이폼사인의 기본 용어를 소개해 드립니다.
템플릿
이폼사인에서 사용하는 전자문서 서식을 말합니다. 기존에 종이 또는 파일로 만든 신청서, 동의서와 같이 작성되기 전의 서식(템플릿)을 말합니다. 템플릿은 이폼사인 서비스에 바로 업로드 하거나, 폼 빌더를 사용해 MS Office 파일에서 직접 만들고 업로드할 수 있습니다.
문서
템플릿을 작성하면 1개의 문서가 됩니다. 따라서 한 개의 템플릿에서 여러 개의 문서가 생성될 수 있습니다. 이폼사인 문서 생성 집계의 기준은 이 문서에 해당합니다.
웹폼 디자이너(Web form designer)
웹폼 디자이너는 이폼사인 서비스에 기존 문서 파일을 바로 업로드하여 간단하게 전자서식, 즉 템플릿으로 만들 수 있는 도구입니다. 신청서, 계약서, 동의서 등 PDF 형식으로 변환된 문서에 서명, 텍스트 박스, 체크박스 등 입력할 수 있는 입력항목을 추가하여 템플릿으로 저장하거나 이렇게 만들어진 전자문서를 다른 수신자에게 전송하여 문서 작성 또는 서명 요청을 할 수 있습니다.
폼 빌더(Form builder)
폼 빌더는 이폼사인에서 사용할 전자 서식을 만드는 도구입니다. 신청서, 계약서, 동의서 등의 기존 종이 서식을 PC, 태블릿, 스마트폰으로 입력할 수 있는 전자문서로 변경하여 이폼사인에 업로드할 때에 사용합니다.
대시보드
이폼사인에 로그인하고 나면 나타나는 서비스 이용 화면을 말합니다. 좌측 메뉴 아이콘을 클릭해 대시보드 메뉴에 접근할 수 있습니다. 대시보드 메뉴는 사용자의 권한에 따라 다르게 나타납니다.
문서함
생성된 문서를 보관 및 열람할 수 있는 클라우드 공간입니다. 문서의 상태에 따라 4개의 문서함에 나뉘어 보관됩니다.
- 진행 중 문서함
: 내가 작성 또는 참여한 문서 중 완료되지 않은 문서 목록을 볼 수 있습니다. - 처리할 문서함
: 내가 처리해야 할 문서(다른 멤버가 나에게 요청한 문서), 또는 멤버가 아닌 수신자에게 보낸 문서 중 처리되지 않은 문서 목록을 볼 수 있습니다. - 완료 문서함
: 내가 작성 또는 참여한 문서 중 완료된 문서 목록을 볼 수 있습니다. - 일괄 작성 문서함
: 내가 일괄 작성으로 보낸 문서의 진행 현황을 확인할 수 있습니다.
추가 문서함
3 개의 문서함 외에 아래의 3 개의 추가 문서함에서도 문서를 보관 할 수 있습니다
- 일괄 작성 문서함
: 내가 일괄 작성으로 보낸 문서의 진행 현황을 확인할 수 있습니다. - 공유 문서함
: 내가 소유한 문서를 다른 멤버들과 공유하거나 다른 멤버들이 나에게 공유한 문서를 확인할 수 있습니다. - 임시 보관함
: 내 파일로 문서 작성 중 문서 작성 시작하기 이전에 임시 저장한 문서 목록을 볼 수 있습니다.
워크플로우
문서가 작성되어 완료되기까지의 처리 과정을 말합니다. 템플릿 관리자가 템플릿 별로 워크플로우 단계를 설정할 수 있습니다. 워크플로우는 시작-완료가 기본 단계이며, 3가지 수신자 타입 중 선택하여 단계를 추가할 수 있습니다.
- 시작: 문서 작성자가 처음으로 시작하는 단계입니다.
- 참여자: 문서의 입력항목에 작성 또는 서명하는 단계입니다.
- 검토자: 작성된 문서를 검토하는 단계입니다.검토자는 문서를 승인 또는 반려만 할 수 있으며, 문서의 입력항목에 작성은 불가합니다.
- 열람자: 문서를 승인하거나 작성할 수 없고 열람만 할 수 있는 단계입니다.
- 완료: 시작부터 설정된 모든 단계를 거쳐 작성된 문서가 최종적으로 완료되는 단계입니다.
권한 유형
이폼사인에서는 멤버별로 권한을 다르게 부여할 수 있으며. 멤버 별 권한은 다음과 같이 구분됩니다.
- 대표 관리자: 회사의 대표자로, 이폼사인 사용에 대한 모든 권한이 있습니다.
- 회사 관리: 회사 관리 메뉴에 접근할 수 있으며, 회사 정보, 멤버, 그룹 등을 관리할 수 있습니다.
- 템플릿 관리: 템플릿 관리 메뉴에 접근할 수 있으며, 템플릿을 생성, 수정, 배포 및 삭제할 수 있습니다. 또한 템플릿 관리 권한이 있는 멤버는 각 템플릿 별 다음 권한을 멤버 또는 그룹에게 부여할 수 있습니다.
- 템플릿 사용: 템플릿을 사용하여 문서를 작성할 수 있습니다.
- 템플릿 수정: 템플릿을 수정할 수 있습니다
- 문서 관리: 템플릿으로 작성된 문서를 열람 및 관리할 수 있습니다. 해당 권한을 부여받은 멤버는 문서 관리 메뉴에 해당 템플릿으로 작성된 문서가 표시됩니다.
각 권한 별 권한 부여 방법은 다음을 참고해 주세요.