인사팀의 디지털 전환, 왜 필요할까요?
전자계약 서비스를 통해 ‘스마트한 인사팀’이 될 수 있는 방법을 소개해 드립니다.
기업에서 사람은 ‘비용’이 아니라 ‘자산’이라고 합니다. 따라서 기업 내 인재를 채용하고 관리하는 인사팀은 그 어떤 부서보다도 중요하다고 볼 수 있는데요. 채용의 전 과정, 신규 입사자의 온보딩부터 인사 노무와 관련된 행정 업무, 기획 등 다양한 업무를 하고 있는 인사팀도 더 이상 디지털 전환을 미룰 수 없습니다. 최근 들어 인사업무가 보다 세분화되고 복잡해지면서, 업무를 효율적으로 개선할 수 있는 방법을 찾아야 하는데요. 많은 시간이 소요되거나 반복적인 행정 업무에 사용되는 업무 리소스를 보다 중요한 일에 쏟을 수 있도록 업무 환경을 더 늦기 전에 개선해야 합니다.
인사팀에서 전자계약 서비스를 도입할 경우, 다양한 업무를 효율적으로 개선할 수 있습니다. 이번 포스팅에서는 인사 담당자분들을 위해 이폼사인의 어떤 기능을 어떤 업무에 활용하고, 어떻게 좋아질 수 있는지 소개하려고 합니다.
채용 프로세스에 소요되는 시간의 절약
새로운 직원을 채용하는 데에는 많은 시간이 소요됩니다. 채용 플랫폼에 공고를 게시하고, 지원자들의 이력서와 포트폴리오를 확인한 후 면접 과정을 거쳐 처우 논의까지… 채용이 결정된 후, 근로기준법 준수를 위해 ‘근로계약서 작성’은 필수입니다.
만일 인사팀이 바쁘다는 이유로, 계약서 작성을 위해 약속을 잡지 못했다는 이유로 근로계약서를 작성하지 않거나 미루게 된다면, 추후 최대 500만원의 벌금 또는 과태료가 부과됩니다.
이폼사인과 같은 전자계약 서비스를 사용한다면, 채용 프로세스를 보다 효율적으로 진행할 수 있습니다. 우선 인사담당자는 근로자와 대면 또는 비대면으로 근로계약서를 작성하기 위해 계약서를 인쇄하고 수정하는 업무를 반복할 필요가 없습니다.
근로기준법상 근로자에게 계약서 교부가 필수이기 때문에 준비하는 2부의 계약서도 필요하지 않습니다. 비대면으로 근로계약서를 작성한다면, 신규 입사자를 만나기 위한 약속을 별도로 잡지 않아도 이메일과 카카오톡으로 계약서를 보내 손쉽게 작성할 수 있습니다.
또한, 기존에는 근로계약서를 작성한 후에도 추가 서류 취합 요청을 한 후 기다려야 했지만, 문서 내 첨부파일 입력 항목을 추가해, 필요한 파일들을 한 번에 요청할 수 있습니다. 근로자는 계약서 작성과 함께 주민등록등본, 신분증 사본, 졸업증명서, 경력증명서와 같은 증빙 자료들을 첨부하면 별도로 개인 정보가 담긴 문서를 이메일로 보내지 않아도 됩니다.
이런 방식으로 전자근로계약서 작성을 하게 된다면, 계약서 작성 프로세스에 소요되는 많은 시간들을 빠르면 24시간 내로 단축할 수 있습니다. 인사팀은 신규 입사자의 입사에 필요한 과정들을 원스톱으로 진행할 수 있으며, 신규 입사자는 계약서 작성과 동시에 채용에 필요한 서류들까지 빠르고 안전하게 제출할 수 있습니다.
다수의 근로자와 계약서를 작성할 때
회사에 따라 다르지만, 연봉계약 시즌 모든 근로자와 연봉계약서를 새롭게 작성하는 업무는 많은 시간이 소요됩니다. 모든 근로자와 약속을 잡아 연봉계약서를 작성한다면 다른 업무는 손을 댈 수 없어 결국 야근을 해야 하는 상황이 발생하기도 합니다.
연봉과 같은 민감한 정보가 담긴 계약서이기 때문에 일이 많다는 이유로 업무를 나눠서 할 수도 없습니다. 연봉계약 시즌뿐 아니라, 건설 또는 현장 업무가 많은 기업에서는 일용직 근로계약서를 한 달에 몇백 건 이상 작성해야 하는 경우도 있습니다.
전자계약 서비스를 도입할 경우, 대량의 계약서를 클릭 몇 번 만으로 손쉽게 작성할 수 있습니다. 연봉계약 시즌 다수의 근로자와 매번 만날 필요도 없으며, 계약서를 분류하고 보관하는 번거로운 작업을 하지 않아도 됩니다. 사무실에 앉아 이메일 또는 문자메시지 그리고 카카오톡으로 근로자에게 연봉계약서 작성을 요청하면 끝입니다.
서명 요청 후에는 언제든지 문서함에서 근로자가 계약서를 확인했는지, 서명을 완료했는지를 실시간으로 확인할 수 있다 보니 계약서 작성이 늦어질 경우 해당 근로자에게만 별도로 재요청도 가능합니다. 서명이 완료될 경우, 근로자에게 자동으로 교부되며 안전한 클라우드에 계약서가 자동으로 저장됩니다.
