수많은 전자계약 서비스 중 어떤 서비스를 도입해야 하는지 고민 중이신가요?
이번 포스팅에서는 좋은 전자계약 서비스가 무엇인지,
어떤 서비스를 골라야하는지에 대해 알려드리려고 합니다.
기업 내 불편하고 번거로운 종이 기반의 업무, 이제 더 이상 변화를 미룰 수 없습니다. 하지만 회사 내 IT 담당자도 없을뿐더러 자체 솔루션 개발은 큰 비용이 발생해 엄두도 낼 수 없는데요. 전자계약 서비스, 도입 전부터 막막하시다면 도입 시 꼭 고려해야 하는 여섯 가지를 참고하시는 것을 추천합니다.
사용하기 쉬운 서비스인가?
기업 내 업무에 활용하는, 전직원이 사용해야 하는 서비스라면 ‘누구나 쉽게’ 사용할 수 있어야 합니다. 만일 서비스를 사용하는데 어려움이 있는 경우, 새로운 서비스를 익숙하게 사용하는데까지 별도의 시간이 소요되는데요. 모두에게 쉽고 간편한 조작이 가능한 서비스인지에 대해 고민해야 합니다.
이폼사인은 회원가입 후 5분의 시간만 투자한다면, 누구나 사용할 수 있습니다. 개발과 관련된 지식이 없어도, 오피스 문서만 다룰 수 있다면 쉽게 이용이 가능합니다. 서비스 내에서 기존에 사용하고 있던 문서 파일을 업로드한 후, 마우스로 필요한 입력 항목을 배치해 전자문서를 만들 수 있기 때문입니다.
또한, 이폼사인에서만 제공하는 ‘폼 빌더’ 프로그램을 다운로드 받아 기존에 사용하고 있는 엑셀, 워드, 파워포인트 문서 내에서 문서를 편집하면서 입력 항목을 넣어 바로 전자문서로 만들 수도 있어 회사원이라면 누구나 간편하게 사용할 수 있는 서비스입니다.
이폼사인은 고객사들이 보다 쉽게 업무에 이폼사인을 활용할 수 있도록 업계 최고의 프리미엄 고객 서비스를 제공하고 있기 때문에, 혹시나 하는 걱정도 덜어드립니다. 전화, 이메일, 실시간 채팅 그리고 원격 지원 방식 중 고객이 가장 선호하는 방법으로 남겨주신 문의에 대해 도움을 드리고 있습니다. 특히, 이번 6월부터 시작된 무료 정기교육이 있어, 전자계약 서비스 자체가 익숙하지 않은 고객사들에게 다방면의 도움을 제공하고 있습니다.
많은 업무에 활용할 수 있는가?
인사팀에서 사용하는 근로계약서 말고는 회사 내 계약 업무가 많지 않다면 굳이 도입해야 하는가 고민할 수도 있습니다. 몇 안되는 업무로 인해 새로운 서비스를 도입하기에는 부담스러울 수 있습니다. 규모가 크지 않은 회사라면, 일 년에 손에 꼽을 만큼의 계약을 진행하기도 합니다. 따라서, 게약서에 단순히 ‘서명’을 요청하고 보관하는 방식의 전자계약 서비스라면 업무 활용도가 높지 않습니다.
이폼사인은 계약, 신청, 동의서를 포함해 다양한 산업 군의 수많은 업무에 간편하게 사용할 수 있습니다. 실제로 기업 내 인사, 마케팅, 법무, 경영, 구매, 영업팀의 사내외 업무를 포함해 공공기관, 금융, 병원, 교육, 건설, 유통 및 서비스 등의 산업군에서 이폼사인을 활용하고 있습니다.
근로계약서와 구매계약서를 포함한 계약서는 물론, 고객을 대상으로 서명을 요청하는 개인정보동의서, 주주들에게 발송하는 주주총회위임장, 대부분의 회사에서 수기로 관리하고 있는 인감관리대장 그리고 각종 서약서와 신청서까지.. 서명이 필요한 모든 문서에 이폼사인을 활용할 수 있어 활용도가 높습니다.
그렇다면 왜 다른 서비스보다 활용도가 높을까요? 타사 전자계약 서비스의 경우 ‘계약’에만 포커스를 맞추다 보니, 계약서 작성에 필요한 기능 위주로만 서비스를 제공하고 있습니다. 그러나, 이폼사인의 경우 27년 전자문서 솔루션을 개발했던 경험을 바탕으로 계약을 포함한 모든 문서를 ‘전자문서’로 만들고 활용할 수 있는 고도화된 기능들을 함께 제공합니다. (타사의 신규 업데이트 기능들은 이미 이폼사인의 서비스 출시부터 제공했다는 사실!) 특히, 업계 최다 입력 항목과 타 서비스와의 연동 등 기업 업무에 최적화된 기능으로 고객사의 만족도가 높습니다.
