Paper + Less = Paperless
페이퍼리스란, 페이퍼(Paper)와 리스(Less)의 합성어로 ‘종이가 없는 것’을 뜻합니다. 정보통신기술이 발달함에 따라 기존의 종이문서 기반의 업무를 전자문서로 대체하여 종이 없는 사무실을 지향하는 용어로 사용되고 있습니다.
페이퍼리스는 코로나19와 함께 비대면 업무가 일상화됨에 따라 그 속도가 더욱 빨라지고 있습니다. 최근 일반 기업부터, 공공기관, 학교와 같이 많은 분야에서 비대면이 일상화가 되면서, 전자문서의 활용 또한 증가했는데요.
오늘 포스팅에서는 페이퍼리스의 필요성부터 일상 속 페이퍼리스 사례 그리고 포시에스의 페이퍼리스 솔루션까지, 페이퍼리스의 모든 것을 살펴보려고 합니다.
페이퍼리스의 시작은?
온라인 민원과 각종 서류를 발급받을 수 있는 정부24, 교육행정정보시스템 나이스, 국민비서 구삐.. 혹시 들어보신 적 있으신가요?
대한민국에서는 ‘전자정부’를 구현하기 위해서 동사무소나 관공서에 직접 방문하지 않아도, 행정 서비스를 온라인으로 이용하고, 정부에서 발급받을 수 있는 각종 증명서를 온라인으로 발급받는 증 발달한 정보기술을 활용해 행정기관과 공공기관 업무를 전자화하는 업무를 시작했습니다.
2010년부터 정부에서 녹색 경제 활성화 일환으로 종이 절감을 추진하며 페이퍼리스가 보다 활성화되었는데요. 현재는 ‘디지털플랫폼정부’라는 이름으로, 정부에서 발급하는 다양한 증명서를 국민이 자주 사용하는 친숙한 플랫폼에서 쉽게 발급받고, 제3기관에 제출하는 것까지 종이 출력 없이 원클릭으로 가능한 환경을 구축해 나가고 있습니다.
⚖️ 종이 없는 사회를 위한 전자문서법 개정
페이퍼리스 전환을 촉진하기 위해 2020년 12월 ‘전자문서 및 전자거래 기본법’이 개정되었습니다. 전자문서의 법적 효력을 확실하게 명시했을 뿐 아니라, 전자문서가 일정한 요건을 갖추면 서면과 동일한 것으로 간주하도록 했습니다. 또한, 종이문서를 스캔 한 전자문서를 공인전자문서센터에 보관할 경우 해당 종이 문서의 폐기가 가능하도록 이중 보관 문제를 해결하기도 했습니다.
정부는 법 개정을 바탕으로 2023년까지 종이문서 보관량 약 52억 장과 유통량 약 43억 장 감소를 통해 약 1조 1천억의 비용을 절감하고, 2.1조 원 규모의 전자문서 시장 활성화를 예상하고 있습니다. 뿐만 아니라, 종이 없는 사회 실현을 촉진시켜 ‘2050 탄소중립’ 목표 달성에도 큰 기여를 할 것으로 기대하고 있습니다.
💡 페이퍼리스는 왜 필요한가요?
왜 페이퍼리스를 실천하고, 종이문서를 전자문서로 바꿔야만 할까요? 페이퍼리스는 종이 사용을 줄이는 것 외에도 경제적인 효과, 업무 효율 개선, 환경 보호 그리고 데이터를 보호하고 활용하는 등 다양한 이유로 꼭 필요합니다.
1) 비용 절감 및 업무 효율 개선
우리나라는 기업 내에서 각종 종이문서를 사용하고 유통하는데 연간 1조 원의 비용이 든다고 합니다. 이 비용에는 종이의 구매부터 출력하고 보관하는데 드는 비용을 포함하고 있는데요. 전자문서를 사용함에 따라 관리에 필요한 비용과 인력까지 모두 절약할 수 있습니다.
불편하고 번거로운 종이문서 기반의 업무를 전자문서로 바꾼다면, 수기로 작성하고 시간이 오래 걸렸던 기존의 업무 방식을 단축할 수 있습니다. 비용과 리소스를 줄여 보다 효율적이고 편리한 업무 방식으로의 전환이 가능하며 업무 처리 속도를 높일 수 있습니다.
2) 환경 보호
환경 오염은 한정된 자원을 과도하게 사용할 경우 생겨납니다. A4용지 한 장에 10L의 물과 2.88g의 탄소가 포함되어 있습니다. 종이 1톤을 만드는 데는 17그루의 나무가 필요하다고 하는데요. 은행 한곳에서 발생하는 연간 종이문서는 1억 장이 넘을 뿐 아니라, 마트나 음식점에서 발행하는 종이 영수증은 1년에 1천 톤의 쓰레기를 배출합니다.
과도한 종이 사용으로 인해 많은 나무가 베어지고, 버려지는 종이를 처리하는데 많은 환경 오염이 발생되고 있습니다. 결국 페이퍼리스는 종이를 만드는 데 필요한 자원과 에너지를 절약하며, 환경 보호에 기여할 수 있습니다.
3) 데이터 보호 및 활용
개인정보가 담긴 종이문서는 노출이나 분실에 취약할 수밖에 없습니다. 종이문서를 전자문서로 변환할 경우, 일일이 종이를 파쇄하고 찢을 필요 없이도 개인 정보나 여러 데이터가 담겨있는 문서의 분실과 훼손에 걱정하지 않아도 됩니다.
