문서 어벤져스, 인사팀

인사: 관리나 직원의 임용, 해임, 평가 따위와 관계되는 행정적인 일.

표준국어대사전

회사의 직원과 관련된 모든 것을 관리하는 인사팀은 채용, 급여, 평가, 보상, 교육, 인사기획, 노무 등 다양한 업무를 담당합니다. 하지만 보통 최소한의 인원으로 구성되어 있어 팀원 한 사람 한 사람이 일당백의 역할을 해야 하죠.

모든 업무가 문서와 연결되어 있기에 인사팀의 문서 작성 실력은 타의 추종을 불허합니다. 실제로 연말정산 등의 문서를 받아보면 ‘엑셀로 이런게 가능했어?’ 라는 감탄사가 절로 나옵니다.

회사 직원 전체가 정기/비정기적으로 작성하는 여러가지 문서를 한번에 작성하고 오랜 기간 관리해야 하는 업무 특성 상, 작성된 수백, 수천장의 문서를 열람하기 쉽도록 정리 및 보관하는 것도 인사팀 업무의 일부입니다.

법적 문서 보존에 대한 부담

회사의 기록으로써 문서를 보관하는 것도 있지만, 인사팀 문서의 대부분은 ‘법적인 이유로’ 보관합니다. 근로계약서, 근로자 명부를 시작으로 노동법 상 보존해야 하는 문서는 수십가지에 이릅니다. 적게는 3년, 많게는 10년 이상 보관해야 하고 보존하지 않으면 최대 1천만원의 과태료를 내야 합니다.

따라서 모든 회사에서 인사팀을 위한 전용 솔루션이나 HR 시스템을 도입하면 좋겠지만, 회사의 규모나 비용을 생각하면 시스템 도입을 결정하는 것 또한 쉽지 않습니다.

다행히도, 전자 문서로 보관 가능

하지만 문서들을 전자적인 형태, 즉 전자 문서로 보관하는 것은 법에 저촉되지 않습니다. 오히려 고용노동부에서는 전자근로계약서 사용을 장려하는 가이드라인을 발표하기도 했습니다. 근로기준법에 대한 행정해석*에서도 ‘전자문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면’ 전자 문서 사용이 가능하다고 보고 있습니다.

위 행정해석은 아래 내용을 근거합니다.

* 근기 68207-2666: 근로기준법 제41조의 입법취지는 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁 발생시 사용자에게 근로계약에 관한 중요한 서류를 보존하도록 의무를 부여함으로써 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 것으로 사료되는 바, 동법 제47조 및 동법 시행령 제22조의 규정에 의해 작성된 임금대장을 전자문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 근로기준법 제41조 위반으로 보기는 어렵다고 사료됨. 다만, 유지·보수에 따른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 하므로 해킹 등에 따라 보존되지 아니한 결과가 발생하는 경우에는 법 위반의 책임을 질 수도 있을 것임.

단, 안전하게 보관해야

전자 문서를 ‘언제든지 출력하여 사용이 가능하’게 하려면 문서가 안전한 곳에 저장되어 있어야 합니다. 종이 문서의 적이 물, 불, 바람, 시간이라면 전자 문서의 적은 해킹, 바이러스, 시스템 파손입니다. 따라서 인사팀 직원의 컴퓨터보다는 별도의 서버가, 그보다는 안전한 클라우드에 보관하는 것이 더 바람직합니다. 또한 10년, 20년 후에도 보존될 수 있는 파일 형식으로 저장하는 것을 권장합니다.

실무자에게도 편리하면 금상첨화

안전한 보관도 좋지만 작성 및 처리가 불편하다면 문서가 꾸준히 관리되기 어렵겠죠?

실무자는 한 번에 수백개의 문서를 작성해야 하기에 문서를 일괄로 작성할 수 있으면 편리합니다. 문서의 법적 효력을 위해 작성하는 사람에게 다양한 본인 인증을 받는 단계도 필요합니다. 데이터가 자동으로 엑셀에 입력되고, 문서가 쉽게 검색되고 열람되면, 실무를 처리하는 입장에서 문서에 대한 부담감이 줄어듭니다.

이폼사인은 저렴한 비용으로 실무자부터 관리자까지 문서에 대한 부담과 걱정을 덜 수 있는 문서 관리 시스템입니다. 어제도, 오늘도, 내일도 일당백의 업무를 처리하고 있는 인사팀의 문서 관리 효율성을 높여 보세요!