보안담당자를 위한 전자계약 서비스를 활용법을 소개합니다😊
보안담당자를 위해, 꼭 알아야 하는 이폼사인 활용법을 알려드리려고 합니다. 이미 비밀유지서약서 작성에 전자계약을 도입해 사용하고 있는 분들, 전자계약 서비스를 사용하고 있지만 더 제대로 활용하고 싶은 분, 각종 신청서 및 동의서 등의 기업의 보안과 관련된 업무에 전자계약을 도입하고 싶은분들이라면 모두 주목해 주세요!
💡보안담당자 레벨업
● 다수를 대상으로 작성을 요청해야 하는 비밀유지서약서, 일일이 요청하고 취합하는데 오래 걸려요
기업 내 보안팀 또는 IT관리 부서에서는 기업 내 정보보안 체계 및 규정을 만들고 시행합니다. 임직원을 대상으로 정보보안에 대한 교육도 진행하며, 사내 운영 시스템을 관리하고 개선하는 등의 업무를 진행합니다. 또한, 보안 관련 인증을 취득하거나 대내외 보안감사에 대응하며 기업의 핵심 자산인 ‘정보’를 보호하는 중요한 부서입니다.
보안 담당자는 여러 가지 보안 시스템이나 운영 시스템 관리를 통해서 기업의 중요한 정보를 보호하기도 하지만, 임직원들과 협력업체 그리고 회사 방문자를 대상으로 보안서약서 또는 비밀유지서약서 작성 요청을 통해 정보를 유출하지 않겠다는 기본적인 확인을 받고 비밀 유지 의무를 부과하는 절차를 진행합니다.
기존의 종이로 된 서약서를 전자계약 도입으로 간편하게 전환했지만, 사내 임직원 또는 다수의 협력업체 관계자를 대상으로 일일이 서약서 작성을 요청하고, 서약서 취합을 기다리고, 서명이 완료된 서약서를 관리하는 일로 어려움을 겪고 계신 분들 있으신가요?
| · 매월, 매 분기 수백수천 명을 대상 일일이 서명을 요청하는게 너무 번거로워요 · 문서 작성 진행 상황을 실시간으로 한눈에 확인하고 싶어요 · 정해진 기한 내에 작성하지 않은 사람들만 따로 서약서 작성을 재요청하고 싶어요 · 부서별 직원, 협력업체, 신규 입사자 등 작성자 그룹을 나누어 서약서를 관리하고 싶어요 · 정해진 시간 내에 더 효율적으로 서약서 업무를 진행하고 싶어요. |
● 일잘러 담당자라면, 일괄작성 및 대량전송으로 빠르고 간편하게!
임직원을 대상으로 서약서를 대량으로 전송한 후 서명을 요청할 수 있다면? 일일이 수신자의 정보를 입력할 필요 없이, 복사 + 붙여넣기로 수신자의 데이터를 넣은 후 일괄로 문서를 작성할 수 있다면 어떨까요?
이폼사인의 일괄작성 및 대량전송 기능을 사용하면, 문서를 일괄로 작성해 수십수백 명을 대상으로 한 번에 서명을 요청할 수 있습니다. 이미 종이문서를 전자문서로 전환한 것으로도 업무 시간을 줄이고 효율적으로 사용할 수 있었다면, 다수를 대상으로 서명을 요청할 때 이 기능을 사용한다면 업무를 기존보다 더 꼼꼼하고 빠르게 처리할 수 있습니다.