연봉계약 시즌, 일주일 내내 근로자와의 계약서 작성을 위한 약속 스케줄 잡는 일로 스트레스 받지 않아도 됩니다. 재택근무 중에도 대면 계약서 작성을 위해 출근하지 않아도 간편하게 처리할 수 있습니다. 하루 이틀이면 수백수천 건의 계약서도 엑셀을 사용하듯 간단하게 만들고, 미리 보기로 확인한 후 대량 전송을 통해 서명 요청을 끝낼 수 있습니다. 근로자 또한 인사 담당자를 만나기 위해 시간을 빼지 않아도 되니, 언제 어디서나 이메일이나 카카오톡으로 계약서를 서명하고 작성을 완료할 수 있어 업무에 방해받지 않을 수 있습니다.
우리 회사 사내 시스템과 연동해 업무 창구를 하나로
편리한 여러 가지 서비스를 도입하는 것은 좋지만, 때로는 이런 서비스들이 많아질수록 업무 창구가 늘어나 업무가 중복되거나 누락되는 경우도 발생할 수 있습니다. 또는, 새로 도입한 별도의 서비스에서 처리한 업무를 메인 시스템에 수기로 입력하다 보니 두세 번씩 확인하지 않으면 오류가 있는 경우도 종종 있습니다. 이럴 경우 결국에는 한 가지 업무를 여러 번 반복하거나 여러 번 체크해야 하는 이상하고 비효율적인 상황이 발생합니다.
홈페이지, 사내 ERP, 협업툴과 연동이 된다면 이런 문제를 걱정하지 않아도 괜찮습니다. 그룹웨어 내에서 이폼사인을 연동해 하나의 서비스로 근로계약서나 보안서약서 등을 관리한다면, 두세 번씩 확인하지 않아도 하나의 업무 창구에서 업무를 처리할 수 있습니다. 또한, 자체 서버를 연동해 자체 서버 내 문서를 저장하거나, 보유하고 있는 근로자 데이터를 손쉽게 활용할 수도 있어 업무 효율을 보다 확실하게 개선할 수 있습니다.
이폼사인은 기업 고객들을 대상으로 API를 제공해 이폼사인 서비스를 사내 시스템 내에서 사용할 수 있어 문서의 데이터나 상태를 이폼사인 추가 로그인 없이도 간편하게 확인할 수 있습니다.
근로자의 데이터를 자동으로 입력해 간편하게
인사팀에서 관리하는 수십수백 명이 되는 근로자의 데이터를 일일이 입력하고 관리하는 업무는 많은 시간을 필요로 합니다. 근로자의 이름과 사번 등 같은 내용을 반복해서 입력하다 보면 실수도 종종 발생하고는 합니다. 계약서에 오류가 있을 경우 재인쇄를 해야 하는 번거로운 상황도 발생합니다. 대량의 문서를 작성할 때는 특히 더 많은 시간이 소요됩니다.
이폼사인에서는 문서에 자주 쓰이는 정보들이 자동으로 입력될 수 있도록 설정할 수 있습니다. 자동 입력 기능을 활용하면, 근로자의 데이터나 최근 입력 데이터를 반복적으로 작성할 필요 없이 자동으로 입력되도록 설정하고 업무의 정확도를 높일 수 있습니다.
특히, 인사팀에서는 여러 문서에 근로자의 데이터를 입력해야 하는 일이 많습니다. 만일 폼 빌더를 활용한다면 엑셀의 기능과 VLOOKUP을 포함한 다양한 함수를 활용할 수 있어 근로자의 사번만 입력하면 근로자의 다른 데이터를 별도로 하나씩 입력하지 않아도 자동으로 입력될 수 있도록 설정할 수도 있습니다.
기존의 방식대로 문서 작성과 인쇄 및 스캔 등에 많은 시간을 사용해야 한다면 업무의 양은 많고 시간은 많이 걸리지만 정작 더 중요한 업무가 지연될 수 있습니다. 근로자의 입장에서도 입사 시, 각종 서류에 서명하고 문서를 작성하고 증빙 자료들을 제출하는데 업무 시간을 한두 시간씩 사용하는 것보다는 업무를 빠르게 익히고 적응하는 시간에 투자하며 입사 첫날의 온보딩 과정을 보다 스마트하게 경험할 수 있습니다.
전자계약 서비스는 인사 담당자들의 반복적이고 많은 시간이 소요되는 업무들을 효율적으로 개선할 수 있도록 도와줄 수 있습니다. 위에서 언급한 네 가지 방법으로 정말 중요한 업무에 힘을 쏟을 수 있도록 전자계약 서비스를 도입해 보세요.
아직 도입이 망설여지신다면, 전자계약 전문가 이폼사인팀에 문의해 주세요. 고객 레퍼런스를 바탕으로 도입부터 활용까지 밀착 컨설팅을 제공합니다. 회원가입만으로도 1개월 무료체험이 제공되어 충분히 서비스를 활용해본 후 도입을 결정하셔도 문제 없습니다.
일 잘하는 사람들의 전자계약, 이폼사인이 인사팀의 디지털 전환에 함께하겠습니다.