전자계약, 전자문서
그리고 이폼사인이 궁금하신 분들을 위한 이폼사인톡!
이폼사인톡 2화는 전자계약 서비스 도입 전 자주 묻는 질문을 모아보았습니다.
이폼사인 매니저스들이 준비한 이폼사인톡2화를 소개합니다!
? 5위. 카카오톡으로 계약 가능한가요?
5위는 카카오톡으로 전자계약이 가능한지에 대한 질문이었습니다. 대한민국 국민이라면 모두 사용하는 메신저 카카오톡! 문자메시지보다도 더 활용도가 높은데요, 개인 간의 커뮤니케이션부터 비즈니스에도 카카오톡을 활용하는 만큼 많은 사람들이 사용하고 있습니다.
국내 대다수의 전자계약 서비스는 카카오톡을 지원하고 있는데요. 카카오톡뿐 아니라 SMS, 이메일을 통해 전자계약을 주고받고 계약을 완료할 수 있어 간편합니다.
이폼사인의 경우 각 단계별로 발송되는 알림 메시지를 커스터마이징할 수 있어, 계약 상대방에게 보내는 메시지 내용을 문서에 맞게 수정해 서명을 요청할 수 있습니다. 또한, 발신인 정보 커스터마이징도 가능해 카카오톡, SMS 발신번호, 이메일 주소를 회사 계정으로 변경해 사용할 수 있어 별도의 구축 과정이 없더라도, 우리 회사에 딱 맞는 맞춤형 서비스를 이용할 수 있습니다.
? 4위. 전자문서 보관 기간은 어떻게 되나요?
영원히 보관할 수 있는 종이 계약서, 전자계약으로 할 경우 보관 기간은 어떻게 되는지 궁금하신 분들도 많았습니다. 전자계약 서비스를 통해 작성 완료된 전자문서는 보관 기간이나 유효기간이 별도로 정해져 있지 않습니다. 따라서, 전자계약 서비스를 사용하는 중에는 서비스 내에서 언제든지 문서를 확인할 수 있습니다.
또한, 필요한 문서가 있을 때는 모든 서류들을 일일이 찾아봐야 하는 종이문서와는 다르게 ‘키워드’ 또는 ‘작성일자’등으로 검색해 손쉽게 찾을 수 있습니다.
이폼사인의 경우, 회사 내에서 사용하고 있는 별도의 외부 클라우드가 있을 경우 클라우드 서비스 연동을 통해 완료 문서를 해당 클라우드 내 자동 저장될 수 있도록 설정도 가능합니다. 구글드라이브, 드롭박스, 원드라이브 등 외부 클라우드 서비스 연동으로 보다 확실하게 문서를 저장해 보세요.
외부 클라우드 연동을 하지 않더라도, 이폼사인 내에서 작성 완료된 모든 문서는 AWS(아마존 웹 서비스) 클라우드에 안전하게 저장되기 때문에 분실이나 파손 우려가 없어 여러모로 보관과 관리 방면에서 편리하고 효율적입니다.
? 3위. 스마트폰이나 태블릿으로도 사용할 수 있나요?
전자계약 서비스는 당연히 PC로만 사용할 수 있다고 생각하시나요? 외근이 잦거나, 현장에서 업무를 하시는 분들은 PC를 사용하는 것이 더욱 번거로울 수 있습니다. 전자계약 서비스는 언제 어디서나 계약을 진행할 수 있고 문서를 작성할 수 있다는 점이 가장 큰 장점 중 하나인데요. ‘클라우드 서비스’이기 때문에 인터넷만 연결되어 있다면 간편하게 이용할 수 있습니다.
따라서, 스마트폰 또는 태블릿과 같은 모바일 기기가 있다면 PC가 없는 상황에서도 업무를 처리할 수 있습니다. 특히, APP(애플리케이션)을 제공하는 전자계약 서비스 이폼사인의 경우 매번 사이트에 접속하고 로그인할 필요 없이 간편하게 서비스를 이용할 수 있어 더욱 효율적인 업무가 가능합니다.
? 2위. 비대면 계약 말고, 대면 계약에서는 활용할 수 없나요?
대다수의 전자계약 서비스가 ‘비대면 전자계약’이라는 표현을 많이 사용하다 보니, 대부분 ‘비대면 업무’에만 사용할 수 있다고 오해하시는 분들이 많습니다. 그러나 전자계약 서비스는 대면 및 비대면 업무 모두에 활용 가능합니다. 실제로 많은 고객사들이 대면 업무와 비대면 업무 관계없이 전자계약서비스를 적용해 활용하고 있습니다.
예를 들어 요즘 은행이나 병원에서 태블릿으로 동의서 및 약관에 서명하는 것처럼, 서명이 필요한 문서를 인쇄할 필요 없이 태블릿을 사용해 대면 계약으로 진행할 수 있습니다.
실제로 이폼사인의 많은 고객사들이 체크인, 가맹계약서, 회원가입신청서, 선택진료동의서 등과 같은 문서에 전자계약 서비스를 적용해 대면으로 서면을 요청하고 문서를 간편하게 관리하고 있습니다.
? 1위. 계약 상대방도 전자계약 서비스에 가입해야 하나요?
이폼사인 매니저스들이 뽑은 가장 자주 묻는 질문 1위! 계약 상대방의 회원가입과 관련된 질문이었습니다. 계약 상대방도 전자계약 서비스에 가입해야 한다면 서로 번거롭고 불편하지 않을까요?
전자계약 서비스 사용 시, 상대방은 회원가입이 전혀 필요하지 않습니다. 계약 상대방에게 이메일, 카카오톡, SMS를 통해 서명을 요청한다면, 상대방은 링크나 버튼을 클릭하는 것만으로 바로 문서를 확인하고 작성에 참여할 수 있습니다.
서명이 완료된 문서는 상대방에게도 이메일, 카카오톡, SMS를 통해 전송되며, 회원가입 없이 문서를 확인하고 다운로드해 보관할 수 있습니다.
여기까지, 전자계약 서비스 도입 전 자주 묻는 질문 TOP5를 알아보았습니다. 3화에서는 도입 후 자주 묻는 질문을 정리해 소개해 드릴 예정이니, 현재 전자계약 서비스를 사용하고 있으신 분들 중 궁금하신 점이 있으시다면 유튜브 영상에 댓글로 질문을 남겨주세요 🙂
재밌게 보셨다면, 유튜브 채널 구독과 좋아요, 알림설정도 잊지 마세요?
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전자계약 서비스 전문가 ‘이폼사인 매니저스’가 직접 답변해 드리겠습니다?