근로계약서 담당자를 위한 전자계약 서비스를 활용법을 소개합니다!
근로계약서를 담당하는 인사담당자를 위해, 꼭 알아야 하는 이폼사인 활용법을 알려드리려고 합니다. 이미 근로계약서 작성에 전자계약을 도입해 사용하고 있는 분들, 전자계약 서비스를 사용하고 있지만 더 제대로 활용하고 싶은 분, 근로계약 업무에 전자계약 도입 전 더 자세히 알고 싶은 분들이라면 모두 주목해 주세요!
🆙인사담당자 레벨업 1
●전자계약 서비스 구독 후 근로계약 시즌에만 가장 많이 사용하고 있어요!
근로계약서를 가장 많이 작성하는 연초의 연봉계약 시즌에는 전자계약 서비스를 활용해 시간과 비용을 효율적으로 사용할 수 있습니다. 합리적인 가격으로 매월 비용을 지불하는 구독형 요금제지만, 가끔 한 달에 10건도 사용 못 할 때는 이렇게 쓰는 게 맞나.. 고민이 될 수 있는데요. 혹시 전자계약 서비스를 이용하며 아래와 같은 고민을 하고 계시는 분들 있으신가요?
| · 전자계약, 너무 좋은데.. 매월 사용량이 달라 구독형 요금제는 부담스러워요… · 사용 가능한 문서 건 수가 이월되지 않아서 구독 요금이 너무 아까워요 · 특정 기간에 제공되는 문서 건수를 초과해서 사용하는 경우에는 추가 비용이 청구되어 비싸게 느껴져요 · 매달 청구되는 방식이라 비용 처리하는 방식이 번거로워요 |
● 일잘러 담당자라면, 업무에 딱 맞는 합리적인 요금제 선택은 필수!
전자계약 서비스를 적용하는 업무와 사용하는 방식에 따라 적합한 요금제가 달라집니다. 이폼사인 구독형 요금제는 월 단위로 비용을 지불하는 방식입니다. 매월 사용량이 일정하게 정해져 있는 기업에 추천드리고 있습니다. 그러나 매월 불규칙한한 수의 근로계약서를 작성하는 인사담당자라면, 충전형 요금제를 추천합니다.
충전형 요금제는 필요한 문서 건 수를 충전해 사용하는 방식입니다. 기존 사용하고 있는 구독형 요금제가 사용 방식과 맞지 않았다거나, 매월 사용하는 문서량이 일정하지 않고 분기 또는 연 단위의 결제 방식을 선호하는 고객에게 추천하고 있습니다. 근로계약 시즌이나 분기별 또는 연말 시즌과 같이 특정 기간에만 전자계약 서비스를 사용한다면 구독형보다는 충전형이 적합합니다.
이폼사인 충전형 요금제는 1) 사용할 만큼 선불 충전하고, 2) 충전 후 모두 사용할 때까지 기한 걱정 없이 3) 멤버 무제한 & 알림톡 무제한으로 사용할 수 있습니다. *이폼사인은 모든 요금제에 알림톡 무제한 & 구독형 비즈니스 요금제에도 멤버 무제한 혜택을 제공합니다.
| 🗨️사용 목적에 맞게 필요한 만큼만 충전할 수 있어서 매월 청구되는 비용이 없으니 부담이 덜어졌어요 🗨️사용 기한 걱정 없이 몇 개월 또는 몇 년이라도 자유롭게 사용할 수 있어요 🗨️부서 전체 또는 회사 전체가 이용해도 추가 비용이 발생하지 않아요 🗨️충전형 요금제도 추가 비용 없이 구독형 요금제와 동일한 기능이 제공되니 좋아요 🗨️1,000건 이상 사용하는 경우 건 당 더 합리적인 비용으로 이용할 수 있어요 |
▶ 이렇게 활용해 보세요! 연초에 작성하는 대량의 근로(연봉)계약서의 경우, 사용량을 예측하고 충전할 수 있습니다. 이후 수시로 작성하는 근로계약서는 우선 최소 수량을 충전해 사용해 본 후 필요한 만큼만 추가로 충전해 사용하세요.
🆙인사담당자 레벨업
다수에게 한 번에 서명을 요청할 수 있는 ‘일괄작성 및 대량전송’기능은, 전자계약을 사용하는 인사담당자라면 필수로 활용하고 있는 기능 중 하나입니다. 우리 회사에서 사용하고 있는 근로계약서 문서를 템플릿으로 등록한 후, 근로자마다 서로 다르게 기입되어야 하는 개인정보와 급여(연봉) 항목을 정리해 엑셀 파일로 업로드하면 수많은 근로계약서를 일괄로 작성한 후 대량으로 전송할 수 있습니다.
