개인정보동의서는 개인정보수집동의서, 개인정보수집 및 이용동의서, 개인정보제공 및 활용 동의서 등 개인정보의 활용에 따라 다양한 이름을 가지고 있습니다.
개인정보 관련 동의서는 우리 모두가 가장 많이 작성하는 동의서 중 하나입니다. 학교나 회사뿐 아니라, 병원과 공공기관까지 아무리 간단한 개인정보를 수집하더라도 정보를 제공하는 정보주체에게 동의를 받아야 하기 때문입니다.
최근에는 비대면 전자개인정보동의서 작성도 많아졌는데요. 오늘 포스팅에서는 개인정보동의서를 왜 작성해야 하는지, 어떤 법적 효력이 있고, 어떤 방식으로 작성해야 하는지 등 개인정보동의서의 모든 것에 대해 소개해 드리려고 합니다.
특히, 개인정보동의서 작성을 요청해야 하는 분들은 더욱 꼼꼼하게 읽어주세요 🙂
? 개인정보동의서, 왜 중요한가요?
개인정보의 관리나 수집, 이용에 대한 인식이 높아짐에 따라 관련 법령도 강화되고 있습니다. 해당 동의서는 정보주체의 개인정보를 수집하고 이용해도 된다는 ‘동의’를 받기 위해 사용하는 문서인데요. 정보주체는 본인의 개인정보가 노출되고 사용되는 것에 대해 동의한다는 의미로 동의서를 작성하고 서명합니다.
동의를 하는 정보주체는, 동의서 내용을 검토해 자신의 개인정보 중 어떤 내용이 ‘어떻게’ 수집되는지, ‘어디에’ 사용되는지, ‘어떻게’ 보관되는지, ‘얼마나’ 보관하는지까지 자세하게 확인해야 하며, 개인정보처리자의 무분별한 개인정보 활용으로 본인의 개인정보가 무분별하게 사용되지 않도록 예방해야 합니다.
⚖️개인정보보호법이란?
개인정보보호법은 개인정보의 처리 및 보호에 관한 사항을 정함으로써, 개인의 자유와 권리를 보호하고 나아가 개인의 존엄과 가치를 구현함을 목적으로 하는 법령입니다.
개인정보처리자는 정보주체의 동의를 받아 개인정보를 처리하는 공공기관 또는 민간사업자를 의미하는데요. 개인정보보호법에서 명시하는 내용에 따라, 개인정보동의서를 작성하고 정보주체에게 동의를 요청해야 합니다.
?개인정보동의서, 어떤 항목을 써야 하나요?
개인정보처리자는 정보주체의 동의를 받은 경우에만 개인정보를 수집할 수 있으며, 그 수집 목적의 범위 내에서만 이용할 수 있습니다. 따라서, 정보주체에게 동의를 받을 경우에는 1) 개인정보 수집 및 이용 목적, 2) 수집하려는 개인정보의 항목, 3) 개인정보의 보유 및 이용 기간, 4) 동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 불이익이 있을 경우 그 내용 이 필수로 알려져야 합니다.
만일, 동의를 받지 않고 개인정보를 수집하거나 이용할 경우에는 5년 이하의 징역 또는 5천만원 이하의 벌금에 처할 수 있습니다.
?개인정보동의서 예시
개인정보보호법 제15조에 따라 아래와 같이 개인정보동의서를 작성할 수 있습니다. 동의서는 필수와 선택을 구분해 표기해야 하며, 개인정보의 항목, 수집/이용 목적, 보유/이용 기간, 동의를 거부할 수 있는 권리 및 불이익의 내용이 필수로 들어가야 합니다.
?개인정보동의서 체크리스트
개인정보동의를 받을 때 꼭 지켜야 할 항목이 있습니다. 아래 내용을 준수하지 않을 경우, 개인정보보호법에 따라 처벌이 가능하기 때문에 개인정보동의서 작성 요청 시에는 아래 항목들을 고려하며 개인정보의 이용 범위를 고지하고, 동의를 요청해야 합니다.
개인정보보호법 제16조에 따라, 필요한 최소한의 범위의 개인정보를 수집해야 합니다. 또한, 개인정보 이용이 필요하지 않음에도 언젠가 사용하기 위해 미리 수집하는 것은 불필요한 수집으로, 꼭 필요한 시점에 수집해 사용해야 합니다.
만일, 제3자에게 개인정보를 제공하는 경우 개인정보를 제공받는 제3자의 범위와 그 개인정보를 최소화하여야 하며, 개인정보를 처리하는 주체에 대해 명확하게 고지해야 합니다.
