인감관리대장을 효율적으로 관리할 수 있는 전자계약 서비스 활용법을 소개합니다
회사의 도장을 관리하는 총무담당자를 위해, 꼭 알아야 하는 이폼사인 활용법을 알려드리려고 합니다. 전자계약 도입 후 회사의 인감 도장을 언제 어떻게 사용했는지 관리하는 일이 너무 번거로우신가요? 기존 종이에 수기로 기입하던 인감관리대장을 더 간편하고 효율적으로 개선할 수 있는 방법이 궁금하시다면 주목해 주세요!
– 총무담당자 레벨업
● 전자계약 도입 후 회사 도장이 언제 어떻게 쓰이고 있는지 관리가 어려워요!
회사 내에서는 다양한 목적으로 도장을 사용합니다. 회사를 대표해 체결하는 계약서부터 관공서에 제출하는 신청서 또는 위임서와 같은 문서에 사용인감과 법인인감이 사용됩니다. 임직원이 은행이나 기관에 제출해야 하는 서류를 요청할 때는 회사 직인을 사용하기도 합니다.
회사 도장을 사용한다는 것은 해당 기업이 문서에 작성된 내용대로 법적인 권리와 의무를 부담한다는 의미로, 그 사용에 대해 엄격하게 관리해야 합니다. 따라서, 대부분의 회사에서는 인감도장을 관리하는 담당자를 두고, 담당자의 승인 하에 도장을 사용할 수 있도록 합니다.
전자계약 도입 후, 실물 도장을 사용하지 않다 보니 마음대로 회사 도장 이미지를 사용한다거나, 도장 만드는 프로그램으로 도장 이미지를 만들어 각종 문서에 승인 없이 사용하는 임직원이 생겨나 아래와 같은 고민하고 있으신가요?
| – 전자계약 너무 편리하고 좋은데, 직원들이 회사 도장을 마음대로 사용하고 있지는 않을까 걱정돼요 – 공식 회사 인감 도장과 다른 도장 이미지를 담당자 승인 없이 사용하는 직원이 있어 문제가 생겼어요 – 특정 부서 또는 부서장에게만 도장을 사용할 수 있도록 하고 싶어요 – 도장 사용 내역을 일일이 기록하고 누락된 내역을 확인하는 일이 너무 비효율적이에요 |
● 일잘러 담당자라면, 회사 도장 관리기능으로 확실하고 효율적으로!
전자계약 서비스에서도 우리 회사 도장을 철저하고 확실하게 관리할 수 있다면? 도장을 사용할 수 있는 사람을 지정하고, 도장을 사용한 이력을 손쉽게 확인할 수 있다면 어떨까요?
일반적으로 법인 간 계약에서 사용하는 사용인감/법인인감/직인 등의 회사를 대표하는 도장은 아무나 사용할 수 없을 만큼 중요한 도구입니다. 실제 인감도장을 사용할 때에도 관리 부서의 확인 및 인감관리대장에 사용처를 기입하고 사용하는데요. 이폼사인의 회사 도장 관리 기능을 사용하면 관리자가 회사 도장을 용도에 따라 등록하여 각 도장 별 사용 가능한 부서 및 구성원을 지정할 수 있습니다.
아무리 소수의 직원에게 사용 권한을 지정했다 하더라도, 등록된 회사 도장을 누가 어디에 어떻게 쓰였는지 확인 및 관리가 필요합니다. 이폼사인 도장 사용 내역 페이지에서는 도장별 사용 이력을 한눈에 확인할 수 있습니다.
일일이 어떤 문서에 누가 사용했는지 확인할 필요 없이, 한 페이지에서 누가, 어떤 문서에, 언제 사용했는지에 대한 손쉬운 관리가 가능합니다. 회사 도장 사용 내역은 자동으로 기록되어 인감관리대장 등으로 활용할 수 있으니 더욱 효율적입니다.
| 🗨️ 회사의 다양한 도장을 등록해, 목적에 맞게 사용하고 각각 관리할 수 있어 편리해요 🗨️ 마음대로 도장 이미지를 만들거나, 실제 도장과 다른 이미지를 사용하는 문제가 사라졌어요 🗨️ 회사 도장을 자주 사용하는 특정 부서장에게만 사용 권한을 부여하고, 그 외에는 담당자가 직접 관리하니 걱정이 덜어졌어요 🗨️ 도장을 사용하면 자세한 사용 내역이 남아, 도장을 사용하는 직원들이 신중하게 사용하고 있어요. 🗨️ 낡고 오래된 인감관리대장이 아니라, 문서 이름, 도장 종류, 사용자로 분류해 내역을 철저하게 관리할 수 있어 훨씬 효율적이에요 |
💡참고하세요!
이폼사인에서만 제공하는 ‘실물 도장 스캔 기능’으로 더욱 확실한 회사 도장을 사용해 보세요!
전자계약에 사용된 도장의 크기가, 실제 도장 크기와 다르다면? 포시에스의 특허 기술을 기반으로 만들어진 ‘실물 도장 스캔 기능’을 활용하면 실물 크기 도장 그대로 정확한 크기의 도장 이미지를 계약에 사용할 수 있어 계약 당사자 간의 신뢰를 높일 수 있습니다.
일잘러 총무담당자라면,
도장을 사용할 수 있는 권한을 지정할 수 있고, 사용 내역을 한눈에 확인할 수 있는
회사 도장 관리 기능으로 전자계약 활용 레벨 업!
전자계약 도입 전이라면, 이폼사인 무료체험으로 직접 경험해 보세요
전자계약 전문가가 직접 도입부터 교육, 실제 활용까지 도와드리겠습니다😊