학원 문서 관리, 종이로 하고 계신가요?

“출석부, 상담카드, 입학 신청서 등 이런저런 문서철들이 계속 쌓여갑니다.
컴퓨터에도 문서 파일이 너무 많은데다, 관리하는 사람이 자주 바뀌어 관리가 되지 않습니다.”

학원 운영, 고민할 것이 참 많습니다.

학원이라면 응당 학생들의 학습을 도와주는 것이 가장 핵심이겠지만, 그 외에 신경써야 할 것들이 참으로 많습니다. 통학차량 보험도 들어야 하고, 꾸준히 원생이 들어올 수 있도록 홍보와 마케팅도 게을리 할 수 없습니다. 또한 강사, 버스운전기사, 청소업체 등 용역 계약이 끊이지 않죠. 요즘같은 시기엔 학원 위생과 방역에도 신경써야 합니다.

하지만 큰 규모의 학원이 아니라면 학습 외적인 부분을 담당하는 인력이 항상 부족합니다. 어떻게 하면 좀 더 효율적으로 운영할 수 있을지, 원장님들은 항상 고민합니다.

종이에 치이는 교무실과 상담실

학원 상담을 가보면 항상 보이는 것은 커다란 복사기와 수많은 파일들입니다. 학생들과 선생님이 사용해야 할 공간들에 점점 문서가 쌓이고 있습니다. 그도 그럴 것이, 학원에서 관리해야 하는 문서들은 이렇게나 많습니다.

  1. 원칙*
  2. 학원설립·운영등록증명서*
  3. 수입 및 지출 내역을 확인할 수 있는 장부*
  4. 교습비등 영수증 원부*
  5. 수강생 대장*
  6. 직원 명부*
  7. 수강생 출석부
  8. 수강료 환불규정
  9. 차량 용역계약서
  10. 학원 수강료 게시표
  11. 교육비 납입 증명서
  12. 강사 직원 명부
  13. 교육 용역계약서
  14. 강사 근로계약서
  15. 강사 채용 통보서
  16. 강사 해임 통보서
  17. 업무일지
  18. 강의평가서
  19. 수강생 개인기록카드
  20. 입학원서
  21. 수강증
  22. 상담기록부

* 이 중에서도 1~6번 문서들은 학원 내에 비치·관리하지 않으면 300만원 이하의 과태료가 부과될 수 있는 필수 비치 서류입니다.

학원 서류 관리, 전자 문서로 할 수 있을까?

다행히도, 학원 서류는 전자문서로 관리할 수 있습니다. 학원 업무의 효율성을 개선하고 종이 문서의 사용을 줄이기 위해 2018년 학원법 등 관련 법령이 개정되었기 때문입니다.

덕분에 필수로 비치해야 하는 서류들도 전자문서로 작성, 관리하고 있는 경우 서류의 보관(비치)으로 인정되고 있습니다. 그 외의 문서들은 당연히 전자문서로 관리할 수 있으며 전자문서를 활용하는 것이 더욱 효율적입니다.

아래와 같은 이폼사인의 기능을 활용한다면 보다 수월하게 학원 문서들을 관리할 수 있습니다.

서버가 필요없는 클라우드 문서 보관

이폼사인으로 작성한 모든 문서는 학원 내 컴퓨터가 아닌 이폼사인 클라우드 서버에 저장됩니다. 따라서 서류철, 캐비넷은 물론 컴퓨터 저장 공간을 염려할 필요가 없습니다.

저장된 모든 문서는 언제든지 열람 및 다운로드, 삭제가 가능합니다. 문서를 분실하거나 문서가 손상될 염려는 당연히 없습니다. 또한 모든 문서는 장기보관용 파일 형식인 PDF/A 형식으로 저장되기 때문에 장기간의 보관에도 끄떡없습니다.

손쉬운, 디테일한 문서 검색

학생 이름으로 문서를 검색하면, 입학원서부터 수강증, 상담기록부까지 학생의 이름이 담긴 모든 문서를 쉽게 열람할 수 있습니다. 뿐만 아니라 특정 기간 동안 작성된 문서, 특정 입력항목에 대한 세부적인 검색까지 다양한 방식의 검색 기능을 제공합니다.

엑셀을 연동한 실시간 장부 업데이트

MS 엑셀, 구글 스프레드시트와 이폼사인을 연결하면, 문서에 입력된 내용을 실시간으로 업데이트 받을 수 있습니다. 이는 곧 수강생 대장, 직원 명부 등의 장부로 활용할 수 있습니다.

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2020-04-23