요즘 비즈니스 트렌드를 보면 ‘디지털 전환’이 큰 주목을 받고 있습니다. 디지털 전환 자체는 새로운 건 아니지만, 코로나 19로 인해 그 중요성과 속도가 많이 증가했습니다. 갑작스러운 원격 근무, 온라인 서비스 확대, 공급망 문제 등이 기업들로 하여금 변화를 서두르게 하였죠. 그러나 디지털 전환을 시작한 기업은 많지만, 실제로 변화를 이룬 곳은 35%에 불과해 디지털 전환은 여전히 쉽지 않은 과제로 남아 있습니다. (출처: BCG 보고서)
이런 변화의 속에서, 점점 관심이 커지고 있는 것이 페이퍼리스 도입입니다. 그에 맞춰 많은 기업은 이미 번거로운 종이계약에서 전자계약으로 전환하고 있습니다. 종이계약이 이렇게 전자계약으로 빠르게 대체되고 있는 이유는 계약 과정이 간소화되고 서명은 간편하며 문서 관리 또한 한 번에 된다는 점 때문일 것입니다. 또한, 비용 절감과 보안 강화에도 도움을 주죠.
이번 포스팅에서는 서명이 필요한 모든 문서에 활용이 가능한 클라우드 기반 전자계약 서비스 이폼사인이 어떻게 다양한 비대면, 대면 서명 환경에서 쓰일 수 있는지 알려 드리고자 합니다.
■ 많은 사람에게 서명을 요청할 때도 쉽고 빠르게
1:1로 이루어지는 형태의 계약 방식이 서명이 필요한 업무의 전부는 아닙니다. 업무 담당자들에게 때로는 많은 사람에게 서명을 요청해야 하는 일이 생깁니다. 언제든 비대면으로 계약을 체결할 수 있는 이폼사인은 ‘다수’에게 서명을 요청하는 데에도 유용합니다. 비대면 환경에서 이폼사인이 가지는 장점은 전자서명을 1명 이상에게 요청할 때도 한 건을 처리하는 것처럼 동시에 요청할 수 있다는 것입니다. 이폼사인에서는 동일한 양식의 전자계약서를 여러 명에게 대량 전송하여 한 번에 서명을 요청하는 것이 가능합니다. 문서 수신자 정보는 수동으로 입력하거나 엑셀 파일을 업로드하는 방식으로 일괄 작성할 수 있습니다. 그다음 이메일을 보내는 것처럼 즉시 혹은 예약 시간을 설정하고 한 번에 전송하면 전자서명 요청이 완료됩니다. 비대면으로 다수에게 문서를 전송하여 전자서명을 요청할 수 있다는 것은 서명 요청 과정을 간소화하는 것은 물론, 협업 및 업무 효율을 크게 강화할 수 있는 요인이 됩니다.
| [쉽게 보는 사례] □□건설 총무팀 담당 ‘명절 선물 신청서’ ∎ with 이폼사인 : 전자신청서 한 번에 대량 전송, 간편하게 관리 1. 회사 구성원에 대한 정보 (이름, 이메일 등) 엑셀 파일 업로드 2. 발송 시간 설정 후 한 번에 신청서 전송 3. 수신자는 비대면으로 문서 확인 후 전자서명, 제출 4. 제출된 문서는 ‘일괄작성 문서함’에서 관리, 열람 및 응답 여부 체크 |
■ 불특정 대상에게는 URL로 서명 요청을 한 번에
만약 서명을 요청하고 싶은 대상을 특정할 수 없을 때는 어떨까요? 상대방의 연락처를 모르는데 서명을 받아야 하거나, 불특정 다수에게 문서 작성을 요청하고 싶은 상황이 때때로 생깁니다. 수신자 정보가 확보되지 않아도 이폼사인에서는 간단하게 전자서명을 요청할 수 있습니다. 문서 작성 URL을 만들어서 공유하면 됩니다. 생성된 URL은 웹사이트, 이메일, 카카오톡 등으로 손쉽게 다수에게 공유할 수 있습니다. URL을 공유 받은 수신자는 별도의 로그인 과정 없이 간편하게 서명할 수 있습니다. 또한, 알림 설정을 하면 로그인하지 않은 서명자에게도 완료 알림을 보낼 수 있으며 서명자는 최종 완료 문서를 받을 수 있습니다. 오프라인에서 전자서명을 요청할 경우 URL의 QR코드 이미지를 생성하여 활용할 수도 있습니다. 서명자는 모바일 카메라로 QR 코드를 스캔하여 URL과 같은 방식으로 전자서명하고 제출할 수 있습니다.
