편리하고 좋은 전자계약 서비스, 우리 회사에서는 어떤 업무에 어떻게 활용할 수 있을까요?
일 잘하는 기업들의 이폼사인 이야기를 소개해 드리겠습니다.
?일 잘하는 유한킴벌리의 이폼사인 도입 사례
대한민국 국민이라면 어렸을 때부터 기저귀, 휴지, 물티슈 등으로 이미 익숙한 기업, 유한킴벌리는 이폼사인의 고객사 중 하나입니다. 국내 대표적인 생활용품 제조 및 판매 업체로, 유한양행과 킴벌리클라크의 기술력이 합쳐져 설립된 회사입니다. 미용티슈 크리넥스, 아기 기저귀 하기스부터 화장지 뽀삐와 유아용품 브랜드 더블하트까지 잘 알려진 브랜드들이 많은데요.
유한킴벌리는 회사 내 보안서약서 업무에 이폼사인을 활용했습니다. 정보보안팀의 업무 중에서는 제조 기술이 회사의 가장 큰 자산인만큼 회사의 여러 정보들을 보호하기 위해 보안서약서에 직접 서명을 받아 관리하는 업무가 있습니다.
직원 수는 약 1,500여명에 달하고, 서울 본사뿐 아니라 용인, 대전, 충주, 김천에 위치한 공장을 두고 있는 등 규모가 점점 커짐에 따라 정보보안팀의 업무가 쉽지 않았습니다. 보안서약서에 서명을 요청하고, 서명 받은 문서들을 관리하는 업무까지 많은 시간이 소요되어 업무 방식을 개선하고자 전자계약 서비스 도입을 알아보게 되었습니다.
이폼사인으로 개선된 보안 관리 프로세스
정보보안팀은 기존에 보안서약서 작성을 위해 임직원들과 매번 대면 미팅을 통해 서명을 요청하는 방식으로 업무를 진행했습니다. 간단한 서명 요청 업무임에도 불구하고, 외근이 잦은 임직원으로 약속을 잡기 어렵거나 또는 스케줄이 서로 달라 미루어지는 상황이 매번 발생해 최대 몇 개월 이상 업무가 지연되기도 했습니다.
유한킴벌리는 이폼사인 도입 후 업무의 속도와 정확도를 개선할 수 있었습니다. 매번 직접 만나서 서명을 요청하고, 서류를 하나씩 관리하던 기존의 방식에서, 비대면으로 간편하게 작성을 요청하고, 서명이 완료된 서약서는 관리까지 한 번에 할 수 있게 되어 보안 관리 프로세스를 개선할 수 있게 되었습니다.
임직원들은 별도로 업무 시간을 할애하지 않아도 언제 어디서나 요청받은 보안서약서에 서명하고 제출할 수 있어 정보보안팀을 포함한 모든 임직원들이 보다 중요한 업무에 더욱 집중할 수 있는 업무 환경도 조성할 수 있었습니다.
효율적인 문서 관리
매번 일일이 서명된 보안서약서를 분류하고 보관하던 방식을 이폼사인으로 자동화해 문서를 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 이전의 업무 방식과는 달리 누락 여부를 매번 체크할 필요도 없으며, 파일을 열어보거나 확인하지 않아도 손쉽게 임직원의 서명 여부를 확인 가능하며 서명을 하지 않은 임직원에게만 서명 요청 알림 메시지를 다시 전달할 수 있습니다. 개인 정보가 담긴 보안서약서 또한 서명이 완료됨과 동시에 자동으로 저장되어 더 빠르고 편리하게 업무를 진행하고 있습니다.
특히 기존의 종이로 된 서약서를 이폼사인으로 디지털화 하는 과정에서 템플릿을 제작하고 사용하는 과정이 쉽고 명확해, 담당자들이 손쉽게 적응할 수 있었습니다. 또한, 초기에 디지털 전환 과정에 소요될 비용과 시간에 대한 걱정이 무색할 정도로 리소스를 효과적으로 줄일 수 있었습니다.
일괄 작성 및 대량 전송으로 스마트한 업무 진행
이폼사인의 일괄 작성 및 대량 전송 기능을 활용하여, 보다 스마트하게 보안서약서 업무를 진행하고 있습니다. 매번 임직원 한 명 한 명에게 이메일이나 메시지를 보내지 않아도, 한 화면에서 임직원들의 데이터를 입력 후 클릭 한 번만으로 수십 또는 수백 명의 임직원에게 보안서약서 작성을 요청 및 관련 문서들을 관리하고 있습니다. 또한, 문서의 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있어, 필요에 따라 서명 요청을 다시 보내 업무가 지연되는 것을 최소화할 수 있어 보안서약서 업무에 소요되던 시간을 효과적으로 절약할 수 있었습니다.
유한킴벌리가 이폼사인을 선택한 이유
유한킴벌리는 안정적인 서비스와 보안에 대한 믿음으로 이폼사인을 선택했습니다. 여러 전자계약 서비스 가운데서도 도입하는 부서가 ‘정보보안팀’인 만큼, ‘보안’을 가장 중점적으로 고려했는데요. 직접 서비스를 테스트해보며 이폼사인의 확실한 보안을 직접 확인한 후 도입을 진행하게 되었습니다. 또한, 타 서비스와 비교해 다양하고 고도화된 기능들을 제공해, 앞으로의 확장성 측면에서도 보안서약서뿐 아니라 다른 업무에도 적용 가능하다는 이점 또한 크게 작용했습니다.
코로나19 이전 이폼사인 도입으로, 갑작스러운 재택근무 중에도 보안 관리 업무를 확실하게 할 수 있었으며, 시간과 비용을 모두 효과적으로 줄일 수 있게 되었습니다. 특히, 임직원 모두가 편리한 사용방법으로, 개선된 업무 효율을 경험하고 있어 만족하고 사용 중입니다.
유한킴벌리는 코로나19 이전 신속한 이폼사인 도입으로 디지털 전환을 추진해 시간과 비용 모두 효과적으로 줄일 수 있었습니다. 디지털 전환을 고려하고 있다면, 이폼사인 도입을 적극적으로 추천 드리고 싶습니다.
유한킴벌리 정보보호최고책임자 CISO
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