는 경우에는 매번 계약서를 수정하고 검토를 요청하는 일부터 문서를 인쇄하고 직접 만나서 서명을 요청하는데 큰 리소스가 소요됩니다.

그러나 기존의 종이계약과 다르게, 이폼사인 도입 후에는 기존에 사람이 직접 해야 했던 일을 이폼사인으로 대신 작업할 수 있습니다. 문서가 전달되어야 하는 프로세스를 미리 설정할 수 있으며, 검토자, 작성자, 참조자 각 단계별로 입력해야 하는 필수 항목들을 정할 수 있어 누락 없이 문서를 보다 정확하게 처리할 수 있습니다.

문서 작성 요청 이메일을 별도로 보낼 필요도 없습니다. 사전에 설정한 각 단계별 알림 내용으로 SMS, 카카오톡, 이메일 중 원하는 방식의 알림 요청을 다양하게 발송할 수 있습니다. 계약 상대방 또한 언제든지 휴대폰 또는 이메일을 확인하고 문서를 검토한 후 작성할 수 있기 때문에 기존에 하나의 계약에 소요되던 시간을 단축할 수 있습니다.


4. 위변조 방지 및 보안 강화

계약서와 동의서 등의 문서에는 민감한 개인 정보나 외부로 유출돼서는 안되는 내용이 담겨있습니다. 이러한 문서가 분실 또는 파손되거나, 계약 상대방이 아닌 다른 사람이 보게 되는 경우에는 큰 문제가 발생할 수 있습니다. 반면에, 전자계약 서비스를 통해 문서를 작성하고 전달할 경우에는 안전한 클라우드 상에 확실하게 보관될 뿐 아니라, 모든 계약 과정을 실시간으로 확인할 수 있습니다.

이폼사인은 AWS(아마존 웹 서비스) 클라우드를 사용하고 있으며, AWS 인증 소프트웨어로 전자계약 서비스 최초 안정성 및 운영 우수성 기술 검증을 완료해 보다 신뢰할 수 있습니다. 그뿐만 아니라, 현대자동차, GS칼텍스, SK텔레콤을 포함해 국내 유수의 대기업이 여러 전자계약 서비스들 중 이폼사인을 도입하면서 강력한 보안은 입증된 바 있습니다.

특히, 전자계약을 통한 전자서명을 진행할 경우 계약의 정보가 담긴 감사추적증명서 또는 계약의 원본임을 증명해 줄 수 있는 타임스탬프 기능도 활용할 수 있습니다. 감사추적증명서는 문서를 열고 확인하고 서명하는 모든 과정을 담은 문서로, 만일 계약과 관련해 문제가 발생한 경우, 계약자 본인이 서명했음을 증명할 수 있는 자료로 사용할 수 있습니다.


5. 클라우드 내 간편한 보관

기존에 종이 문서들을 보관할 때는 별도의 선반이나 창고 등에 서류철을 해서 보관합니다. 만일, 필요한 문서가 있는 경우에는 연도별로 또는 계약서별로 분류되어 있는 여러 파일들 사이에서 하나하나 확인하며 번거롭게 찾아야 합니다. 보관하기 위한 공간도 필요하고, 문서를 분류하고 보관하는 리소스 그리고 문서를 찾아야 할 때의 불편함이 있습니다.

전자계약 서비스를 활용한다면 문서 작성이 완료되는 동시에 클라우드 상에 자동으로 저장됩니다. 필터링 기능을 사용해 완료문서함에서 템플릿별, 작성일별로 문서를 검색할 수도 있으며, 키워드 검색을 통해 간편하게 필요한 문서를 찾을 수 있습니다. 별도의 저장 공간이 필요하지 않으며 분실이나 파손의 우려가 없어 담당자가 번거롭게 관리하지 않아도 걱정이 없습니다.


6. 기업 내 쉽고 빠른 도입 프로세스

부서 또는 기업 단위로 새로운 서비스를 도입할 때는 적응 기간이 필요합니다. 또한, 기존에 사용하는 ERP, 협업툴이나 기타 사내 프로그램과 연동이 되지 않는다면 같은 업무를 두세 번 해야 하는 번거로움도 있습니다. 업무 효율을 개선하기 위해 도입한 서비스가 걸림돌이 된다면 차라리 도입하지 않는 게 나을 수도 있습니다.

여러 전자계약 서비스 가운데 이폼사인은 프리미엄 고객 지원 서비스를 제공하고 있어 혹여나 도입에 어려움이 있지 않을까 고민할 필요가 없습니다. 도입 전 사전 컨설팅을 통해 서비스를 가장 잘 활용할 수 있는 방법을 제안 드리고 있으며, 타사와 달리 전화, 이메일, 실시간 채팅(채널톡) 그리고 원격 상담 등 다양한 방식으로 문의 사항에 대한 지원을 제공하고 있습니다. 또한, MS Office를 사용할 수 있는 사람이라면 누구나 쉽게 사용할 수 있는 방식의 서비스로 별도의 전문 지식이 필요하지 않습니다.

그럼에도 불구하고, 사용에 어려움을 겪거나 실무자에게 교육이 필요한 경우 매주 목요일 온/오프라인으로 실시하는 이폼사인 정기교육을 통해 쉽게 사용할 수 있도록 도움을 드리고 있습니다. 실제 이폼사인 고객사들 중 인사 담당자님께서 온라인으로 정기교육을 수강한 후 몰랐던 기능을 알게 되고 실제 업무에 적용해 구매, 영업팀 등 더 많은 부서에 이폼사인을 사용하게 된 사례도 있습니다.


일 잘하는 기업이라면, 더 나은 업무 환경을 위해 고민 중인 관리자라면
실무자들이 가장 필요로 하는 디지털 전환 방식을 고려해야 합니다.

겉으로만 화려한 디지털 전환이 아닌,
실제 업무에서 손쉽게 사용하고 활용 가능한 전자계약 서비스 도입으로
디지털 전환의 첫걸음을 시작해보세요.

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2022-08-18