이번 포스팅에서는 협회에서 사용되는 ‘위임장’과 관련된 이야기를 하려고 합니다.
1년에 1-2번 진행하는 정기총회부터 임시총회까지, 정해진 정족 수가 참여하지 않으면 중요한 의사결정을 진행하는 총회가 무산될 수 있기 때문에 참석 여부를 확인하고 위임장을 받는 일은 매우 중요합니다.
✅위임장이란?
위임장이란 내가 해야 할 특정 업무를 위탁할 때 사용하는 문서입니다. 위임장 작성을 통해 대리인에게 해당 업무에 대한 권한을 부여하고, 그 행위에 대한 법적 효력을 인정한다는 의미로 작성합니다. 위임장은 민원 업무 처리부터 부동산 거래 대리 계약, 회사 설립을 위한 등기 신청, 법정 대리인 소송 위임 그리고 총회 또는 이사회 의결권 등 개인적인 일부터 공적인 업무까지 모두 사용할 수 있습니다.
?이폼사인 도입 배경
이폼사인 고객사인 A협회는 연 2-3회 협회 회원사와 임원진들에게 총회에 대해 알리고 위임장 작성을 요청했습니다. 대면으로 작성을 요청하는 것은 현실적으로 불가능했고, 우편이나 이메일을 보내 비대면으로 작성을 요청하면 제시간 안에 취합이 되지 않아 담당자에게는 매번 번거로운 일이 되었습니다.
기존 A협회는 회원사들을 대상으로 우편 및 이메일을 통해 위임장 작성을 요청했습니다. 이메일로 위임장을 전송하는 경우에는, 받은 사람이 해당 서식을 출력해 자필로 서명한 후 스캔하여 이메일로 회신하는 방식이었습니다. 위임장을 작성하는 사람도, 작성된 위임장을 다수의 이메일로 취합해 관리하는 담당자도 불편한 상황이 반복되어 프로세스를 개선하는 방법을 고민하게 되었습니다.
?도입 성과
A협회는 위임장 관련 업무 프로세스 개선을 위해 다양한 방법을 고민했습니다. 그중 전자계약 서비스를 총회 위임장 서식에도 활용할 수 있다는 사실을 알고 컨설팅을 진행하게 되었는데요. 담당자의 밀착 컨설팅을 바탕으로 기존에 사용하던 위임장을 간편하게 전자문서로 변환하고, 다수의 위임자에게 효율적으로 위임장 작성을 요청하는 템플릿도 세팅할 수 있었습니다.
그중에서도 A협회는 ‘일괄작성 기능’으로 기존에 가지고 있던 모든 문제를 손쉽게 해결할 수 있었습니다. 일일이 이메일을 보내고 서명을 요청하고 취합을 기다릴 필요가 없어졌는데요. 우선, 위임자들의 이메일과 휴대폰 번호를 한 번에 입력하고, 위임장 서식을 클릭 몇 번만으로 보낼 수 있게 되었기 때문입니다.
위임장 서명 요청 후, 업무 담당자는 서명을 요청한 문서들에 대해 일괄작성 문서함 내에서 실시간으로 상태를 확인할 수 있을 뿐 아니라, 서명을 완료하지 않은 위임자들만을 대상으로 재요청 알림을 보낼 수 있어 위임장 취합을 보다 빠르게 진행할 수 있게 되었습니다.
또한, 위임장을 작성해야 하는 수신자들의 경우에도 기존에 출력하고 서명하고 스캔하는 번거로운 과정 없이 카카오톡이나 이메일로 받은 위임장에 입력이 필요한 내용을 작성 및 서명 후 제출하면 되기 때문에 많은 시간을 할애할 필요 없어 편하게 작성할 수 있게 되었습니다.
현재 A협회는 회사 브랜딩 기능들을 활용해 이폼사인 서비스를 더욱 잘 활용하고 있는데요. 위임장 외에도 협회 내부 문서들에도 확장해 사용하게 되면서 서비스 내 로고를 협회 로고로 바꾸어 사용할 뿐 아니라, 서명 요청 시 발송되는 알림 이메일 내용을 문서의 성격에 맞게 수정해 보낼 수 있어 마치 협회 자체 서비스처럼 전자계약 서비스를 이용하고 있습니다.
협회의 디지털 전환,
꼭 작성해야 하는 위임장의 간편한 요청부터 손쉬운 서명 그리고 안전한 관리까지 가능한
전자위임장으로 바꿔보는 것은 어떨까요?
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