일괄작성 및 대량전송 기능을 사용하기 위해서는 1) 일괄로 보낼 문서를 ‘템플릿’으로 등록한 후, 2) 수신자 정보와 각 수신자별 다르게 들어가야 할 입력 항목 데이터를 엑셀 파일 업로드 또는 직접 편집 방식으로 입력해야 합니다 3) 문서 미리보기를 통해 데이터가 정확하게 들어갔는지, 오류가 없는지 확인한 후 4) 문서를 전송하면 끝! 일일이 문서를 작성하고 서명을 요청할 필요가 없어 업무에 소요되는 시간을 더욱 줄일 수 있습니다.
| ✔️ 대량의 문서도 걱정 마세요! 미리보기 기능으로 문서를 한 번 더 확인할 수 있을 뿐 아니라, 입력한 데이터 중 필수 항목이 입력되지 않았거나, 내용이 유효하지 않은 경우에는 이폼사인이 오류를 확인해 알려주기 때문에 손쉽게 오류 데이터를 확인하고 수정할 수 있습니다😊 |
서명을 요청하는 것뿐 아니라, 수신자가 문서를 확인한 후 작성하는 과정에서도 시간이 지체될 수 있습니다. 하지만, 일괄작성 및 대량전송 기능을 활용해 보낸 문서는 일괄 작성 문서함에서 각 문서의 전송 상태 및 응답 상태 등의 내용을 확인할 수 있습니다.
또한 상세 보기 버튼을 클릭하여 각 문서의 상세 내용을 볼 수 있을 뿐만 아니라 각 문서에 대한 재요청, 취소, 다운로드, 데이터 파일 생성 등을 할 수 있습니다. 특히 정해진 기한 내에 작성하지 않은 수신자를 대상으로 ‘재요청’을 보내 문서를 빠른 시간 내에 취합할 수 있습니다.
일괄작성 문서함은 부서별, 그룹별로 문서를 관리할 수 있다는 장점도 있습니다. 예를 들어, 일괄작성 및 대량전송 기능으로 자사 임직원 그룹, 신입사원 그룹, 협력업체 그룹 등으로 나누어 서약서 서명을 요청하면, 서약서를 그룹별로 나누어 확인할 수 있어 보다 체계적인 문서 관리가 가능합니다.
이렇게 일괄작성 및 대량전송 기능을 활용하면 보안담당자는 임직원과 관계사 및 방문자 등을 대상으로 비밀유지서약서를 한 번에 보내 간편하게 요청하고, 업무의 진행 상황을 한눈에 확인하며 업무 처리를 빠르게 진행시킬 수 있을 뿐 아니라 서명 완료 후에도 직접 번거롭게 분류하고 일일이 저장할 필요가 없어 관리에도 용이합니다.
| 🗨️ 임직원의 이름과 이메일 그리고 휴대폰 번호가 있는 엑셀 파일만 업로드하면 수백 건의 서약서를 자동으로 만들 수 있게 되었어요! 🗨️ 서약서에 서명할 때까지 걱정하며 기다릴 필요 없이, 재요청 버튼 한 번으로 취합을 더 효율적으로 진행할 수 있어요 🗨️ 일일이 서명 진행 상황을 확인하지 않아도, 한눈에 실시간으로 볼 수 있어 편리해요 🗨️ 비밀유지서약서 외에도, 다수를 대상으로 작성을 요청해야 하는 보안 교육 신청서나 설문조사 등의 업무에 활용할 수 있어요 |
💡참고하세요!
‘일괄작성 문서 관리’로 팀원 또는 유관부서와 함께 문서를 관리하세요
다른 멤버가 일괄작성 및 대량전송 기능으로 작성한 문서를 함께 관리할 수 있습니다. 기존 공유 문서함 기능처럼, 일괄작성 문서함을 팀원 또는 유관부서 담당자와 함께 공유하고 더욱 효율적인 협업을 진행하세요. 문서 처리 과정을 일일이 공유할 필요 없이, 실시간으로 담당자들과 함께 확인하며 업무를 처리할 수 있어 더욱 빠른 업무 진행이 가능합니다!
일잘러 보안담당자라면,
다수에게 서명을 받아야 하는 서약서를 일괄로 간단하게 만들고 한 번에 작성을 요청할 수 있는
일괄작성 및 대량전송 기능으로 전자계약 활용 레벨 업!
전자계약 도입 전이라면, 이폼사인 무료체험으로 직접 경험해 보세요
전자계약 전문가가 직접 도입부터 교육, 실제 활용까지 도와드리겠습니다😊