참조자 기능 사용하기

이폼사인에서는 문서의 처리 프로세스를 워크플로우로 설정할 수 있으며, 문서에 참여하는 수신자를 참여자, 검토자, 열람자 세 가지 유형으로 구분하여 추가할 수 있습니다. 문서 프로세스에 직접 참여하지는 않지만, 문서의 진행 상황을 모니터링해야할 경우도 있는데요. 이럴 때 활용할 수 있는 기능이 참조자 기능입니다.

문서에 참조자로 추가하면 해당 참조자는 이메일과 SMS를 통해 실시간 알림을 받고 문서 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 오늘은 참조자를 설정하는 방법을 안내해 드리겠습니다.

사용 방법

템플릿으로 문서 작성

  1. 대시보드에서 작성할 템플릿의 문서 작성 아이콘을 클릭하거나 메뉴 > 템플릿으로 문서 작성으로 이동한 후 작성할 템플릿의 문서 작성 아이콘을 클릭해 문서 작성 화면으로 이동합니다.
  2. 문서를 작성한 후 오른쪽 상단의 전송 버튼을 클릭합니다.
  3. 문서 전송 팝업에서 참조자 추가 버튼을 클릭합니다.
  4. 참조 팝업에서 멤버 및/또는 그룹을 추가하고 확인 버튼을 클릭합니다.
  5. 참조자로 추가된 멤버/그룹은 문서가 전송 또는 완료되면 이메일 또는 SMS/카카오톡을 통해 문서를 열람할 수 있는 알림을 받게 됩니다.

내 파일로 문서 작성

  1. 대시보드에 파일을 드래그하거나 메뉴 > 내 파일로 문서 작성을 클릭하여 문서를 업로드합니다.
  2. 문서에 서명 참여자를 추가하고 입력 항목을 추가한 다음 화면 상단에서 수신자 지정하기를 클릭합니다.
  3. 수신자 지정하기 화면에서 워크플로우 상단에 있는 참조자 추가 버튼을 클릭합니다.
  4. 참조 팝업에서 참조자로 추가할 멤버 및/또는 그룹을 추가하고 확인 버튼을 클릭합니다.
  5. 문서 작성 시작하기를 클릭하여 문서를 작성한 후 전송합니다.
  6. 참조자로 추가된 멤버/그룹은 문서가 전송 또는 완료되면 이메일 또는 SMS/카카오톡을 통해 문서를 열람할 수 있는 알림을 받게 됩니다.

💡참고 사항

🔹 참조자는 멤버 및 그룹만 설정할 수 있습니다.

FAQ 1. ‘열람자’와 ‘참조자’는 어떤 차이가 있나요?

열람자참조자 모두 문서가 전송되거나 완료되면 문서를 열람할 수 있으나, 다음과 같은 차이점이 있습니다.

  • 열람자: 문서 워크플로우에 참여한 수신자로 설정에 따라 열람해야만 문서가 다음 단계로 진행되는 경우가 있으며, 문서 이력에 기록됩니다. 멤버 및 그룹은 물론 외부 수신자도 열람자로 설정할 수 있습니다.
  • 참조자: 워크플로우에 포함되어 있지 않아 문서 열람 여부가 문서의 진행에 영향을 미치지 않으며, 문서 이력에도 기록되지 않습니다. 또한 외부 수신자는 참조자로 추가할 수 없습니다.

열람자와 참조자

FAQ 2. ‘완료 문서 전송 예약’ 기능과 ‘참조자’ 기능의 차이점은 무엇인가요?

완료 문서 전송 예약 기능은 문서가 완료된 경우에만 대상자에게 문서가 전달되는 반면, 참조자로 추가되면 문서가 완료되기 전에도 문서의 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 또한 완료 문서 전송 예약 기능은 멤버 및 그룹과 외부 수신자 모두에게 문서를 전달할 수 있는 반면, 참조자는 멤버 및 그룹만 설정할 수 있습니다.

완료 문서 전송 예약 기능

FAQ 3. ‘참조자’는 모바일에서도 추가할 수 있나요?

참조자는 앱과 모바일에서 추가할 수 있습니다. 참조자를 쉽게 추가해 이동 중에도 원활하게 협업하고 문서를 공유할 수 있습니다.

💡참고 사항

🔹 모바일에서는 템플릿으로서 문서 작성 시에만 참조자를 추가할 수 있습니다.

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2024-06-29