확실한 보안과 법적 효력을 갖추었는가?
전자계약 서비스 도입에 있어서 보안과 법적 효력은 아주 중요합니다. 국내에서는 전자문서의 안전성과 신뢰성을 확보하고 그 이용을 활성화하기 위해 전자서명법과 전자문서 및 전자거래 기본법을 개정했는데요. 이에 따라 확실한 법적 효력이 보장되어 전자계약 서비스 이용에 문제가 없습니다. 이폼사인을 통한 전자계약은 다양한 수단을 통해 계약 행위에 대한 증명이 가능하며, 전자서명법과 전자문서 및 전자거래 기본법에 근거해 법적 효력이 인정됩니다.
일반적으로 종이로 된 사내 문서가 외부로 유출되거나 중요한 계약 내용이 노출되어 문제가 생기는 경우 큰 영업 손실이 발생합니다. 전자계약의 경우에도 계약 내용이 외부로 쉽게 노출되거나, 본인이 아닌 사람이 계약서를 열어볼 수 있는 문제가 생길 수 있습니다. 따라서, 보안과 위변조 문제 방지가 확실한 서비스를 선택해야 합니다.
이폼사인의 경우 계약 상대방의 본인 확인 프로세스를 다양하게 추가할 수 있으며, 계약 완료 후에도 안전한 클라우드에 자동으로 문서가 저장되어, 분실 또는 누락의 문제가 발생하지 않아 관리에도 용이합니다. 특히, 국제표준 정보보호 인증 ISO/IEC 27001과 AWS 인증 소프트웨어 배지를 획득하며, 타사 대비 서비스의 안정성과 보안 및 운영 우수성에 대해 입증했습니다.
브랜딩과 커스터마이징이 가능한가?
대부분의 전자계약 서비스는 ‘우리 회사’만을 위해 만들어진 서비스가 아닙니다. 전자계약 서비스를 사용하고 있지만, 우리 회사 로고가 들어간 서비스라면 얼마나 좋을까요? 문서 서명 요청 알림 메시지 또한, 전자계약 서비스 로고가 아닌 자사 로고와 원하는 메시지 내용을 보낼 수 있다면 서명을 해야 하는 회사 외부 사람을 포함한 계약 상대방도 신뢰하고 서명할 수 있을 것입니다.
이폼사인은, 회사 브랜딩 서비스를 제공해 이폼사인 로고를 우리 회사 로고로 변경하거나, 이메일 및 카카오톡 맞춤 브랜딩이 가능합니다. 서명 요청 시 발송되는 알림 메시지 내용을 담당자가 원하는 대로 수정할 수 있을 뿐 아니라, 서비스 대시보드 내 로고가 들어가는 부분과 문서 요청 시 발송되는 이메일 내 로고 부분을 자사 로고로 변경할 수 있습니다. 또한, SMS 발신번호 및 이메일 주소 커스터마이징도 가능해 마치 우리 회사의 자체 서비스처럼 전자계약 서비스를 활용할 수 있습니다. (해당 기능 사용 시, 고객센터 개별 문의 필요)
또한, 중견, 대기업 및 금융기관 고객사를 대상으로 별도의 고객사 내부 서버 또는 독립 클라우드 공간에 이폼사인을 설치해 사용하는 On-Premise(온 프레미스) 서비스를 제공하고 있습니다. 자체 솔루션을 개발하는 것과 비교해 합리적인 비용으로, 고객사가 원하는 전자계약 서비스를 구축하는 방식으로 이미 많은 대기업에서 이폼사인의 기술력과 안정성을 인정해 On-Premise로 구축형 이폼사인을 도입해 사용하고 있습니다.
다양한 모바일 환경을 지원하는가?
좋은 전자계약 서비스는 언제 어디서나 서비스를 사용할 수 있어야 합니다. 전자계약 서비스를 사용한다 하더라도, 외근이 잦은 담당자는 외부 업무로 인해 사무실 내에 있지 않거나, 노트북이 당장 없는 경우가 매번 발생합니다. 서명을 해야 하는 상대방 또는 계약 상대방이 PC를 사용할 수 없는 상황일 경우, 업무가 지연된다면 아무리 비싸고 잘 알려진 서비스를 도입한다고 해도 업무 효율의 획기적인 개선이 어렵습니다.
