구매담당자를 위한 전자계약 서비스 활용법을 소개합니다😊
회사 내에서 필요한 물품을 구매해야 하거나, 고객사로부터 자사의 물품 또는 서비스에 대해 구매 요청이 들어올 경우, 거래가 발생 시에는 구매 계약서를 작성 후 체결하여 진행합니다.
계약서는 비대면으로 작성해 간편해졌지만, 작성 후 업무를 처리하는 과정에서 유관 부서에 전달하고 공유하는 일이 너무 번거롭지 않으셨나요? 구매 업무를 보다 효율적으로 개선할 수 있는 방법이 궁금하시다면 주목해 주세요!
– 구매담당자 레벨업
●구매 요청서부터 견적서 그리고 구매계약서까지 여러 유관부서에 공유해야 할 문서가 많아요
구매팀은 기업 내 각 사업부의 구매 업무를 담당하며, 각 부서에서 요청하는 물품에 대해 최적의 업체와 계약을 하는 부서입니다. 품질 및 재고 관리부터 각 사업부의 업무가 문제없이 진행될 수 있도록 정해진 일정 내에 자재나 물품을 확보하고, 전략적으로 업체를 선정해 제조에 들어가는 원가를 줄여나가 기업의 경쟁력을 제고하는 핵심 부서 중 하나입니다.
구매팀은 각 부서로부터 받는 구매 요청서부터, 각종 견적서, 구매(납품) 계약서, 청구서, 품의서, 거래명세표, 검수증 등 다양한 문서를 작성하고 관리합니다. 일반적으로 하나의 업무에는 해당 부서뿐 아니라 다른 부서의 여러 담당자들이 연관되어 있는데요. 문서를 작성하는 프로세스뿐 아니라, 완료된 문서를 공유하고 확인을 요청해야 하는 상황이 많이 발생합니다.
기존에 번거롭고 오래 걸렸던 구매계약서 작성 프로세스를 전자계약 도입으로 보다 간편하고 빠르게 개선했지만, 여전히 계약서를 파일로 다운로드해 이메일 또는 사내 메신저 등으로 매번 공유해야 하는 불편함을 느끼고 계신 분들 있으신가요?
| – 여기저기서 요청하는 문서, 매번 찾아서 이메일로 보내는 일이 너무 번거로워요 – 서명이 완료된 계약서를 다운로드해 일일이 유관부서에 공유해야 하니 여러 번 일을 하는 느낌이에요 – 회계부서에 전달해야 하는 특정 문서가 항상 자동으로 공유될 수 있도록 하고 싶어요 – 문서 처리 과정을 실시간으로 담당자들과 함께 확인하고 보다 빠르게 일을 처리하고 싶어요 |
●일잘러 담당자라면, 공유 문서함 기능으로 더 빠르고 간편하게!
업무 담당자뿐 아니라, 업무에 관련된 모든 부서 또는 특정 직원에게 문서를 자동으로 공유할 수 있다면? 유관부서와 함께 실시간으로 문서를 확인할 수 있다면 어떨까요?
이폼사인의 공유 문서함 기능을 사용하면, 필요에 맞게 공유 문서함을 만들고, 해당 문서함에 접근할 수 있는 멤버나 그룹을 선택할 수 있습니다. 같은 부서뿐 아니라 다른 부서의 담당자도 추가할 수 있기 때문에 유관부서와의 업무 처리도 효율적으로 진행할 수 있습니다.
공유 문서함에 추가하고 싶은 문서가 있다면, 처리할 문서함, 진행중 문서함 또는 완료 문서함에서 원하는 문서만 선택해 추가할 수 있습니다. 또한, 자동 공유 규칙을 설정해 특정 문서를 자동으로 공유할 수 있습니다. 해당 기능을 활용하면 문서 제목에 포함된 문구 또는 문서 종류에 따라 일일이 공유할 필요 없이, 자동으로 공유 문서함에 특정 문서가 공유됩니다.
예를 들어, ‘7월 검수증’, ‘8월 검수증’, ‘9월 검수증’ 문구가 포함된 문서들이 회계팀 담당자가 확인할 수 있는 [3분기 구매팀 검수증] 공유 문서함에 자동으로 공유될 수 있도록 설정할 수 있습니다. 또한, 구매계약서 템플릿으로 작성한 모든 문서가 구매팀 팀원들이 모두 접근할 수 있는 공유 문서함에 공유될 수 있게 설정하는 방법도 있습니다.
이렇게 공유 문서함의 기능을 활용하면, 회사 내 같은 부서 또는 유관 부서와의 업무를 더욱 편리하고 효율적으로 할 수 있습니다. 업무 담당자가 매번 번거롭게 계약서나 검수증과 같은 문서를 일일이 요청하거나 공유할 필요가 없으며, 멤버나 그룹 단위로 문서함 공유가 가능하기 때문에 관리가 용이합니다.
| 🗨 연도 및 분기별로 또는 부서별로 공유 문서함을 나눌 수 있어 여러 문서를 체계적으로 관리할 수 있어요. 🗨 부서 또는 담당자 단위로 문서함을 공유할 수 있어, 업무에 맞게 다양한 문서함을 만들어 활용할 수 있어요. 🗨 이메일이나 사내 메신저로 전달하고 요청해야 하는 프로세스를 생략할 수 있어 업무 처리가 빨라졌어요. 🗨 담당자가 휴가 중이더라도, 공유 문서함을 통해 실시간으로 문서 처리 과정을 확인할 수 있어 편리해요. |
💡참고하세요!
공유문서함은 대표관리자가 아니더라도, 이폼사인 사용자라면 누구나 만들고 사용할 수 있습니다. 또한, 소유한 공유 문서함은 다른 멤버에게 일괄 또는 일부를 선택해 이관할 수 있습니다. 단, 이폼사인 서비스를 사용하더라도 같은 회사 내 속한 멤버가 아닌 계정과는 문서함을 공유할 수 없습니다.
일잘러 구매 담당자라면,
유관부서와 공유해야 하는 여러 문서들을 자동으로 공유할 수 있는
공유 문서함 기능으로 전자계약 활용 레벨 업!
아직 전자계약 도입 전이라면, 이폼사인 무료체험으로 직접 경험해 보세요!
전자계약 전문가가 도입부터 교육 그리고 실제 활용까지 도와드리겠습니다?