● 근로자의 개인정보와 연봉을 일일이 계산하고 입력하는 것이 너무 번거로워요
다수에게 서명을 받아야 할 때 일일이 문서를 작성하고 요청하는 과정이 필요 없어 편리하지만, 혹시 아래와 같은 어려움을 겪고 계시진 않나요?
| · 결국 근로자의 개인정보와 연봉 내역을 하나하나 엑셀 파일에 별도로 입력해야 하는 점은 여전히 번거로워요. · 기존에 사용하던 엑셀 문서처럼 데이터 연동이나, 함수 적용이 되지 않아 불편해요. · 혹시나 데이터를 잘못 입력해서 다른 근로자의 개인정보가 노출될까 매번 불안하고 걱정되요. |
● 근로계약서 작성에 대량전송은 필수, 폼 빌더로 더 똑똑하게!
사용하던 문서 파일을 업로드해 서비스 내에서 입력 항목을 배치하는 기본적인 전자계약 사용법도 편리합니다. 그러나, 문서를 편집하는 동시에 입력 항목을 설정할 수 있다면 어떨까요?
이폼사인에서 제공하는 폼 빌더는 엑셀, 워드, 파워포인트 등 MS Office로 만든 문서를 전자문서로 변환하는 폼 에디터입니다. 폼 빌더를 사용하면, 이폼사인에서 지원하는 수많은 입력 항목을 문서에 바로 적용할 수 있어 간편합니다.
또한, 폼 빌더의 가장 큰 장점 중 하나는 엑셀에 적용된 수식과 함수를 그대로 전자문서에 적용할 수 있다는 점입니다. 엑셀 수식과 함수를 활용하면 복잡한 계산을 단순화하고 반복 작업을 자동화할 수 있어 많은 문서 작업에 활용됩니다.
따라서, 근로계약서 작성 시 대량전송 기능에 엑셀에 적용된 수식과 함수를 전자문서화 할 수 있는 폼 빌더를 함께 활용한다면, 전자계약 서비스를 보다 효율적으로 사용할 수 있습니다.
예를 들어 엑셀로 만들어진 근로계약서에서, VLOOKUP 함수를 활용해 근로자의 이름 또는 사번만 입력해도 나머지 개인 정보(연락처, 이메일, 부서, 직급 등)가 자동으로 입력될 수 있도록 설정할 수 있습니다.
또한, 필수로 작성해야 하는 임금 구성항목에 대해서도 각 셀마다 사칙연산, 통계함수 등을 적용한다면 근로자마다 다른 기본급, 상여금, 성과급, 식대 등 연봉 세부 내역을 별도로 계산하고 확인할 필요 없이 자동으로 계산되어 입력될 수 있도록 할 수 있습니다.
따라서, 엑셀 폼빌더로 만든 근로계약서 템플릿에 대량전송 기능을 함께 활용한다면, 근로자의 이름이나 사번 정보가 담긴 엑셀 파일 업로드만으로도 근로자의 개인정보부터 연봉정보까지 한 번에 자동으로 입력된 수십 수백명의 근로계약서를 일괄로 작성한 후 한 번에 전송할 수 있습니다. 업무에 소요되던 많은 시간을 더 줄일 수 있을 뿐 아니라, 어쩔 수 없이 발생할 수 있는 휴먼 에러 또한 최소화할 수 있습니다.
| 🗨️ 오피스 문서를 편집하는 동시에 전자문서로 만들 수 있어 업무에 더욱 쉽게 적용할 수 있었어요 🗨️ 일일이 데이터를 복사+붙여넣기 하거나 계산할 필요가 없어, 대량전송으로 발생할 수 있는 휴먼 에러를 최소화 할 수 있어요. 🗨️ 엑셀에서 사용하는 대부분의 함수를 그대로 쓸 수 있다보니 숫자나 데이터가 들어가는 다른 문서에도 활용하기 좋아요. |
일잘러 인사담당자라면,
우리 회사에 맞는 합리적인 요금제 선택과, 폼 빌더 활용으로 전자계약 활용 레벨 업!
아직 전자계약 도입 전이라면, 이폼사인 무료체험으로 직접 경험해 보세요
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