이폼사인 전자계약 서비스는, PC뿐 아니라 스마트폰, 태블릿 등 다양한 모바일 환경을 완벽하게 지원하고 있습니다. 그 어떤 디바이스에도 최적화된 디스플레이 환경을 제공하며 브라우저 타입에 구애받지 않아 컴퓨터가 없어도 업무를 처리할 수 있습니다. 특히, 업계 유일 안정적인 APP 서비스를 제공하고 있어 매번 이폼사인 서비스를 찾아 로그인하지 않아도 언제 어디서나 편리하게 계약할 수 있습니다. 고객사들 중에서는 이폼사인 APP을 활용해 대면 및 비대면 업무 모두에 활용하고 있습니다. 이폼사인 서비스를 사용하지 않는 계약 상대방 또한, 회원가입 없이 이메일이나 카카오톡 또는 문자메시지를 통해 받은 알림 메시지를 열어 휴대폰으로 간편하게 서명을 입력할 수 있습니다.
오래 사용할 수 있는가?
기업 내 새로운 서비스를 도입할 경우, 당장 몇 개월을 사용한다거나 1-2년을 잠깐 사용하기 위해 도입하는 것은 비효율적입니다. 도입 후 관리가 제대로 되지 않거나, 기능 업데이트가 잘되지 않을 경우 결국 다른 서비스로의 전환이 필요합니다. 여러 서비스를 몇 개월 단위로 사용해 보며 우리 회사에 딱 맞는 최선의 서비스를 찾을 수 있다면 좋겠지만, 수십수백 명이 근무하는 회사에서 여러 번 서비스를 바꾸는 것은 모두에게 번거로운 일입니다.
이폼사인은, 1개월 무료체험을 통해 충분히 서비스에 대한 파악을 할 수 있습니다. 또한, 도입 전부터 전자계약 서비스 전문가의 밀착 컨설팅을 통해 기업 내에서 가장 잘 사용할 수 있는 방법에 대해 상담을 받을 수 있습니다. 가장 중요한 점은, 업계에서 유일하게 매월 정기적인 기능 업데이트를 제공해 현재 사용하고 있는 이폼사인을 앞으로 계속 사용하는 것이 아닌 매월 더 좋아진 이폼사인을 사용할 수 있다는 것입니다. 이폼사인을 개발한 포시에스는 27년의 전자문서 개발 레퍼런스를 보유해 자체 기술력 100%로 서비스를 제공하고 있습니다. 따라서, 고객의 요청 사항을 최우선으로 기존 기능을 개선 및 신규 기능 업데이트를 지속적으로 제공할 수 있어 당장의 몇 개월이 아닌 5년, 10년의 안정적인 서비스를 사용할 수 있습니다.
다른 서비스와의 연동이 가능한가?
기존에 사내에서 사용하는 여러 서비스와의 연동이 가능한지, 서비스 도입을 통해 업무를 얼마나 간편하게 할 수 있는지 고려해야 합니다. 만일 전자계약 서비스 도입으로 인해 업무 창구를 여러 개로 나눠진다면, 업무 담당자에 따라 문서가 누락되거나 중복되는 등의 문제가 발생할 수 있습니다. 또한, 전자계약 서비스 내부에서 데이터를 실수로 삭제한다거나, 실시간 문서 현황을 확인하기 위해 매번 서비스를 들어가 확인해야 한다면 더욱 번거롭습니다.
이폼사인은 손쉬운 사내 시스템 연동이 가능합니다. API 연동으로 그룹웨어 내에서 이폼사인을 사용하고, 자체 서버 연동으로 자체 서버 내 완료된 문서를 저장하고 고객 DB를 연동해 문서 내 고객 데이터 자동 입력까지 간편하게 업무 창구를 일원화해 사용할 수 있어 업무에 소요되는 리소스를 줄일 수 있습니다.
또한, 자주 사용하는 별도의 외부 클라우드 드라이브 (구글 드라이브, 드롭박스, 원드라이브 등)에 연동해 완료된 문서를 자동으로 저장할 수 있도록 설정하거나 구글 스프레드시트, Office365 계정과 이폼사인을 연결해 문서에 입력된 데이터와 문서의 상태를 이폼사인 서비스 접속 없이도 실시간으로 확인할 수 있어 편리합니다.
좋은 전자계약 서비스 고르는 여섯 가지 방법! 이번 포스팅도 유익하셨나요?
저렴하고, 익숙하다는 이유로 신중한 고민 없이 전자계약 서비스를 도입할 경우
정작 직원들이 업무에 제대로 활용하지 못하거나, 기업 내 업무에 적용하기에 적절하지 못해
다른 서비스를 새롭게 도입해야 하는 번거로운 상황이 발생할 수 있습니다.
기업 내 종이문서의 디지털 전환은 직원들의 업무 효율 개선과 생산성 향상에 큰 기여를 하고 있습니다.
5년, 10년 그리고 20년 뒤에도 함께할 수 있는 전자계약 서비스 이폼사인으로 우리 회사의 디지털 전환을 시작하세요.