공공기관은 사업을 운영하다 보면 개인정보 수집·활용 동의를 받아야 하는 상황이 생각보다 많습니다. 외부 강사를 초빙할 때, 공공사업 참여자에게 수당을 지급할 때, 민원인을 대상으로 만족도 조사를 진행할 때도 동의서가 필요합니다. 분기마다 수십에서 수백 건씩 반복되다 보니, 동의서 수합 자체가 하나의 업무가 됩니다.
문제는 종이 방식으로 처리할 때입니다. 동의서를 출력해 배포하고, 수기 서명을 받아 회수하고, 스캔해서 보관하는 과정 전체를 담당자가 수작업으로 처리해야 합니다. 누락이나 회수 지연이 생기면 같은 대상자에게 재요청을 반복하게 되고, 서명받은 종이는 쌓여가지만 나중에 필요한 문서를 찾기는 쉽지 않죠. 이폼사인을 활용하면 이 반복되는 과정을 단계별로 줄일 수 있습니다.
■ 개인정보 동의서, 이폼사인으로 처리하면 무엇이 달라질까요? 🔍
이폼사인을 활용하면 동의서 발송부터 서명 수합, 보관까지 전 과정을 디지털로 처리할 수 있습니다. 수신자는 이폼사인 회원가입 없이 카카오톡이나 이메일로 받은 링크를 클릭해 바로 서명하면 되고, 담당자는 서명 현황을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
동의서 수합 업무에서 담당자 손이 가장 많이 가는 구간은 발송, 회수, 보관 세 단계입니다. 이폼사인을 도입하면 각 단계가 어떻게 바뀌는지 비교해 보세요.
| 구분 | 종이 방식 | 이폼사인 |
|---|---|---|
| 발송 | 출력 후 직접 배포 | 카카오톡·이메일로 일괄 발송 |
| 서명 | 수기 서명 후 회수 | 링크 클릭 후 바로 서명 |
| 현황 확인 | 수작업으로 취합 | 대시보드에서 실시간 확인 |
| 재요청 | 개별 연락 | 미서명자에게 재요청 발송 |
| 보관 | 종이 보관 또는 스캔 | 이폼사인에 자동 보관 |
■ 이폼사인으로 개인정보동의서 한 번에 받는 방법 📑
이폼사인에서는 내부 결재부터 상대 기관 서명, 이력 보관까지 한 흐름으로 처리할 수 있습니다.
STEP 1. 동의서 템플릿 등록
PDF, HWP, DOCX 등 기존에 사용하던 개인정보동의서 파일을 이폼사인에 업로드하면 바로 전자문서로 만들 수 있습니다. 반복적으로 사용하는 서식이라면 템플릿으로 등록해두면 매번 새로 업로드하지 않아도 대시보드에서 바로 작성할 수 있습니다.
STEP 2. 일괄작성으로 대상자 명단 업로드
대상자 명단을 엑셀 파일로 준비해 업로드하면 각 대상자별로 문서가 생성됩니다. 한 번에 최대 1,000건까지 처리할 수 있어 대규모 사업이나 행사에서도 한 번에 발송할 수 있습니다.
STEP 3. 카카오톡·이메일로 서명 요청 발송
수신자에게 카카오톡 알림톡 또는 이메일로 서명 요청이 발송됩니다. 수신자는 이폼사인 회원가입 없이 링크를 클릭해 바로 동의서를 확인하고 서명할 수 있습니다. 모바일에서도 바로 서명이 가능해 회수율이 높아집니다.
STEP 4. 진행 현황 확인 및 완료 문서 보관
서명 요청 후 누가 완료했고 누가 아직 서명하지 않았는지 대시보드에서 실시간으로 확인할 수 있습니다. 서명이 완료된 동의서는 이폼사인에 보관되며, 필요할 때 검색해 바로 꺼낼 수 있습니다.
출력, 배포, 회수, 스캔, 보관까지 담당자가 직접 처리해야 했던 과정이 발송과 현황 확인으로 줄어듭니다.
반복되는 동의서 수합 업무를 간소화하고 싶다면 이폼사인을 검토해보세요.
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