오늘날 다양한 디지털 플랫폼을 활용하면서, 문서 관리 과정에서 발생할 수 있는 실수나 보안 사고를 방지하는 것은 매우 중요합니다. 이를 위해 이폼사인은 문서 작업 중 발생할 수 있는 불편함을 최소화하고, 사용자들이 효율적으로 문서를 관리할 수 있도록 다양한 기능을 제공합니다.
오늘은 이폼사인이 제공하는 기능 중 서명 또는 검토 요청 받은 문서를 거절할 수 있는 문서 반려 기능에 대해 알아보겠습니다!
문서 반려 기능이란?
문서 반려 기능은 서명 또는 검토 요청 받은 문서에 수정이 필요하거나 어떠한 사유로 문서를 거절해야 할 경우, 문서를 보낸 사람에게 돌려보내는 기능입니다.
💡참고 사항
문서 반려는 검토자와 참여자만 할 수 있습니다.
➡️수신자 타입에서 검토자/참여자 추가하는 방법
*템플릿으로 문서를 작성할 시, 템플릿 관리 > 템플릿 설정 아이콘 (⚙️) 클릭 > 화면 상단 설정하기 클릭 > 워크플로우 설정에서 검토자/참여자를 추가할 수 있습니다.
*내 파일로 문서를 작성할 시, 업로드 파일 선택 > 화면 상단 수신자 지정하기 클릭 > 검토자/참여자 추가할 수 있습니다.
문서 반려하는 방법_회사 멤버의 경우
1. 검토자 혹은 참여자의 계정으로 이폼사인에 로그인합니다.
2. 처리할 문서함 버튼을 클릭합니다. 처리할 문서함은 대시보드 및 메뉴에서 선택 가능합니다.
3. 요청받은 문서 목록에서 검토하기 버튼을 클릭합니다.
4. 문서를 확인하고 화면 우측 상단의 반려 버튼을 클릭합니다.
5. 문서를 반려할 사람을 선택한 후 반려 사유를 입력하고 확인 버튼을 클릭합니다.
6. 진행 중 문서함에서 반려된 문서를 확인할 수 있습니다.
문서 반려하는 방법_외부 수신자의 경우
1. 이메일 또는 카카오톡으로 받은 문서 요청 메시지를 열어주세요.
2. 문서 확인 버튼을 클릭합니다.
3. “전자문서 및 전자서명 사용에 동의합니다”에 동의 후 계속 버튼을 클릭합니다.
4. 화면 우측 상단의 더보기 (⁝) 아이콘을 클릭한 후 반려 버튼을 클릭합니다.
❗외부 수신자가 문서를 반려할 경우에는 반려 대상을 선택할 수 없으며, 문서를 보낸 멤버에게 반송됩니다.
문서 수신자가 반려할 수 없도록 설정하는 방법
문서에 따라 수신자가 반려할 수 없도록 해야하는 경우도 있습니다. 이 경우에는 해당 단계에서 문서를 반려할 수 없도록 제한하는 옵션을 설정할 수 있습니다.
내 파일로 문서 작성
- 내 파일로 문서 작성에서 작성할 문서를 업로드합니다.
- 화면 상단에서 수신자 지정하기를 클릭합니다.
- 반려를 제한할 참여자 혹은 검토자를 클릭한 후, 우측 속성 화면 하단에서 문서 반려 제한을 선택합니다.
- 저장 또는 문서 작성 시작하기 버튼을 클릭합니다.
템플릿 설정
- 메뉴 > 템플릿 관리 버튼을 클릭합니다.
2. 설정할 템플릿의 설정 아이콘(⚙️)을 클릭합니다.
3. 화면 상단의 설정하기를 클릭하고 워크플로우 설정을 클릭합니다.
4. 워크플로우에서 반려를 제한할 참여자 혹은 검토자 단계를 클릭합니다.
5. 해당 수신자 단계의 우측 속성창에서 문서 반려 제한을 선택하고 저장 버튼을 클릭합니다.
오늘은 이폼사인으로 받은 문서를 반려하는 방법과 반려를 제한하는 방법을 알아보았습니다.
이폼사인의 다양한 기능을 활용하여 더욱 편리하고 효율적으로 문서를 관리해 보세요.
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