여러 명에게 문서 작성 요청하기: 그룹 기능 활용법

회사에서 업무를 처리하다 보면, 하나의 문서를 여러 명에게 보내야 하는 경우가 있습니다. 예를 들어, 신청서를 작성하여 한 부서 내 모든 직원에게 공유하거나, 협업을 위해 보내야 하는 경우가 있습니다. 이 경우, 수신자를 한 명씩 추가하려면 매우 번거롭겠지요?

이폼사인의 그룹 기능을 활용하면, 매우 간편하게 그룹에 속한 모든 멤버에게 하나의 문서를 보낼 수 있습니다.

이번 포스팅에서는 이폼사인 그룹 기능을 활용하여 문서를 작성 후 한 부서 내 모든 사람에게 보내는 방법을 간단하게 소개해 드리겠습니다.

Step 1: 그룹 만들기

  1. 회사 관리 메뉴에서 그룹 관리 페이지로 이동합니다.
  2. 오른쪽 상단의 그룹 추가 버튼을 클릭합니다.
  3. 그룹 이름과 설명을 입력하고 그룹에 포함할 멤버를 추가합니다.
  4. 그룹 정보를 입력한 후 저장 버튼을 클릭합니다.

💡참고 사항

🔹 그룹은 대표 관리자와 회사 관리자만 생성할 수 있습니다
🔹 멤버만 그룹에 추가할 수 있습니다.

Step 2: 템플릿 워크플로우 단계의 수신자를 그룹으로 설정하기

  1. 템플릿 관리 메뉴를 클릭합니다.
  2. 템플릿 목록에서 템플릿을 선택합니다.
  3. 왼쪽 상단의 참여자 추가를 클릭합니다.
  4. 서명 참여자 팝업에서 참여자 추가를 클릭하면 참여자가 한 단계 추가됩니다. 역할(ex. 인사팀)을 입력한 후 확인을 클릭합니다.
  5. 왼쪽 상단의 참여자 선택란에서 추가한 참여자를 선택하고 해당 참여자가 입력할 입력 항목을 추가합니다.
  6. 설정하기 > 워크플로우 설정으로 이동합니다.
  7. 그룹을 추가할 워크플로우 단계를 클릭합니다.
  8. 수신자 선택란에서 그룹 또는 멤버를 선택한 후 문서를 처리할 그룹(ex.인사팀)을 선택합니다.
  9. 템플릿을 저장 및 배포합니다.
  10. 이제 이 템플릿으로 문서를 작성 후 보내면 2번째 워크플로우 단계에 지정된 그룹의 모든 멤버에게 문서가 전송됩니다.

Step 3: 문서 보내기

  1. 메뉴에서 템플릿으로 문서 작성을 클릭합니다.
  2. 설정한 템플릿을 클릭합니다.
  3. 문서를 작성한 후 전송하면 설정한 대로 인사팀의 모든 멤버에게 문서가 전송됩니다.

💡참고 사항

🔹 그룹를 선택하여 문서를 보내면 해당 그룹에 속한 모든 멤버가 문서에 서명하고 검토할 수 있습니다.
🔹 그룹 멤버 중 한 명이라도 문서를 작성 후 전송하면 문서는 다음 단계로 진행됩니다.

이폼사인의 그룹 기능을 활용하면, 부서별, 프로젝트별, 역할별 다양한 그룹을 만들어 문서를 보낼 수 있습니다. 이폼사인으로 업무 효율성과 편리성을 높여보세요!

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2024-05-09