또한, 기존의 종이문서와 달리 문서 내 데이터를 활용할 수 있습니다. 정보를 찾고 활용하기 위해 일일이 확인하고 정리해야 하는 종이문서와는 달리, 문서 내용을 간편하게 데이터로 추출해 다양하게 활용할 수 있습니다.
💡 일상 속 페이퍼리스
우리 일상 속에는 많은 부분에서 페이퍼리스가 이루어지고 있습니다. 다양한 산업 군의 많은 민간기업들이 정부부처와 함께 페이퍼리스를 위한 캠페인을 진행하기도 하고, 업무 효율을 개선하기 위한 하나의 방법으로 페이퍼리스를 선택하기도 합니다.
1. 금융
가장 활발하게 페이퍼리스가 이루어지는 산업군인 금융권. 금융권에서는 이미 페이퍼리스가 시간과 비용을 절감하고 경쟁력을 갖추기 위한 하나의 방법으로 당연하게 이루어지고 있습니다. 이미 모바일 뱅킹이나, 비대면 거래가 많이 이루어지면서 금융권의 페이퍼리스는 대고객 업무와 사내 업무에서 종이 사용을 최소화하는 것을 주로 진행하고 있습니다.
2020년 9월 금융감독원은 종이 통장 미발급을 의무화하겠다고 밝혔는데요. 많은 은행들이 이제는 제작에 많은 비용이 드는 종이 통장이 아닌 모바일 통장을 안내하고 있습니다.
또한, 태블릿 PC를 통한 디지털 서식 창구 업무가 활성화되었습니다. 이전에는 은행을 방문하면 수많은 종이 서류에 서명을 하고 개인정보를 수기로 작성했는데요. 이제는 창구에 설치된 태블릿에 간편하게 서명을 입력하는 방식이 보편화되었습니다.
2. 유통 및 서비스
열을 가할 경우 글씨가 나타나도록 만드는 감열지이기 때문에 종이 영수증을 재활용이 불가능합니다. 자원 낭비, 환경 오염 그리고 개인정보 유출 우려가 있는 종이 영수증의 문제점이 대두되면서, 고객 요청 시에만 종이 영수증을 제공하는 선택적 발급제가 시행되고 있는데요.
기존의 종이 영수증이 아닌 전자 영수증을 이용하면 연간 약 7억 원 상당의 종이를 절약할 수 있을 뿐 아니라 여러 사회 경제적 비용을 줄이고 8천 그루의 나무를 보호할 수 있습니다. 환경부와 과기부 그리고 기획재정부는 대형 유통업계와 함께 종이 영수증 없애기 협약을 체결했는데요. 이에 따라, 이마트, 현대백화점, 올리브영, 폴 바셋 등 많은 기업에서 전자 영수증 발급을 활성화하고 있습니다.
3. 교육
코로나19의 영향으로 초 중 고 교육에도 원격 수업이 보편화되었습니다. PC 또는 태블릿으로 수업을 듣고 기존의 종이 기반의 교과서나 강의 자료가 아닌 e-book이나 디지털 교과서를 활용하고 있습니다.
교육부에 따르면 80% 이상의 초중고교생이 디지털 교과서 사용에 긍정적인 반응을 보였으며, 앞으로 디지털 교과서 활용을 위해 다양한 개선 사항이 논의될 것으로 기대되고 있습니다.
포시에스의 페이퍼리스 솔루션
포시에스는 페이퍼리스와 스마트 업무 환경 구축을 위한 소프트웨어를 개발하는 기업입니다. 대법원 가족관계증명서 발급 시 사용되는고 있는 엔터프라이즈 리포팅 솔루션 오즈 리포트(OZ Report), 금융권 약 70% 이상의 디지털 창구 레퍼런스를 보유한 전자문서 개발 솔루션인 오즈 이폼(OZ e-Form) 그리고 전자계약 서비스 이폼사인(eformsign)까지, 페이퍼리스 전환의 중심에 있는 3가지 솔루션들을 개발 및 제공하고 있습니다.
전자문서 및 리포팅 솔루션 기업 포시에스는, 전 산업분야의 페이퍼리스와 함께하며 5천여 고객 레퍼런스를 보유하고 있는데요. 종이 없는 세상을 열어가는 전자문서 1위 기업으로서, 기업들의 페이퍼리스 업무 환경을 확산하고 선도할 수 있도록 노력하고 있습니다.
위에서 살펴본 것처럼, 페이퍼리스는 환경 보호와 직결되며 업무 효율과 생산성 측면에서도 ‘굳이 하지 않을 이유’가 없습니다. 앞으로 페이퍼리스를 위한 전자문서의 활용은 계속해서 증가할 것으로 예상됩니다.
그럼에도 불구하고, 중장년층을 포함해 디지털 소외 계층이 느끼는 소외감을 빼놓을 순 없습니다. 포시에스는, 모든 사람들이 편하게 쓸 수 있는 전자문서 개발에 노력을 함께하며, 모든 사람들이 편리한 페이퍼리스 시대로 함께 갈 수 있도록 연구개발에 힘쓰겠습니다.
기업 내 페이퍼리스 업무 환경 구축에 관심이 있으시다면,
대한민국 대표 전자문서 기업, 포시에스
일 잘하는 사람들의 전자계약, 이폼사인과 함께하세요!?