일 잘하는 사람들의 전자계약 서비스 이폼사인입니다.
이번 포스팅에서는 워크플로우의 의미부터,
이폼사인 내에서 워크플로우로 업무 효율을 개선한 사례를 소개해 드리려고 합니다.
일반적으로 대부분의 업무는 반복해서 진행됩니다. 예를 들어, 구매계약서를 작성하는 업무는 구매가 이루어질 때마다 반복됩니다. 근로계약서는 신규 입사자가 첫 출근하는 주에 작성하게 됩니다. 보안서약서는 연초에 전 직원들을 대상으로 매년 새롭게 서명을 받기도 합니다.
일정 기간마다 업무가 반복되는 경우도 있고, 시기와 관계없이 이슈가 생겼을 때마다 반복되는 경우도 있습니다. 이렇게 반복되는 업무를 고정된 프로세스로 설정하고 자동화한다면 업무에 소요되는 시간이나 리소스를 최소화할 수 있지 않을까요?
?워크플로우란?
워크플로우란 WORK + FLOW의 합성어로, 어떤 업무를 수행하기 위해 업무의 시작부터 끝까지 필요한 프로세스를 의미합니다. 어떠한 계획 하에 업무를 요청하고, 작업을 진행하고, 피드백에 따라 수정하고, 검토를 통해 결과물을 도출해 내는 모든 과정을 워크플로우라고 볼 수 있습니다. 워크플로우는 업무에 따라 그 순서나 구조가 달라질 수밖에 없으며, 단순하거나 복잡할 수도 있습니다.
최근 대부분의 협업툴에서는 워크플로우를 강조하고, 효율적인 업무 프로세스 구축에 대해 다루고 있습니다. 일잘러라면 주목해야 하는 워크플로우, 도대체 왜 중요할까요? 워크플로우 설정은 결국 업무 자동화로 이어지기 때문입니다.
워크플로우를 설정한다면, 매번 처음부터 프로세스를 만들 필요 없이 정해진 프로세스 내에서 반복되는 업무를 보다 정확하고 효율적으로 진행할 수 있습니다. 이에 따라 기존에 지연되고 보류되던 업무들을 빠르게 처리할 수 있으며, 생산성을 높일 수 있습니다.
?이폼사인 워크플로우 기능 알아보기
전자계약 서비스 이폼사인에서도 워크플로우 설정 기능을 제공합니다. 이폼사인에서의 워크플로우는 ‘문서 처리 과정’을 의미하며 문서의 시작부터 완료까지 작성된 문서가 처리될 단계를 설정할 수 있습니다.
서명이 필요한 문서를 만든 후, 문서를 작성하고 검토해야 하는 단계를 추가해 워크플로우를 자유롭게 구성해 보세요. 이폼사인의 스마트한 워크플로우를 잘 활용한다면, 계약 상대방에게 서명만 요청하는 것이 아닌, 업무에 필요한 커뮤니케이션도 가능해 하나의 협업툴처럼 서비스를 확장해서 사용할 수 있습니다.
이폼사인은 문서에 참여할 수 있는 사람의 수에 제한을 두지 않습니다. 문서 참여자 설정에서는 문서 작성을 진행할 참여자 수를 추가하고 각자의 역할을 설정할 수 있습니다.
문서에 참여하는 사람이 몇 명인지 설정한 후, 각 참여자가 입력해야 하는 입력항목을 지정하세요. 워크플로우 설정에서는 검토자와 참여자를 무제한으로 반복해서 추가할 수 있으며, 문서 작성 순서를 자유롭게 정할 수 있습니다.
이폼사인 워크플로우는 시작-완료가 기본 단계이며, 검토자와 참여자 두 가지 역할을 추가할 수 있습니다. 검토자는 문서를 검토한 후 승인 또는 반려를 할 수 있습니다. 검토자가 승인을 할 경우 다음 단계로 넘어가며, 반려를 할 경우 이전 단계로 돌아가게 됩니다.
참여자는 문서를 작성하고 서명할 수 있는 역할입니다. 각 참여자는 작성해야 하는 입력란을 채우고, 서명이 필요한 곳에 서명 또는 도장을 입력합니다. 참여자 또한 검토자와 동일하게 문서를 승인하고 반려할 수 있습니다.
검토자와 참여자 뿐 아니라, 문서를 ‘모니터링’ 할 수 있는 참조자도 추가할 수 있습니다. 참조자는 문서를 승인하거나 작성할 수는 없지만 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있으며, 작성 완료 후에도 최종 문서를 확인할 수 있습니다.
또한, 워크플로우 내에 있는 참여자 또는 검토자에 따라 보이는 파일이나 구역을 다르게 설정할 수 있습니다. 회사 멤버가 아닌 참여자나 검토자에게는 문서의 일부 또는 여러 문서 파일 중 선택된 파일만 노출되도록 디테일한 설정도 가능해 더 복잡한 업무도 손쉽게 자동화할 수 있습니다.
?인사담당자를 위한 워크플로우 기능 300% 활용법
워크플로우 기능은 모든 문서 그리고 모든 업무에 활용할 수 있습니다. 고객사에 납품을 하는 영업 직원의 경우 납품계약서와 작성과 관련해 사내 법무팀, 회계팀, 영업팀 그리고 계약 상대방 회사의 직원들과 계약서를 검토하고 서명해 최종 계약이 완료되는 프로세스까지 모두 자동화할 수 있습니다. 오늘 포스팅에서는 이폼사인 고객사 중 워크플로우 설정을 300% 활용해 스마트하게 채용 업무를 진행하고 있는 사례를 소개해 드리겠습니다.
이폼사인 고객사의 채용담당자는 여러 채용 절차를 거쳐 결정된 신규 입사자와 근로계약서를 작성합니다. 근로계약서 내에는 업무의 내용 그리고 연봉과 같은 처우가 명시되어 있는데요. 이러한 근무 조건에 대해서는 인사팀부터 입사자가 속한 부서의 부서장 그리고 최종 결정권자인 대표이사의 승인을 통해 근로계약서를 작성하게 됩니다.
- 채용 담당자는 입사 예정자와 협의한 근로 조건을 담당 부서장과 대표이사에게 검토 및 승인받습니다.
- 채용 담당자는 승인된 근로 조건과 처우를 근로계약서에 입력합니다.
- 입사 예정자는 근로조건이 명시된 근로계약서를 확인한 후 서명합니다.
- 인사팀에서는 근로계약서 최종 검토 후 회사 도장을 입력합니다.
여기서 입사 예정자에게는 근로계약서 파일만 보일 수 있도록 설정할 수 있기 때문에, 내부에서 진행하는 결재 문서를 확인할 수 없습니다. 따라서, 문서를 여러 개로 나눌 필요 없이, 신규 입사자의 근로계약서 작성에 필요한 업무를 한 번에 해결 가능합니다.
계약서 파일을 업로드 후, 계약 상대방에게 서명만 요청할 수 있는 전자계약 서비스가 아닙니다. 이폼사인은 업무에 필요한 업계 최다 입력 항목을 제공하고 있어 복잡한 문서를 쉽게 만들 수 있을 뿐 아니라, 디테일한 워크플로우 설정 방식으로 간단한 서명 요청부터 문서 작성을 위한 업무 프로세스의 전반적인 디지털 전환이 가능합니다.
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