전자계약, 전자문서
그리고 이폼사인이 궁금하신 분들을 위한 이폼사인톡!
이폼사인톡 3화는 전자계약 서비스를 처음 사용 중인 고객분들의 자주 묻는 질문을 모아보았습니다.
이폼사인 매니저스들이 준비한 이폼사인톡 3화를 소개합니다!
?5위. 계약서, 한 번에 여러명에게 보낼 수 있나요?
5위는 수백수천 건의 계약서를 작성하고 관리하는 분들이라면 모두 궁금해 하실만한 질문이었습니다. 아무래도 수많은 계약서를 일일이 만들고, 수정하고, 보내고 서명을 받는 일을 하다 보면 야근이 잦아질 수밖에 없는데요.
전자계약 서비스를 사용한다면, 야근 걱정 없이 수많은 계약서를 처리할 수 있습니다. 다수에게 요청할 때는 ‘일괄 작성 및 대량 전송’ 기능을 활용하면 수십수백 명에게 문서를 한 번에 보내고, 손쉽게 관리가 가능합니다.
매년 돌아오는 연봉협상 시즌을 생각해 보면, 기존에는 인사담당자가 계약서를 준비해 임직원을 한 명씩 만나 직접 서명을 받다 보니 많은 시간이 걸렸습니다. 계약서 내 수정할 부분이 있으면 다시 인쇄를 해야 하고, 서명이 완료된 계약서는 부서별 또는 이름순으로 분류하는 등 관리에 있어서도 번거로웠습니다.
대량 전송 기능을 활용하면, 인사담당자는 컴퓨터 앞에 앉아 수백 장의 연봉계약서를 한 번에 전송하고, 비대면으로 쉽게 서명을 요청할 수 있습니다. 특히 이폼사인의 경우, 대량으로 전송한 문서만 별도로 관리할 수 있어 일주일 이상 걸렸던 업무를 하루 이틀 만에 끝낼 수 있을 만큼 빠르게 처리할 수 있습니다.
? 4위. 서명 순서를 정할 수 있나요?
계약서에 따라 문서를 작성하고 서명을 진행하는 순서가 다를 수 있습니다. 계약 상대방이 먼저 서명해야 하는 경우도 있고, 작성자의 서명 후에 상대방에게 서명을 요청해야 하는 경우도 있기 때문입니다.
종이 계약서의 경우에는 원하는 순서대로 계약서를 전달해 서명을 요청할 수 있는데요. 전자계약 서비스에서도 ‘워크플로우 설정’기능을 활용하면 기존의 업무 프로세스 그대로 서명 순서를 자유롭게 설정 가능합니다.
일 잘하는 사람들의 전자계약, 이폼사인은 문서를 검토할 수 있는 사람, 작성에 참여할 수 있는 사람 등 역할을 지정해 워크플로우 설정이 가능합니다. 보다 자세한 워크플로우 기능 활용 방법은 >워크플로우 설정으로 전자계약 간편하게 하는 법에서 확인해 보세요!
? 3위. 이미 보내버린 계약서, 수정이 가능한가요?
3위는 계약서 수정과 관련된 질문이었습니다. 사람이 작성하기 때문에 아무리 조심한다고 해도 수정사항이 발생할 수 있기 때문인데요. 만일, 계약서 작성이 완료되었는데도 계약 내용 수정이 가능하다면, 계약의 법적 효력에 문제가 발생할 수 있습니다. 그러나, 계약이 진행 중인 상황에서는 전자계약 서비스 내에서 언제든지 수정이 가능합니다.
종이 계약서에 수정사항이 있을 경우, 새로운 계약서를 다시 인쇄하고 계약 프로세스를 처음부터 진행해야 합니다. 우체국에 다시 방문하거나 퀵 서비스를 다시 부르는 등.. 시간과 비용이 두 배로 소요되는데요.
반면에, 전자계약 서비스는 사무실에서 클릭 몇 번으로 내용을 수정하고 서명을 재요청할 수 있습니다. 계약서를 수정할 경우에는 기존에 진행 중이던 계약서는 더 이상 유효하지 않아 중복계약 문제는 발생하지 않고 수정된 계약서로 새롭게 계약을 진행할 수 있습니다.
? 2위. 상대방이 서명을 안 하면 어떻게 되나요?
대면 계약의 경우, 바로 앞에서 서명을 요청할 수 있지만.. 비대면 계약은 계약서가 어디에 있는지, 상대방에게 계약서가 잘 도착했는지 확인하기 어렵습니다. 계약 상대방이 마냥 서명을 해줄 때까지 기다리는 것도 답답하고, 연락해서 매번 확인하고 물어보는 것도 번거롭습니다.
전자계약 서비스는 실시간으로 상대방이 문서를 열람했는지를 확인할 수 있습니다. 또한, 언제든지 클릭 한 번으로 이메일, SMS, 카카오톡을 통해 재요청 메시지를 보낼 수 있습니다.
또한, 상대방이 필수로 작성해야 하는 항목을 설정하면 해당 항목을 작성할 때까지 다음 단계로 넘어갈 수 없도록 설정 가능해 누락되는 내용 없이 계약서 작성을 완료할 수 있습니다.
? 1위. 다른 사람이 문서를 열어보면 어떡하죠?
이폼사인 매니저스가 뽑은 가장 자주 묻는 질문 1위는…계약 상대방이 아닌 다른 사람이 문서를 열어보고 작성하는 문제와 관련된 질문이었습니다.
종이계약의 경우에는 민감한 계약 내용이나 개인정보가 담긴 계약서를 누구나 확인할 수 있는 반면에, 전자계약은 계약 상대방 본인만 문서에 서명할 수 있도록 본인인증 수단을 사용할 수 있습니다.
이폼사인은 업계 최다 본인인증 수단을 제공하고 있는데요. 문서 암호 설정, 이메일 및 SMS 인증, PASS앱을 활용한 휴대폰 본인 확인, 법인 공동인증서 확인 등의 옵션을 제공하고 있습니다. 본인 확인이 되지 않으면, 문서 자체를 확인조차 할 수 없기 때문에 다른 사람이 문서를 열어보거나 서명을 하는 문제는 일어나지 않습니다.
여기까지 전자계약 서비스 도입 후 자주 묻는 질문 TOP5를 알아보았습니다.
이폼사인 매니저스들이 뽑은 5가지 질문 외에도
전자계약 서비스를 실제로 사용하면서 궁금하신 점들이 있으시다면
유튜브 영상에 댓글로 질문을 남겨주세요 🙂
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