| [쉽게 보는 사례] △△방송 연출팀 담당 ‘비밀유지서약서’ ∎ with 이폼사인 : QR코드로 전자서약서 배부, 한 번에 수합 1. 서약서 작성용 QR코드 생성 후 불특정 다수의 관람객에게 공지 2. 관람객은 별도의 로그인 없이 카메라로 QR코드를 스캔하고 서약서 수신 3. 서약서 확인 후 비대면으로 전자서명, 제출 |
■ 대면 서명도 하나의 기기로 편하게
계약 특성상 서명이 대면으로 이루어져야 할 때는 어떨까요? 대면 서명이 필요한 경우는 주로 문서 내용에 대해 직접 만나서 설명이 필요할 때입니다. 대면 서명이 필요한 상황에 이폼사인에서는 서명 진행자와 서명자가 만나 PC, 태블릿, 스마트폰 등 하나의 기기를 통해 서명하는 방식으로 전자계약을 간편하게 진행할 수 있습니다. 대면 서명의 경우 서명 진행자는 서명자에게 계약서를 따로 전송할 필요가 없습니다. 구두 설명 과정을 거친 후 기기 하나로 문서를 공유하고 전자계약을 진행하면 됩니다. 대면 서명자가 다수일 경우 참여자 추가를 통해 상황에 맞게 워크플로우를 설정할 수 있습니다. 또한 한 기기에서 전자서명이 이루어지더라도 본인 확인을 통해 각 대면 서명자를 구분할 수 있습니다. 대면 서명자 정보는 추후 이력 및 감사추적 증명서에서 확인이 가능합니다. 또한, 비대면 서명과 마찬가지로 완료 문서는 대면 서명자에게 자동으로 전달될 수 있도록 설정할 수 있습니다.
| [쉽게 보는 사례] ☆☆기획 인사팀 ‘연봉계약서’ ∎ with 이폼사인 : 한 기기로 전자계약 진행, 서명자 정보 별도 확인 1. 서명자에게 전자계약서 내용을 대면으로 구두 설명 2. 서명자는 태블릿 디바이스로 문서 검토 후 전자서명 3. 서명자 정보는 계약 이후 이력 및 감사추적 증명서에서 확인 |
■ 디지털 창구에 특화된 멀티 디바이스 대면 서명
대면 서명을 진행하고 싶을 때 서명자와 서명 진행자의 공간이 창구처럼 분리되어 있다면, 2개의 기기가 필요하겠죠. 주로 은행이나 보험사같이 디지털 창구의 대면 서명이 필요할 때 이폼사인에서는 2개의 기기로 동시에 대면 서명을 진행할 수도 있습니다. 멀티 디바이스 대면 서명의 경우 서명 진행자와 서명자는 디지털 창구에서 PC와 태블릿 디바이스를 통해 동시에 문서를 작성할 수 있습니다. 계약 과정 중 서명 진행자와 서명자는 2개의 기기로 같은 화면을 보게 되며, 모니터 동기화를 통해 문서 작성 과정에서도 함께 문서를 다룰 수 있습니다. 서명 진행자는 가이드 모드로 전체 과정을 관리할 수 있으며, 서명자는 문서 작성만 가능하도록 구분됩니다. 멀티 디바이스 대면 서명은 금융권에서 70% 이상의 디지털 창구 구축 레퍼런스를 보유한 ‘오즈 이폼’의 기술력을 기반한 기능이기도 합니다. 자세한 내용은 포시에스 홈페이지를 통해 참고하실 수 있습니다. 멀티 디바이스 대면 서명의 도입을 통해 기업은 빠르고 편리한 서비스 환경을 제공하여 고객 만족도를 높일 수 있습니다.
| [쉽게 보는 사례] ○○은행 영업부 ‘계좌 개설 신청서’ ∎ with 이폼사인 : 두 기기로 화면 공유, 동시에 실시간으로 전자신청서 작성 1. 고객용 태블릿 디바이스를 통해 신청서 공유 2. 은행PC와 동시에 화면을 공유하며 구두 설명 진행 3. 고객과 실시간으로 문서 작성 및 전자서명 |
서명이 필요한 모든 문서에 활용이 가능한 이폼사인을 사용하면, 이전에는 번거롭고 시간이 오래 걸렸던 문서 작성, 전송, 서명, 관리 과정이 얼마나 간소화되고 효율적으로 변화하는지 직접 경험하실 수 있을 것입니다.
복잡한 문서 처리 과정을 단순화하고, 불필요한 반복업무를 줄이며, 업무의 효율성을 극대화할 수 있는 이폼사인을 통해, 여러분의 업무 방식을 바꾸어보세요.
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‘안심할 수 있는’ 전자계약. 이폼사인
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