홍보 및 마케팅 목적의 개인정보 수집 시에는 사용 목적을 명확하게 고지하는 것도 중요합니다. 만일, 명시했던 사용 목적이 아닌 다른 용도로 개인정보를 사용할 경우 법적 문제가 생길 수 있습니다. 고유식별번호 및 개인의 민감 정보의 경우에는 별도의 동의가 있어야만 처리가 가능하며, 법정대리인의 동의가 필요할 경우도 확인해야 합니다.
? 개인정보동의서, 어떻게 작성하고 관리할까요?
한두 사람에게 개인정보동의서 작성을 요청하고 관리하는 일이라면 어렵지 않지만, 보통 개인정보동의서는 대량으로 작성을 요청하고 문서를 취합해야 하는 경우가 많습니다.
수많은 동의서에 동의를 요청하는 일도, 해당 동의서를 관리하는 일도 번거롭고 복잡한데요. 개인정보동의서는 개인정보보호법 제22조에 따라, 동의를 서면 또는 전자문서를 통해 대면 및 비대면 방식으로 받을 수 있습니다.
일 잘하는 사람들의 전자계약, 이폼사인
개인정보보호법을 준수하며, 개인정보동의서 동의 요청을 스마트하게 하는 방법은 무엇이 있을까요? 개인정보동의서 작성의 모든 절차를 보다 간편하고 효율적으로 해결할 수 있는 전자계약 서비스, 이폼사인을 추천합니다! 비대면으로 개인정보동의서 작성부터 서명 그리고 보관까지 모두 한 번에 가능한 이폼사인을 소개합니다.
1. 클릭 몇 번으로 만드는 전자개인정보동의서
기존에 사용하고 있는 개인정보동의서 서식이 있으신가요? 이폼사인 폼 빌더를 사용하면 오피스 문서 내에서 바로 전자문서를 만들 수 있습니다. 텍스트, 날짜, 서명과 같은 입력 항목을 마우스로 클릭해 필요한 부분에 배치 후 해당 문서를 업로드하면 끝!
IT 전문 지식이 없더라도 워드, 파워포인트, 엑셀을 사용할 수 있는 누구나 전자문서를 만들 수 있습니다. (웹 폼 디자이너를 사용하면, 오피스 문서부터 PDF, 이미지, 한글 문서를 업로드한 후 서비스 내에서 직접 입력 항목을 배치할 수 있습니다.)
2. 수백수천 건의 개인정보동의서 작성 요청을 한 번에
다수를 대상으로 이벤트를 진행하거나, 불특정 다수에게 개인정보동의서 작성을 요청해야 하는 경우에도 전자계약 서비스를 활용할 수 있습니다. 수신자의 정보를 아는 경우 일괄 작성 및 대량 전송 기능을 사용하는 것을 추천합니다. 동의서를 작성할 정보주체의 데이터가 들어있는 엑셀 파일을 업로드 후 서명을 요청하면 일일이 동의 요청을 할 필요 없이, 한 번에 서명 요청이 가능합니다.
만일, 불특정 다수에게 비대면 동의서 작성을 요청해야 하는 경우에도 문제없습니다. 간단하게 URL로 만들어 해당 동의서를 작성해야 하는 대상들이 확인 가능한 웹사이트, 메신저 또는 커뮤니티에 공유하면 비대면으로 동일한 서식에 서명을 받아 동의서를 취합할 수 있습니다.
3. 서명 완료 후 자동 저장 및 안전한 보관
종이로 된 개인정보동의서의 경우 취합도 어렵지만 해당 문서를 안전하게 보관하는 일도 번거롭습니다. 그러나, 이폼사인을 사용하면 비대면으로 서명을 요청함에도 불구하고, 정보주체의 서명 완료와 동시에 동의서가 자동으로 클라우드 내 안전하게 저장할 수 있습니다. 완료된 문서는 이폼사인 서비스 내에서뿐 아니라, 외부 클라우드와 연동해 구글 드라이브, 드롭박스, 원드라이브 등에서 확인할 수 있습니다.
4. 수집된 개인정보의 효율적인 관리
수백 장의 개인정보동의서 파일에 어떤 사람이 동의를 했고, 동의하지 않았는지 확인하는 일은 비효율적입니다. 이폼사인은 입력된 데이터들을 CSV파일로 다운로드할 수 있도록 지원합니다. 해당 기능을 사용하면, 문서 내 입력된 동의 여부를 엑셀 파일로 한눈에 확인할 수 있기 때문에 모든 문서를 열어보지 않아도 됩니다.
소중한 개인정보를 지킬 수 있는 개인정보동의서,
작성을 요청하는 개인정보처리자와 정보를 제공하는 정보주체 모두를 위해서
보다 안전하고 편리한 전자개인정보동의서를 추천합니다.
개인정보가 안전한 세상이 올 때까지, 이폼사인과 함께하세요!