eformsign의 11월 업데이트에는 새로운 단어가 많이 등장합니다.
하지만 이 포스트를 한 번만 읽어본다면 더욱 쉽고 편리하게 eformsign을 활용할 수 있을 것입니다!
폼을 eformsign에 올리면, “템플릿”이 됩니다
문서, 전자문서, 서식, 폼, 템플릿…
지금까지 eformsign에서 작성하는 전자문서를 부르는 이름은 다양했습니다. 사용자들마다 사용하는 용어가 달라 혼란스럽기도 했고요.
eformsign 서비스 팀은 정확한 용어의 정리가 필요하다고 판단하였고, eformsign에서 사용하는 단어를 새롭게 정의하기로 했습니다. 그 첫 번째가 바로, ‘폼’과 ‘템플릿’, 그리고 ‘문서’입니다.
- 폼: MS오피스에서 만들어진 문서 중, OZ in Office를 사용하여 컴포넌트가 입력된 전자문서
- 템플릿: eformsign에 업로드 되어 워크플로우 등의 설정이 완료된 폼으로, eformsign에서 작성할 수 있는 상태의 전자문서
- 문서: 템플릿에 필요한 정보가 입력되어 설정된 워크플로우를 거치는 전자문서
이런 공식으로 정리할 수도 있겠네요.
- MS오피스 문서 + OZ in Office = 폼
- 폼 + eformsign 워크플로우 = 템플릿
- 템플릿 + 작성 = 문서
이제는 동료가 “그 폼 완성됐어?” “그 템플릿 설정 안 끝났어요!”라고 말해도 쉽게 이해할 수 있겠죠?
관리자 = 회사 관리 + 템플릿 관리 + 문서 관리
기존 eformsign은 멤버에게 단순하면서도 막강한 권한을 줄 수 있었습니다. 바로 ‘관리자 권한’ 이었는데요. 이 관리자는 회사 정보도, 템플릿도 마음대로 설정할 수 있었습니다.
이번 업데이트에서는 한 멤버에게 주어질 수 있는 커다란 권한을 아래와 같이 4가지로 나누어 집중되었던 권한을 분할 관리할 수 있도록 개선했습니다.
- 회사 관리 권한: 회사 정보를 수정할 수 있고, 구성원 및 그룹 관리를 할 수 있습니다.
- 템플릿 관리 권한: 회사에서 만들어진 템플릿의 등록, 배포, 수정, 삭제와 관련한 권한이 있습니다.
- 문서 관리 권한: 각각의 템플릿에서 만들어진 문서에 대한 접근 및 관리 권한이 있습니다.
- 문서 작성 권한: 각각의 템플릿을 작성할 수 있습니다.
그 권한의 자세한 범위 및 설정 방법은 아래와 같습니다.
| 권한 | 범위 | 권한 할당자 | 설정 방법 |
| 회사 관리 | 회사 관리 하위 메뉴에 접근이 가능함단, 권한 설정은 불가능, 확인만 가능 | 대표 | 회사 관리 > 구성원 관리 > 각 구성원 상세보기 하단 권한 체크박스 |
| 템플릿 관리 | 템플릿 소유자* = 템플릿 관리자인 경우 – 템플릿 등록**/수정/배포/삭제 가능 – 설정 변경 가능 템플릿 소유자 ≠ 템플릿 관리자인 경우 – 다른 템플릿 관리자가 등록한 것이 보이지만 수정, 삭제, 배포, (비)활성화 할 수 없음 – 설정 보기와 복제 가능 | 대표 | 회사 관리 > 구성원 관리 > 각 구성원 상세보기 하단 권한 체크박스 |
| 문서 관리 | 템플릿 별로 문서관리자가 지정되며 문서 관리 메뉴에서 생성된 문서에 대한 관리를 할 수 있음 | 대표 | 템플릿 관리 > 템플릿 설정(톱니바퀴) > 문서관리자 설정 |
| 문서 작성 | 템플릿 관리 권한이 있는 사용자가 템플릿 별로 문서를 작성할 수 있는 그룹이나 구성원을 지정할 수 있음 | 대표, 템플릿 관리 권한이 있는 사용자 | 템플릿 관리 > 템플릿 설정(톱니바퀴) > 워크플로우 설정 > 시작 단계 속성 탭 |
* 템플릿 소유자: 템플릿을 등록한 사용자로, 한 회사 내에 다수의 템플릿 관리자가 있는 경우 템플릿 소유자와 템플릿 관리자가 다를 수 있다.
** 일반 사용자가 폼을 만든 경우 템플릿 관리자에게 템플릿 등록을 요청해야 한다.
OZ in Office에서 바로 eformsign으로!
OZ in Office와 eformsign이 한층 더 가까워졌습니다. 이제 OZ in Office에서 작성한 폼을 미리보기, 업로드, 다운로드 할 때에 바로 eformsign에서 확인하고 관련 설정을 할 수 있습니다.
단, 템플릿 권한이 있는 사용자만 폼을 템플릿으로 업로드 할 수 있습니다.
※ OZ in Office의 ‘미리보기’는 ‘실행’ 버튼으로 그 명칭이 변경되었습니다.
※ 11월 업데이트 된 OZ in Office는 ‘정보’ 버튼을 클릭해 다운받을 수 있습니다.
기타 개선 사항
- 알림 메일 10종 추가: eformsign 서비스 가입, 결제, 요금제 변경, 탈퇴 등 사용자의 서비스 이용을 돕는 알림 메일 10종을 추가했습니다.
- 문서함 UI/UX 개선: 문서함과 문서 관리 화면의 UI/UX를 개선했습니다.
- 다단계 카테고리 기능 추가: 기존 1단계로만 가능했던 카테고리를 여러 단계로 설정할 수 있도록 기능을 추가했습니다.
- 기타 버그 51건을 수정했습니다.